Ai được đề nghị cấp chứng nhận Apostille? Xin chứng nhận Apostille ở đâu?

1. Ai được đề nghị cấp chứng nhận Apostille?

Theo Điều 7 Nghị định 293/2026/NĐ-CP, cơ quan, tổ chức, cá nhân có thể đề nghị cấp chứng nhận Apostille đối với giấy tờ, tài liệu của mình hoặc của người khác mà không cần giấy ủy quyền.

Người đề nghị cấp chứng nhận Apostille cho giấy tờ, tài liệu của người khác chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp của việc nộp, sử dụng giấy tờ, tài liệu và tuân thủ quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân và pháp luật có liên quan.

Ngoài trách nhiệm khi đề nghị cấp chứng nhận cho giấy tờ của người khác, cơ quan, tổ chức, cá nhân đề nghị cấp chứng nhận Apostille có trách nhiệm:

• Chịu trách nhiệm trước pháp luật về mục đích sử dụng, nội dung, tính xác thực và tính hợp pháp của giấy tờ, tài liệu;
• Cung cấp thông tin có liên quan cho Cơ quan cấp Apostille.

2. Xin chứng nhận Apostille ở đâu?

Theo khoản 1 Điều 6, khoản 2 Điều 8 và Điều 12 Nghị định 293/2026/NĐ-CP, Bộ Ngoại giao là cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille của Việt Nam; việc cấp chứng nhận được thực hiện tại trụ sở của Cơ quan cấp Apostille. Hồ sơ được nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa, qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến theo quy định về hồ sơ và phương thức nộp hồ sơ.

2.1. Cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille

• Bộ Ngoại giao là cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille của Việt Nam. Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định cụ thể cơ quan thực hiện việc cấp chứng nhận Apostille (sau đây gọi chung là Cơ quan cấp Apostille).
• Bộ Ngoại giao thông báo về Cơ quan cấp Apostille và các thay đổi liên quan cho cơ quan lưu chiểu Công ước thông qua đường ngoại giao.
• Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định tiêu chí, điều kiện, lộ trình phân cấp thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh được phân cấp theo quy định của pháp luật về tổ chức Chính phủ và pháp luật về tổ chức chính quyền địa phương.

2.2. Địa điểm cấp chứng nhận Apostille

Theo khoản 2 Điều 8 Nghị định 293/2026/NĐ-CP, việc cấp chứng nhận Apostille được thực hiện tại trụ sở của Cơ quan cấp Apostille.

3. Hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận Apostille gồm những gì?

Theo Điều 12 Nghị định 293/2026/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận Apostille được lập thành 01 bộ. Thành phần hồ sơ theo phương thức nộp được quy định như sau:

3.1. Nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa hoặc qua dịch vụ bưu chính

• Tờ khai đề nghị cấp chứng nhận Apostille theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành;
• Bản chính giấy tờ công đề nghị cấp chứng nhận Apostille; trường hợp giấy tờ công là bản sao có chứng thực hoặc bản dịch có chứng thực theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực thì nộp bản sao, bản dịch đó. Giấy tờ công phải được giữ nguyên vẹn, không bị tháo rời, tẩy xóa hoặc làm thay đổi nội dung.

3.2. Nộp trực tuyến toàn trình trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Ứng dụng định danh quốc gia

• Tờ khai theo biểu mẫu điện tử tương tác;
• Bản điện tử của giấy tờ công có chữ ký số hợp lệ của cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

4. Hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận Apostille được tiếp nhận như thế nào?

Điều 13 Nghị định 293/2026/NĐ-CP quy định việc tiếp nhận hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận Apostille được thực hiện theo quy định của pháp luật về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông và pháp luật về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, theo trình tự sau đây:

• Cơ quan tiếp nhận xác thực danh tính của người đề nghị thông qua tài khoản định danh điện tử. Trường hợp hồ sơ được nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính mà không khai thác được thông tin định danh hoặc thông tin khai thác được chưa đầy đủ thì thực hiện kiểm tra, đối chiếu trên cơ sở giấy tờ tùy thân hoặc giấy tờ chứng minh tư cách pháp nhân của tổ chức do người đề nghị xuất trình hoặc nộp bổ sung.
• Cơ quan tiếp nhận kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ và đối chiếu thông tin trên giấy tờ công với thông tin trong tờ khai đề nghị cấp chứng nhận Apostille.
• Trường hợp phát hiện giấy tờ công có dấu hiệu giả mạo, bị tẩy xóa hoặc sửa chữa trái phép, cơ quan tiếp nhận ghi chú tại hồ sơ để xử lý theo quy định.
• Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ, cơ quan tiếp nhận hướng dẫn người đề nghị bổ sung, hoàn thiện hồ sơ một lần. Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hướng dẫn, người đề nghị có trách nhiệm bổ sung, hoàn thiện hồ sơ; thời gian này không tính vào thời hạn giải quyết.

5. Việc nộp hồ sơ trực tuyến toàn trình được triển khai từ khi nào?

Căn cứ khoản 4 Điều 36 Nghị định 293/2026/NĐ-CP, việc triển khai cấu phần điện tử trong cấp và quản lý chứng nhận Apostille được thực hiện theo lộ trình vận hành của Hệ thống thông tin Apostille như sau:

• Trong thời gian Hệ thống thông tin Apostille chưa được đưa vào vận hành, Cơ quan cấp Apostille cấp chứng nhận Apostille bằng giấy theo quy định của Nghị định này; việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ theo phương thức trực tuyến được thực hiện trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Ngoại giao kết nối với Cổng Dịch vụ công quốc gia; các nội dung của thủ tục đủ điều kiện thực hiện trên môi trường điện tử được triển khai ngay trên các hệ thống này; việc ghi nhận, lưu trữ, tra cứu và xác minh chứng nhận Apostille đã cấp được thực hiện trên cơ sở hồ sơ lưu, bảo đảm đáp ứng yêu cầu của Công ước Apostille;
• Việc cấp chứng nhận Apostille điện tử, vận hành Sổ đăng ký điện tử, tích hợp mã QR trên chứng nhận Apostille và tiếp nhận, giải quyết hồ sơ theo phương thức trực tuyến toàn trình được thực hiện kể từ thời điểm Hệ thống thông tin Apostille được đưa vào vận hành;
• Bộ trưởng Bộ Ngoại giao công bố thời điểm đưa Hệ thống thông tin Apostille vào vận hành và chỉ đạo việc chuyển đổi phương thức cấp chứng nhận Apostille, bảo đảm không gián đoạn hoạt động cấp chứng nhận Apostille.

Trên đây là giải đáp về “Ai được đề nghị cấp chứng nhận Apostille? Xin chứng nhận Apostille ở đâu?”. Bạn đọc có thể xem chi tiết Nghị định 293/2026/NĐ-CP trên LuatVietnam.vn và tra cứu thêm Tình trạng hiệu lực, Lược đồ cùng các văn bản liên quan.