Những cơ quan nào thực hiện việc cấp chứng nhận Apostille tại Việt Nam?

1. Những cơ quan nào thực hiện việc cấp chứng nhận Apostille tại Việt Nam?

Theo Điều 2 Thông tư 12/2026/TT-BNG, Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh là hai cơ quan thực hiện việc cấp chứng nhận Apostille tại Việt Nam. Ngoài ra, cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cũng được thực hiện nhiệm vụ này khi đáp ứng quy định về phân cấp thẩm quyền.

Cụ thể, Điều 2 quy định:

• Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh là cơ quan thực hiện việc cấp chứng nhận Apostille theo quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định số 293/2026/NĐ-CP (sau đây gọi là Cơ quan cấp Apostille).
• Phạm vi địa bàn thực hiện và hỗ trợ nghiệp vụ giữa Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh thực hiện theo phân công của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao, bảo đảm thuận lợi cho tổ chức, cá nhân và tính liên tục của việc cấp chứng nhận Apostille.
• Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có người đứng đầu được ủy quyền theo quy định tại khoản 1 Điều 7 Thông tư này là Cơ quan cấp Apostille tại địa phương kể từ thời điểm chính thức thực hiện thẩm quyền được phân cấp quy định tại khoản 3 Điều 7 Thông tư này.

Như vậy, bên cạnh Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh, việc cấp chứng nhận Apostille còn được mở rộng cho cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo lộ trình phân cấp.

Theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 12/2026/TT-BNG, chứng nhận Apostille do mọi Cơ quan cấp Apostille của Việt Nam cấp có giá trị pháp lý như nhau và được cập nhật, tra cứu, xác minh trên Hệ thống thông tin phục vụ công tác cấp và quản lý chứng nhận Apostille theo quy định tại Điều 20 và Điều 21 Nghị định 293/2026/NĐ-CP.

2. Khi nào Ủy ban nhân dân cấp tỉnh được phân cấp thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille?

Theo khoản 1 Điều 6 Thông tư 12/2026/TT-BNG, việc phân cấp thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh được thực hiện theo lộ trình từ năm 2027 đến năm 2030, phù hợp với Kế hoạch thực hiện Công ước Apostille được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại Quyết định 330/QĐ-TTg ngày 25/02/2026.

Việc phân cấp được thực hiện sau khi hoạt động cấp chứng nhận Apostille tại Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh đã vận hành ổn định.

2.1. Tiêu chí phân cấp thẩm quyền

Việc xem xét phân cấp thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh căn cứ vào các tiêu chí theo khoản 1 Điều 4 Thông tư 12/2026/TT-BNG như sau:

• Có nhu cầu thực tế về cấp chứng nhận Apostille trên địa bàn, xét trên số lượng hồ sơ phát sinh, nhu cầu của cơ quan, tổ chức, cá nhân và điều kiện địa lý, ở mức bảo đảm sử dụng hiệu quả nguồn lực được bố trí;
• Có năng lực tổ chức thực hiện, gồm tổ chức bộ máy, nhân lực, cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật và quy trình nghiệp vụ đáp ứng điều kiện quy định tại Điều 5 Thông tư này;
• Kết quả kiểm tra, giám sát của cơ quan có thẩm quyền đối với việc thực hiện nhiệm vụ được phân cấp trong lĩnh vực lãnh sự đạt yêu cầu.

Khoản 2 Điều 4 cũng quy định ưu tiên xem xét phân cấp đối với Ủy ban nhân dân cấp tỉnh đã được phân cấp và tổ chức thực hiện ổn định toàn bộ thẩm quyền giải quyết thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao, không để xảy ra sai phạm ảnh hưởng đến tính xác thực của giấy tờ hoặc làm giảm độ tin cậy của cơ quan có thẩm quyền nước ngoài đối với giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận.

2.2. Trình tự xem xét, quyết định phân cấp

Theo khoản 2 Điều 6 Thông tư 12/2026/TT-BNG, trình tự xem xét, quyết định việc phân cấp được thực hiện như sau:

• Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có văn bản đề xuất gửi Bộ Ngoại giao, kèm theo báo cáo đánh giá việc đáp ứng các tiêu chí quy định tại Điều 4 và các điều kiện quy định tại Điều 5 Thông tư này;
• Cục Lãnh sự chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan đánh giá đề xuất của địa phương, báo cáo Bộ trưởng Bộ Ngoại giao xem xét, quyết định việc phân cấp theo từng đợt.

Theo khoản 3 Điều 6, việc phân cấp, điều chỉnh, thu hẹp, chấm dứt hoặc mở rộng áp dụng phân cấp thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh được thực hiện bằng văn bản quy phạm pháp luật do Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành.

3. Cơ quan cấp Apostille tại địa phương chính thức thực hiện thẩm quyền từ khi nào?

Điều 7 Thông tư 12/2026/TT-BNG quy định, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh được phân cấp ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện nhiệm vụ được phân cấp theo quy định của pháp luật về tổ chức chính quyền địa phương.

Việc ủy quyền không làm thay đổi thẩm quyền của cơ quan được phân cấp và không được coi là việc phân cấp lại thẩm quyền.

Về thời điểm chính thức thực hiện, khoản 2 và khoản 3 Điều 7 quy định:

• Sau khi Cục Lãnh sự xác nhận hoàn thành việc kết nối Hệ thống thông tin Apostille, cơ quan chuyên môn có người đứng đầu được ủy quyền gửi văn bản giới thiệu mẫu con dấu của cơ quan, mẫu chữ ký và chức danh của những người có thẩm quyền ký chứng nhận Apostille cho Cục Lãnh sự;
• Thời điểm chính thức thực hiện thẩm quyền được phân cấp là sau 20 ngày kể từ ngày Cục Lãnh sự nhận được văn bản giới thiệu quy định tại khoản 2 Điều 7.

Bên cạnh đó, kể từ thời điểm chính thức thực hiện thẩm quyền:

• Ủy ban nhân dân cấp tỉnh đăng tải thông báo công khai trên Cổng thông tin điện tử của mình và niêm yết tại nơi tiếp nhận hồ sơ;
• Cục Lãnh sự đăng tải danh sách Cơ quan cấp Apostille, phạm vi và thời điểm thực hiện thẩm quyền trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Ngoại giao.

Theo đó, tổ chức, cá nhân có thể căn cứ danh sách được công bố để xác định cơ quan đã chính thức được thực hiện việc cấp chứng nhận Apostille tại địa phương.

Trên đây là nội dung về "Những cơ quan nào thực hiện việc cấp chứng nhận Apostille tại Việt Nam?". Vui lòng xem chi tiết Thông tư 12/2026/TT-BNG trên LuatVietnam.vn để tra cứu đầy đủ quy định, tình trạng hiệu lực và các văn bản có liên quan.