Công nợ là gì? Giải thích các khái niệm liên quan đến công nợ

1. Khái niệm công nợ

Trong lĩnh vực kế toán, các thuật ngữ và tài liệu chuyên ngành hầu hết đều được tham khảo từ các nguồn nước ngoài. Thực tế hoạt động của doanh nghiệp cũng sử dụng những thuật ngữ quốc tế trong giao tiếp. Do đó chúng tôi sẽ đưa ra hai khái niệm công nợ bằng tiếng Việt và tiếng Anh để bạn tham khảo.

1.1 Công nợ là gì?

Công nợ là khoản tiền phát sinh khi một cá nhân hoặc doanh nghiệp thực hiện các giao dịch mua bán, trao đổi hàng hóa, dịch vụ, hoặc trong kỳ thanh toán với một cá nhân, doanh nghiệp khác, nhưng không trả (hoặc không trả đủ) tại thời điểm đó mà phải chuyển sang kỳ thanh toán sau.

Công nợ có thể xảy ra giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, cũng có thể là công nợ giữa cá nhân với doanh nghiệp hoặc cá nhân với cá nhân.

1.2 Công nợ tiếng Anh là gì?

Trong tiếng Anh, công nợ được diễn tả bằng nhiều thuật ngữ chuyên ngành khác nhau như Wage, Investments, Debt, Mortgage,.. Tuy nhiên, “Debt” là từ phổ biến nhất, những người không chuyên vẫn có thể hiểu được công nợ thông qua từ “Debt” này.

Trong tiếng Anh, công nợ được định nghĩa như sau: Debt is one or more debts arising in the payment period of individuals, enterprises and transferred to the following payment period.

Ngoài ra, có một số thuật ngữ khác liên quan đến công nợ được sử dụng phổ biến như:

• Receivable: Công nợ phải thu

• To pay debt: Công nợ phải trả

• Accounting liabilities: Kế toán công nợ

• Debt report: Báo cáo công nợ

• Debt confirmation: Xác nhận công nợ

• Recover public debts: Thu hồi công nợ

• Clearing debt: Cấn trừ công nợ

• Outstanding debt: Nợ quá hạn

• Recovery of loans: Thu hồi công nợ

2. Những khái niệm liên quan đến công nợ

Ngoài khái niệm công nợ là gì, còn rất nhiều những thuật ngữ và khái niệm liên quan đến công nợ khác. 

2.1 Công nợ sinh viên là gì? 

Công nợ sinh viên là các khoản nợ của sinh viên đối với nhà trường, ví dụ như học phí, bảo hiểm, phí khám sức khỏe, phí tài liệu, phí xét tốt nghiệp, phí chuyển đổi ngành học,... Nói chung là tất cả những khoản tiền mà nhà trường cho phép sinh viên được nợ trong một khoảng thời gian nhất định.

2.2 Công nợ phải trả là gì?

Công nợ phải trả là những khoản mà cá nhân, doanh nghiệp có trách nhiệm phải thanh toán cho bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ mà trước đó cá nhân, doanh nghiệp này chưa thanh toán hoặc chưa thanh toán đủ.

Đối với công nợ phải trả, bộ phận kế toán của doanh nghiệp phải thường xuyên theo dõi, giám sát, đối chiếu sổ sách, số liệu và ngày giờ để đảm bảo thanh toán đúng hạn cho bên cung cấp. Đây cũng là cách tăng độ uy tín của doanh nghiệp đối với khách hàng và các đối tác.

2.3 Công nợ phải thu là gì?

Công nợ phải thu là các khoản tiền mà cá nhân, tổ chức bán sản phẩm, hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ cho các cá nhân, tổ chức khác mà vẫn chưa thu hồi hoặc chỉ mới thu hồi được một phần. 

Khi doanh nghiệp có những khoản công nợ phải thu thì nhân viên kế toán phải thường xuyên đối soát và theo dõi khoản công nợ để đảm bảo có thể thu khoản công nợ đúng hạn cho doanh nghiệp, tránh để xảy ra các tình trạng nghiêm trọng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

2.4 Khấu trừ công nợ là gì? 

Khấu trừ công nợ hay còn gọi là bù trừ công nợ, cấn trừ công nợ. Thuật ngữ này chỉ những giao dịch có nội dung mua bán, trao đổi hàng hóa, dịch vụ giữa các chủ thể, mà ở đó, những chủ thể này đóng cả hai vai trò người mua và người bán. 

Trong quá trình giao dịch, nếu xảy ra vấn đề gì, hai bên sẽ phải xây dựng biên bản khấu trừ công nợ. Khi đó, mỗi chủ thể sẽ vừa là người mua, vừa là người bán, đồng nghĩa với họ sẽ vừa có công nợ phải trả, vừa có công nợ phải thu.

Ví dụ về khấu trừ công nợ: Giao dịch phát sinh giữa hai chủ thể A và B. Trong đó, A mua hàng của B hết 200 triệu đồng, B sử dụng dịch vụ của A hết 250 triệu đồng. A và B tiến hành khấu trừ công nợ để xác nhận khoản phải trả cuối cùng là B trả A 50 triệu đồng.

2.4 Chốt công nợ là gì?

Chốt công nợ là hoạt động bộ phận kế toán cập nhật các khoản công nợ phát sinh, tổng hợp, so sánh số liệu giữa hợp đồng của doanh nghiệp với thực tế giao dịch, đối chiếu công nợ với tất cả các đối tượng công nợ liên quan. 

Khi số liệu đã khớp, kế toán công nợ sẽ tiến hành chốt sổ báo cáo, đồng thời đốc thúc các đối tượng thanh toán các khoản nợ phải trả sẽ đúng hạn.

Chốt công nợ là quá trình tổng hợp, so sánh, báo cáo số liệu (Ảnh minh họa)

Lưu ý trong quá trình tổng hợp, doanh nghiệp cần thu thập các chứng từ cần thiết, làm bằng chứng khi có tranh chấp hay các vấn đề ngoài ý muốn phát sinh.

3. Phương pháp quản lý công nợ hiệu quả

Trước hết, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình quản lý công nợ hợp lý, nhằm hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát, thu hồi nợ tốt, đảm bảo tài chính doanh nghiệp được ổn định và lành mạnh.

Sau đây là quy trình quản lý công nợ các doanh nghiệp có thể tham khảo:

• Bước 1: Xây dựng bộ phận kế toán chuyên môn, xây dựng chính sách quản lý công nợ cùng các điều khoản chi trả rõ ràng. Yêu cầu khách hàng ký thỏa thuận, cam kết về việc thanh toán đúng như trong quy định của hợp đồng. Bên cạnh đó, cũng cần nêu rõ các mức phạt cần thiết nếu khách hàng không thực hiện đúng hay trì hoãn chậm trễ thời hạn thanh toán.

• Bước 2: Thiết lập chi tiết quy trình quản lý khách hàng cùng các mục tiêu cụ thể. Phân định rõ người nào sẽ chịu trách nhiệm làm việc với từng khách hàng khác nhau, có cách thức liên lạc, trao đổi với khách hàng để thu hồi công nợ hiệu quả.

• Bước 3: Gửi hóa đơn trực tiếp đến khách hàng, nhằm tối ưu hóa thời gian thu hồi nợ. 

• Bước 4: Nhắc nhở khách hàng khi đến kỳ thanh toán, nêu rõ các điều khoản và mức phạt nếu khách hàng thanh toán chậm kỳ hạn.

Một số điểm cần đặc biệt lưu ý trong quá trình quản lý công nợ:

• Cần có bảng đánh giá, phân loại nhóm khách hàng và phân biệt các chính sách công nợ khách hàng theo từng nhóm đó.

• Cần xây dựng kế hoạch bán hàng riêng biệt, hợp lý ngay từ đầu cho từng cấp, từng nhóm khách hàng. Theo dõi, kiểm tra thường xuyên, tránh tình trạng khách mua nhưng chậm thanh toán. 

• Trong tình trạng khách hàng chậm trễ thanh toán, cần có bộ quy tắc rõ ràng về thời hạn thanh toán và mức đóng phạt, cùng các biện pháp xử lý nếu khách không có ý định thanh toán.

• Chuẩn bị và đào tạo nhân lực đầy đủ cho từng giai đoạn. Đặc biệt đối với nhân viên làm việc trực tiếp với khách hàng, cần đảm bảo các yếu tố như: thái độ nhã nhặn chuyên nghiệp, xử lý tình huống khéo léo, luôn theo sát hành vi khách hàng để kịp thời đốc thúc… 

• Đánh giá và cải thiện các quy trình quản lý công nợ dựa trên tình hình thực tế. Có thể kết hợp các phương pháp chuyển khoản, quản trị tín dụng khách hàng,... bên cạnh việc thu nợ trực tiếp truyền thống,… 

• Cần ứng dụng phương pháp tính công nợ chính xác đối với từng khách hàng, đảm bảo khoản nợ thu về là đúng, đủ, khớp theo sổ sách.

• Cần có bảng đánh giá chất lượng nhân sự, lập chỉ tiêu KPI rõ ràng, giúp nhân viên tích cực hơn trong công việc.Cần có chính sách khen thưởng đối với nhân viên hoàn thành tốt công việc, cũng như mức phạt đối với nhân viên chưa đạt chỉ tiêu. 

Hiểu rõ công nợ là gì, biết cách quản lý công nợ hiệu quả là những điều hết sức cần thiết và quan trọng đối với các cá nhân, doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn được những thông tin hữu ích có thể áp dụng. Nếu còn vấn đề vướng mắc, bạn đọc vui lòng liên hệ 19006192 để được LuatVietnam hỗ trợ, giải đáp.