Hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận Apostille gồm những gì? Trình tự thủ tục giải quyết ra sao?

1. Hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận Apostille gồm những gì?

Hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận Apostille được lập thành 01 bộ. Thành phần hồ sơ khác nhau tùy theo người đề nghị nộp trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hay nộp trực tuyến toàn trình. 

Nội dung này được quy định tại Điều 12 Nghị định 293/2026/NĐ-CP cụ thể như sau:

1.1. Nộp trực tiếp tại hoặc qua dịch vụ bưu chính

Đối với trường hợp nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa hoặc qua dịch vụ bưu chính, hồ sơ gồm:

• Tờ khai đề nghị cấp chứng nhận Apostille theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành;
• Bản chính giấy tờ công đề nghị cấp chứng nhận Apostille; trường hợp giấy tờ công là bản sao có chứng thực hoặc bản dịch có chứng thực theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực thì nộp bản sao, bản dịch đó. Giấy tờ công phải được giữ nguyên vẹn, không bị tháo rời, tẩy xóa hoặc làm thay đổi nội dung.

1.2. Nộp hồ sơ trực tuyến toàn trình

Trường hợp nộp trực tuyến toàn trình trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Ứng dụng định danh quốc gia, hồ sơ gồm:

• Tờ khai theo biểu mẫu điện tử tương tác;
• Bản điện tử của giấy tờ công có chữ ký số hợp lệ của cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

2. Trình tự, thủ tục giải quyết hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận Apostille ra sao?

Trình tự giải quyết hồ sơ cấp chứng nhận Apostille gồm các bước chính: tiếp nhận hồ sơ; kiểm tra, đối chiếu giấy tờ công; xác minh trong trường hợp cần thiết; cấp chứng nhận Apostille và trả kết quả. 

Quy trình này được quy định cụ thể tại Nghị định 293/2026/NĐ-CP như sau: 

2.1. Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ

Theo Điều 13 Nghị định 293/2026/NĐ-CP, việc tiếp nhận hồ sơ được thực hiện theo pháp luật về thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông và thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

- Trước hết, cơ quan tiếp nhận xác thực danh tính của người đề nghị thông qua tài khoản định danh điện tử.

Trường hợp hồ sơ nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính mà không khai thác được thông tin định danh hoặc thông tin khai thác chưa đầy đủ thì cơ quan tiếp nhận kiểm tra, đối chiếu trên cơ sở giấy tờ tùy thân hoặc giấy tờ chứng minh tư cách pháp nhân của tổ chức do người đề nghị xuất trình hoặc nộp bổ sung. 

- Sau đó, cơ quan tiếp nhận:

• Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ;
• Đối chiếu thông tin trên giấy tờ công với thông tin trong tờ khai đề nghị cấp chứng nhận Apostille;
• Nếu phát hiện giấy tờ công có dấu hiệu giả mạo, bị tẩy xóa hoặc sửa chữa trái phép thì ghi chú tại hồ sơ để xử lý theo quy định.

- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ, cơ quan tiếp nhận hướng dẫn người đề nghị bổ sung, hoàn thiện hồ sơ một lần.

- Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hướng dẫn, người đề nghị có trách nhiệm bổ sung, hoàn thiện hồ sơ. Khoảng thời gian này không tính vào thời hạn giải quyết thủ tục. 

2.2. Bước 2: Kiểm tra, đối chiếu giấy tờ công

Theo Điều 14 Nghị định 293/2026/NĐ-CP, sau khi hồ sơ được tiếp nhận, cơ quan cấp Apostille đối chiếu chữ ký, con dấu, chức danh và thẩm quyền trên giấy tờ công với thông tin, dữ liệu về con dấu, chữ ký, chức danh và thẩm quyền.

Việc xử lý sau khi đối chiếu được thực hiện như sau:

• Nếu kết quả đối chiếu phù hợp, Cơ quan cấp Apostille thực hiện cấp chứng nhận Apostille;
• Nếu hồ sơ thuộc trường hợp phải xác minh, cơ quan thực hiện thủ tục xác minh;
• Nếu kết quả đối chiếu không phù hợp mà có căn cứ xác định thông tin, dữ liệu chưa được cập nhật đầy đủ hoặc có sai lệch, Cơ quan cấp Apostille thực hiện xác minh trước khi quyết định việc cấp chứng nhận Apostille. 
• Đối với các trường hợp không phù hợp khác mà không thuộc trường hợp phải xác minh, Cơ quan cấp Apostille từ chối cấp chứng nhận Apostille;
• Nếu giấy tờ công là bản sao có chứng thực hoặc bản dịch có chứng thực chữ ký người dịch, khi có căn cứ hợp lý nghi ngờ về tính xác thực của bản sao hoặc bản dịch, Cơ quan cấp Apostille ưu tiên khai thác, đối chiếu dữ liệu điện tử về công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực; trường hợp không khai thác được thì yêu cầu người đề nghị xuất trình bản gốc để kiểm tra, đối chiếu.

Việc tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả được cập nhật trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính và đồng bộ với Cổng Dịch vụ công quốc gia.

2.3. Bước 3: Xác minh tính xác thực giấy tờ công 

- Theo Điều 15 Nghị định 293/2026/NĐ-CP, cơ quan cấp Apostille thực hiện xác minh trong các trường hợp:

• Chữ ký, con dấu, chức danh và thẩm quyền trên giấy tờ công chưa có trong dữ liệu hoặc chưa được giới thiệu chính thức tới Bộ Ngoại giao;
• Có căn cứ hợp lý nghi ngờ về tính xác thực của giấy tờ, bao gồm cả giấy tờ có dấu hiệu giả mạo, bị tẩy xóa hoặc sửa chữa trái phép;
• Có thông tin, dấu hiệu hoặc phản ánh về việc giấy tờ công thuộc diện không được phép đưa ra nước ngoài hoặc bị hạn chế sử dụng tại nước ngoài theo quy định của pháp luật chuyên ngành. Nghị-định-293-2026-NĐ-CP

- Khi thuộc một trong các trường hợp trên, Cơ quan cấp Apostille tạm dừng giải quyết đối với giấy tờ có nghi vấn, thông báo cho người đề nghị về việc xác minh và gửi văn bản đề nghị xác minh tới cơ quan có liên quan.

• Đối với nghi vấn về nguồn gốc, chữ ký, con dấu, chức danh hoặc thẩm quyền, yêu cầu xác minh được gửi đến cơ quan, tổ chức đã cấp giấy tờ hoặc cơ quan quản lý nhà nước cấp trên của cơ quan đó. Người đề nghị không phải nộp thêm tài liệu.
• Đối với trường hợp cần xác định giấy tờ có được phép đưa ra nước ngoài hay không, yêu cầu được gửi đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền quản lý lĩnh vực liên quan. 

- Về thời hạn: Cơ quan được đề nghị xác minh phải trả lời bằng văn bản trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị. Trường hợp phức tạp, thời hạn không quá 10 ngày làm việc và phải thông báo lý do cho cơ quan đề nghị xác minh. 

- Sau khi có kết quả xác minh:

• Nếu giấy tờ được xác nhận là xác thực và đủ điều kiện lưu hành thì cấp chứng nhận Apostille;
• Nếu kết quả xác nhận giấy tờ không xác thực, Cơ quan cấp Apostille từ chối cấp chứng nhận Apostille và trả lại giấy tờ cho người đề nghị, đồng thời thực hiện thông báo theo quy định; trường hợp giấy tờ có yếu tố giả mạo hoặc được cấp bởi cơ quan, tổ chức không có thẩm quyền, Cơ quan cấp Apostille từ chối cấp và thực hiện lưu giữ, chuyển hồ sơ;
• Nếu  giấy tờ là xác thực nhưng thuộc diện không được phép đưa ra nước ngoài hoặc bị hạn chế sử dụng tại nước ngoài theo quy định của pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Apostille từ chối cấp chứng nhận Apostille, thông báo theo quy định và chuyển hồ sơ cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền quản lý lĩnh vực liên quan để xử lý theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

2.4. Bước 4: Cấp chứng nhận Apostille và trả kết quả 

Sau khi hồ sơ đáp ứng các điều kiện, Cơ quan cấp Apostille thực hiện cấp chứng nhận theo Điều 16 Nghị định 293/2026/NĐ-CP.

Đối với chứng nhận Apostille bằng giấy, chứng nhận được đóng hoặc dán trực tiếp trên giấy tờ công hoặc thể hiện trên một tờ rời đính kèm, gắn liền và không thể tách rời với giấy tờ công.

Đối với chứng nhận Apostille điện tử, chứng nhận được tích hợp hoặc gắn liền với giấy tờ công điện tử và phải bảo đảm tính toàn vẹn theo yêu cầu kỹ thuật. 

Kết quả được trả theo phương thức người đề nghị đã đăng ký khi nộp hồ sơ, gồm:

• Trực tiếp tại Bộ phận Một cửa;
• Qua dịch vụ bưu chính;
• Bản điện tử gửi đến Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Ngoại giao và Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc địa chỉ thư điện tử của người đề nghị.

Ngay sau khi cấp chứng nhận Apostille, Cơ quan cấp Apostille cập nhật thông tin vào Kho quản lý dữ liệu điện tử về chứng nhận Apostille. 

3. Thời hạn giải quyết hồ sơ cấp chứng nhận Apostille là bao lâu?

Điều 17 Nghị định 293/2026/NĐ-CP quy định thời hạn giải quyết theo số lượng giấy tờ công trong một bộ hồ sơ và phương thức nộp.

3.1. Hồ sơ bằng giấy

Đối với hồ sơ bằng giấy nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính:

• Từ 01 - 04 giấy tờ công: 01 ngày làm việc;
• Từ 05 - 09 giấy tờ công: 02 ngày làm việc;
• Từ 10 giấy tờ công trở lên: 04 ngày làm việc.

3.2. Hồ sơ điện tử nộp trực tuyến toàn trình

Đối với hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận Apostille điện tử:

• Từ 01 - 04 giấy tờ công: giải quyết trong ngày làm việc nếu hồ sơ được tiếp nhận trước thời điểm theo quy định; nếu tiếp nhận sau thời điểm đó thì tính vào ngày làm việc tiếp theo;
• Từ 05 - 09 giấy tờ công: 01 ngày làm việc;
• Từ 10 giấy tờ công trở lên: 03 ngày làm việc.

Trên đây là thông tin về “Hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận Apostille gồm những gì? Trình tự thủ tục giải quyết ra sao?” theo Nghị định 293/2026/NĐ-CP.