Doanh nghiệp khai thác khoáng sản phải lập những sổ sách, chứng từ nào để kiểm soát sản lượng?

1. Doanh nghiệp khai thác khoáng sản phải lập những sổ sách, chứng từ nào để kiểm soát sản lượng?

Theo khoản 2 Điều 10 Thông tư 54/2026/TT-BCT, tài liệu làm căn cứ kiểm soát sản lượng gồm sổ theo dõi khối lượng; sổ theo dõi hàm lượng, tỷ lệ khoáng sản có ích; bản đồ, mặt cắt hiện trạng; chứng từ kê khai, quyết toán nộp thuế tài nguyên, phí bảo vệ môi trường. Từng loại tài liệu có yêu cầu riêng về nội dung, thời gian ghi chép và phạm vi áp dụng.

Cụ thể, kết hợp khoản 2 Điều 10 với khoản 2, khoản 3 Điều 23 Thông tư này, các sổ sách, chứng từ, tài liệu bao gồm:

• Sổ theo dõi, thống kê khối lượng: Ghi nhận khối lượng khoáng sản nguyên khai, khối lượng đất đá thải (nếu có), khối lượng khoáng sản đưa vào chế biến và khối lượng khoáng sản sau công đoạn chế biến theo dự án khai thác khoáng sản. Số liệu được ghi chép, thống kê hàng ngày, sử dụng Mẫu số 03 Phụ lục V.
• Sổ theo dõi hàm lượng, tỷ lệ khoáng sản có ích: Ghi nhận hàm lượng, tỷ lệ khoáng sản có ích trong khoáng sản nguyên khai đã khai thác, trong tinh quặng hoặc sản phẩm thu được sau công đoạn chế biến theo dự án khai thác khoáng sản. Số liệu được ghi chép, theo dõi hàng tháng, sử dụng Mẫu số 04 Phụ lục V. Loại sổ này chỉ áp dụng đối với các loại khoáng sản kim loại và khoáng chất công nghiệp thuộc mục 1 và mục 4 phần I Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 193/2025/NĐ-CP. 
• Bản đồ hiện trạng, mặt cắt hiện trạng khu vực khai thác khoáng sản: Được lập theo Mẫu số 19 Phụ lục II; phải đáp ứng các yêu cầu về đối tượng lập, thời điểm cập nhật, hình thức và nội dung thể hiện.
• Chứng từ kê khai, quyết toán nộp thuế tài nguyên, phí bảo vệ môi trường: Thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế tài nguyên, phí bảo vệ môi trường.

Nghĩa vụ kiểm soát sản lượng tại Điều 10 áp dụng đối với tổ chức, cá nhân khai thác khoáng sản và khai thác tận thu khoáng sản.

Riêng đối với bản đồ hiện trạng, bản vẽ mặt cắt hiện trạng, khoản 1 Điều 12 quy định tổ chức, cá nhân khai thác các loại khoáng sản rắn phải lập. Hoạt động khai thác nước nóng thiên nhiên, nước khoáng thiên nhiên, khí đồng hành cùng nước nóng thiên nhiên, nước khoáng thiên nhiên không phải lập các tài liệu này.

2. Hai loại sổ theo dõi khoáng sản phải ghi nhận những thông tin gì?

2.1. Sổ theo dõi, thống kê khối lượng khoáng sản

Theo điểm a khoản 2 Điều 10 và điểm a khoản 2 Điều 23 Thông tư 54/2026/TT-BCT, sổ theo dõi, thống kê khối lượng được lập theo Mẫu số 03 Phụ lục V, ghi chép hàng ngày các thông tin:

• Khối lượng khoáng sản nguyên khai;
• Khối lượng đất đá thải, nếu có;
• Khối lượng khoáng sản đưa vào chế biến;
• Khối lượng khoáng sản sau công đoạn chế biến theo dự án khai thác khoáng sản.

Đối với mỏ có nhiều loại khoáng sản, phần ghi chú của Mẫu số 03 hướng dẫn bổ sung cột theo dõi như sau:

• Đối với mỏ có nhiều loại khoáng sản khác nhau, bổ sung thêm các cột 2.1, 2.2… để theo dõi đối với từng loại khoáng sản tương ứng khai thác được.
• Đối với mỏ có nhiều loại khoáng sản khác nhau đủ điều kiện đưa vào chế biến, bổ sung thêm các cột 3.1, 3.2… để theo dõi đối với từng loại khoáng sản tương ứng đưa vào chế biến.
• Đối với mỏ đa kim, bổ sung thêm các cột 4.1, 4.2… đối với từng loại khoáng sản tương ứng thu được sau chế biến; đối với khoáng sản than là than sạch địa chất (than sạch trong than nguyên khai).

2.2. Sổ theo dõi hàm lượng, tỷ lệ khoáng sản có ích

Theo điểm b khoản 2 Điều 10 và điểm b khoản 2 Điều 23 Thông tư 54/2026/TT-BCT, sổ theo dõi hàm lượng, tỷ lệ khoáng sản có ích được lập theo Mẫu số 04 Phụ lục V.

Sổ ghi nhận hàm lượng, tỷ lệ khoáng sản có ích trong:

• Khoáng sản nguyên khai đã khai thác;
• Tinh quặng hoặc sản phẩm thu được sau công đoạn chế biến theo dự án khai thác khoáng sản.

Cả Mẫu số 03 và Mẫu số 04 đều có phần ghi số giấy phép và tên mỏ.

3. Bản đồ hiện trạng, bản vẽ mặt cắt hiện trạng phải lập, cập nhật khi nào?

Theo khoản 1, khoản 2 Điều 12 Thông tư 54/2026/TT-BCT, tổ chức, cá nhân khai thác khoáng sản rắn phải lập bản đồ hiện trạng, bản vẽ mặt cắt hiện trạng từ khi bắt đầu xây dựng cơ bản mỏ, trong quá trình khai thác cho đến khi kết thúc khai thác, đóng cửa mỏ.

Bản đồ hiện trạng, bản vẽ mặt cắt hiện trạng được lập 01 năm 01 lần trên cơ sở cập nhật kết quả thường xuyên. Thời điểm lập, cập nhật đến hết ngày 31/12 hàng năm.

Các tài liệu này phải được nộp cho cơ quan chuyên môn về địa chất và khoáng sản thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi có mỏ khoáng sản trước ngày 01/02 của năm tiếp theo.

Về mẫu và hình thức, khoản 3 Điều 23 yêu cầu bản đồ hiện trạng, bản vẽ mặt cắt hiện trạng khu vực khai thác khoáng sản được lập theo Mẫu số 19 Phụ lục II. Khoản 2 Điều 13 quy định bản đồ hiện trạng có tỷ lệ 1:1.000, 1:2.000 hoặc 1:5.000; bản vẽ mặt cắt hiện trạng có cùng tỷ lệ hoặc lớn hơn tỷ lệ của bản đồ hiện trạng.

Đối với nội dung phục vụ xác định khối lượng khai thác, điểm b khoản 1 Điều 13 yêu cầu:

“Bản vẽ mặt cắt hiện trạng khu vực được phép khai thác khoáng sản phải thể hiện được khối lượng khai thác giữa các mặt cắt; các thông tin về hình thái, thế nằm và cấu trúc địa chất của các thân khoáng sản đang khai thác tại thời điểm lập;”

4. Số liệu chênh lệch bao nhiêu thì doanh nghiệp phải giải trình?

Theo khoản 3 Điều 10 Thông tư 54/2026/TT-BCT, số liệu, thông tin trong các sổ sách, chứng từ, tài liệu kiểm soát sản lượng phải thống nhất với báo cáo định kỳ hoạt động khoáng sản, báo cáo thống kê trữ lượng khoáng sản đã khai thác và báo cáo kiểm kê trữ lượng khoáng sản còn lại.

Các sổ sách, chứng từ, tài liệu được đối chiếu gồm:

• Sổ theo dõi, thống kê khối lượng khoáng sản nguyên khai, đất đá thải nếu có, khoáng sản đưa vào chế biến và khoáng sản sau công đoạn chế biến;
• Sổ theo dõi hàm lượng, tỷ lệ khoáng sản có ích;
• Bản đồ hiện trạng, mặt cắt hiện trạng khu vực khai thác khoáng sản;
• Chứng từ kê khai, quyết toán nộp thuế tài nguyên, phí bảo vệ môi trường.

Trường hợp số liệu trong các tài liệu trên chênh lệch quá 10% so với số liệu trong sổ theo dõi, thống kê khối lượng, tổ chức, cá nhân khai thác khoáng sản, khai thác tận thu khoáng sản phải giải trình và chịu mọi trách nhiệm trước pháp luật về nội dung giải trình của mình.

Sổ làm cơ sở so sánh là sổ ghi nhận khối lượng khoáng sản nguyên khai, khối lượng đất đá thải nếu có, khối lượng khoáng sản đưa vào chế biến và khối lượng khoáng sản sau công đoạn chế biến theo dự án khai thác khoáng sản.

5. Sổ sách, chứng từ kiểm soát sản lượng phải lưu giữ ở đâu, trong thời gian nào?

5.1. Thời gian lưu giữ và trách nhiệm về số liệu

Theo điểm a khoản 4 Điều 10 Thông tư 54/2026/TT-BCT, tổ chức, cá nhân khai thác khoáng sản, khai thác tận thu khoáng sản phải lưu giữ đầy đủ:

• Hai loại sổ theo dõi khối lượng và hàm lượng, tỷ lệ khoáng sản có ích;
• Bản đồ hiện trạng, mặt cắt hiện trạng;
• Chứng từ kê khai, quyết toán nộp thuế tài nguyên, phí bảo vệ môi trường.

Thời gian lưu giữ là từ khi bắt đầu xây dựng cơ bản mỏ cho đến khi kết thúc khai thác, đóng cửa mỏ.

Tổ chức, cá nhân phải chịu trách nhiệm toàn diện trước pháp luật và cơ quan quản lý nhà nước về tính chính xác, trung thực, đầy đủ của thông tin ghi chép, theo dõi, thống kê trong các sổ sách, tài liệu, báo cáo.

Trường hợp không lập, lập không đầy đủ, để thất lạc sổ sách, chứng từ, tài liệu về sản lượng khai thác hoặc thông tin, số liệu không đầy đủ, chính xác thì tùy tính chất, mức độ hậu quả gây ra sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

5.2. Địa điểm và hình thức lưu giữ

Theo điểm b khoản 4 Điều 10, bản gốc của hai loại sổ theo dõi và bản đồ, mặt cắt hiện trạng được lưu giữ tại trụ sở của tổ chức, cá nhân khai thác khoáng sản, khai thác tận thu khoáng sản.

Bản gốc được lưu dưới dạng giấy hoặc điện tử, tuân thủ pháp luật về giao dịch điện tử, văn thư và lưu trữ.

Nếu trụ sở không cùng địa chỉ thực hiện dự án, ngoài bản gốc lưu tại trụ sở, tổ chức, cá nhân phải lưu 01 bộ bản sao tại văn phòng mỏ nơi thực hiện dự án.

5.3. Lập sổ sách, tài liệu trực tiếp trên hệ thống

Theo điểm c khoản 4 Điều 10, khi hệ thống thông tin, dữ liệu về hoạt động khoáng sản của cơ quan quản lý nhà nước hoàn thành, tổ chức, cá nhân khai thác khoáng sản, khai thác tận thu khoáng sản thực hiện lập trực tiếp trên hệ thống các sổ sách, tài liệu kiểm soát sản lượng gồm:

• Sổ theo dõi, thống kê khối lượng;
• Sổ theo dõi hàm lượng, tỷ lệ khoáng sản có ích;
• Bản đồ hiện trạng, mặt cắt hiện trạng;
• Chứng từ kê khai, quyết toán nộp thuế tài nguyên, phí bảo vệ môi trường.

Trên đây là nội dung về “Doanh nghiệp khai thác khoáng sản phải lập những sổ sách, chứng từ nào để kiểm soát sản lượng?”. Bạn đọc có thể xem chi tiết Thông tư 54/2026/TT-BCT và các biểu mẫu kèm theo trên LuatVietnam.vn.