Cách viết hồ sơ xin việc chuẩn nhất năm 2024

Hồ sơ xin việc là giấy tờ không thể thiếu khi bất kỳ người lao động nào muốn tìm việc tại các công ty. Nhưng không phải ai cũng biết cách viết hồ sơ xin việc chuẩn và đầy đủ nhất, đặc biệt là những bạn sinh viên mới ra trường hay những người lần đầu tiên đi làm việc tại các công ty.

1. Hồ sơ xin việc là gì?

Trước khi học cách viết hồ sơ xin việc như nào thì đầu tiên bạn cần hiểu rõ khái niệm hồ sơ xin việc là gì?

Hồ sơ xin việc là tập hợp những tài liệu tóm tắt về bản thân của người tìm việc. Trong hồ sơ xin việc sẽ thể hiện tất cả những thông tin cá nhân của người tìm việc cũng như quá trình học tập, các quá trình làm việc trước đó. Trong đó phần CV cá nhân thường được nhà tuyển dụng quan tâm đầu tiên để đánh giá ứng viên.

2. Hồ sơ xin việc bao gồm những giấy tờ gì?

Khi đã hiểu rõ khái niệm hồ sơ xin việc thì người tìm việc thông thường cần chuẩn bị 07 loại giấy tờ cơ bản sau đây để cung cấp đầy đủ thông tin của mình cho người sử dụng lao động.

• 01 sơ yếu lý lịch tự thuật ( có xác nhận công chứng của địa phương tại nơi đăng ký hộ khẩu thường trú).
• 01 đơn xin việc ( viết tay hoặc đánh máy).
• 01 bản CV cá nhân ( thông thường bản này được ứng viên gửi trước cho người sử dụng lao động).
• 01 bản sao có công chứng của các giấy tờ tùy thân như: CMT/CCCD, giấy khai sinh, sổ hộ khẩu/giấy xác nhận thông tin về cư trú.
• 01 các loại bằng cấp, chứng chỉ liên quan đến công việc ứng tuyển.
• 01 giấy khám sức khỏe có hiệu lực trong vòng 6 tháng.
• 03-04 ảnh chân dung kích thước 4*6 hoặc 3*4 ( tùy theo công việc ứng tuyển/ yêu cầu của người sử dụng lao động).

3. Cách viết hồ sơ xin việc

Những thông tin ở trên đã giúp bạn hiểu được hồ sơ xin việc là gì và khi làm hồ sơ xin việc cần phải chuẩn bị những giấy tờ gì? Tiếp theo, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách viết hồ sơ xin việc chuẩn và đầy đủ nhất.

3.1 Cách viết sơ yếu lý lịch tự thuật

Sơ yếu lý lịch tự thuật là một giấy tờ nằm trong bộ hồ sơ xin việc, nơi người tìm việc khai thông tin cá nhân, hoàn cảnh gia đình, các mối quan hệ trong gia đình và quá trình hoạt động của bản thân. Mọi thông tin trong sơ yếu lý lịch tự thuật cần cung cấp đầy đủ, chính xác, rõ ràng và có xác nhận của địa phương nơi đăng ký hộ khẩu thường trú.

Mỗi bản sơ yếu lý lịch tự thuật bạn cần điền đầy đủ thông tin gồm những mục sau đây:

• Họ và tên: Điền họ và tên đầy đủ của bạn theo tên trên CMND/CCCD.
• Nam/ Nữ: Nếu bạn là nam thì điền “Nam”, bạn là nữ thì điền “Nữ”.
• Ngày sinh: Bạn cần điền ngày tháng năm sinh đầy đủ theo thông tin có trên CMND/CCCD.
• Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú hiện nay: Bạn cần ghi rõ ràng đầy đủ tên thôn (số nhà/ đường), xã (phường), huyện (quận), tỉnh (thành phố) nơi mà bạn đã đăng ký hộ khẩu thường trú với địa phương nơi bạn sinh sống.
• Số CMND/CCCD: Điền số CMND/CCCD và ngày cấp cũng như nơi cấp ở đâu theo thông tin có trên thẻ CMND/CCCD.
• Khi cần báo tin cho ai, ở đâu: Bạn có thể điền thông tin họ tên, số điện thoại, địa chỉ nơi ở hiện nay của người thân như bố mẹ, chồng, con hay anh, em ruột.
• Bí danh, tên thường gọi: Nếu có hãy ghi rõ tên thường hay gọi, nếu không có thể bỏ qua.
• Nguyên quán: Ghi theo địa chỉ nguyên quán trên CMT/CCCD.
• Nơi ở hiện tại: Bạn cần điền đầy đủ địa chỉ tên thôn (số nhà/ đường), xã (phường), huyện (quận), tỉnh (thành phố), nơi mà bạn đang ở hiện tại.
• Số điện thoại: Hãy điền số điện thoại hiện tại bạn đang dùng để nhà tuyển dụng có thể liên hệ.
• Dân tộc: Bạn cần điền chính xác tên dân tộc của mình, ví dụ như: Kinh, Thái, Nùng,...
• Tôn giáo: Nếu bạn theo đạo nào thì ghi chính xác tên đạo đó, nếu không theo đạo thì ghi “ không”.
• Thành phần gia đình sau cải cách ruộng đất (hoặc cải tạo công thường nghiệp): Căn cứ vào thông tin gia đình để điền chẳng hạn như công chức, nông dân, tiểu thương,...
• Thành phần bản thân hiện nay: Bạn điền theo chức vụ, vị trí công việc ở thời điểm hiện tại.
• Trình độ văn hóa: Bạn đã hoàn thành bậc học cao nhất đại học/cao đẳng/ trung cấp hay đã hoàn thành bậc học trung học phổ thông thì ghi 12/12, hoàn thành bậc trung học cơ sở thì ghi 09/12, nếu chưa thì ghi trình độ tương ứng.
• Trình độ ngoại ngữ: Bạn hãy ghi bằng cấp, chứng chỉ ngoại ngữ hay trường ngoại ngữ mà bạn đã được cấp hoặc đang theo học như TOEIC, HSK hay đại học ngoại ngữ khoa tiếng Anh,....
• Kết nạp Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh: Viết rõ ngày và nơi kết nạp ghi theo thông tin trong sổ đoàn viên.
• Kết nạp Đảng cộng sản Việt Nam: Bỏ qua nội dung này nếu bạn chưa tham gia vào Đảng, nếu đã kết nạp vào Đảng thì bạn cần ghi rõ ngày và nơi kết nạp.
• Tình trạng sức khỏe hiện nay: Căn cứ vào kết luận của giấy khám sức khỏe bạn đã khám.
• Nghề nghiệp hoặc trình độ chuyên môn: Bạn có thể ghi nghề nghiệp hiện tại bạn đang làm hay có thể liệt kê các loại văn bằng chứng chỉ đã được ghi rõ chuyên ngành, học chính quy hay tại chức.
• Cấp bậc: Ghi rõ bậc lương hiện tại bạn được hưởng (nếu có).
• Lương chính hiện nay: Mức lương của công việc hiện tại bạn đang làm.
• Ngày nhập ngũ, xuất ngũ, lý do: Ghi rõ ngày tháng nhập xuất ngũ và lý do. Nếu bạn chưa nhập ngũ có thể bỏ qua mục này.
• Hoàn cảnh gia đình: Ghi rõ thông tin của bố mẹ đẻ, anh/chị/em ruột, vợ/chồng( nếu có), con (nếu có)  như họ tên, nghề nghiệp, làm gì, ở đâu theo từng khoảng thời gian trong mẫu đã ghi sẵn.
• Quá trình hoạt động của bản thân: Tóm tắt hoạt động quan trọng gần đây nhất của bản thân như đi học ở đâu, đi làm ở đâu, giữ chức vụ gì?
• Khen thưởng/ Kỷ luật: Nếu có viết rõ thời gian và hình thức khen thưởng/ kỷ luật. Nếu không có bạn có thể bỏ qua phần nội dung này.

Sau khi viết tất cả các mục đã có trong sơ yếu lý lịch, bạn ký tên vào phần “Người khai ký tên” để cam đoan những lời khai ở trên là đúng sự thật.

3.2 Cách viết đơn xin việc

Đơn xin việc là loại văn bản để ứng viên bày tỏ nguyện vọng cũng như sự quan tâm của cá nhân đối với vị trí công việc họ ứng tuyển. Ngoài ra, trong đơn xin việc ứng viên đề cập đến những thông tin về kiến thức và kinh nghiệm và thành tích nổi bật trong quá trình làm việc trước đó nhằm thu hút và thuyết phục nhà tuyển dụng đặt lịch hẹn phỏng vấn.

Nội dung đơn xin việc sẽ thể hiện ngắn gọn bao quát một số thông tin như:

• Bày tỏ nguyện vọng được ứng tuyển vào vị trí mong muốn
• Thể hiện cho nhà tuyển dụng thấy bạn có tìm hiểu về thông tin công ty
• Trình bày nổi bật kiến thức, kinh nghiệm phù hợp với vị trí ứng tuyển
• Thể hiện tính cách của bản thân phù hợp với tính chất công việc
• Để lại số điện thoại hoặc email liên hệ với mong muốn được công ty có lịch hẹn phỏng vấn

Lưu ý: Bạn hãy sử dụng những từ ngữ đơn giản, lịch sự, ngắn gọn mà đầy đủ thông tin về bản thân để thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng và tuân thủ bố cục nội dung cách viết đơn xin việc mà chúng tôi hướng dẫn sau đây:

• Tiêu đề: Quốc hiệu, tiêu ngữ theo đúng quy chuẩn.
• Tên đơn xin việc
• Kính gửi ai
• Thông tin liên hệ của ứng viên: ngày tháng năm sinh, địa chỉ.
• Đọc thông tin vị trí tuyển dụng từ nguồn nào
• Trình bày lý do viết đơn xin việc và vị trí muốn ứng tuyển
• Trình bày ngắn gọn những kỹ năng, kinh nghiệm hay thành tích nổi bật của bản thân phù hợp với vị trí ứng tuyển.
• Thể hiện mong muốn nguyện vọng được hẹn phỏng vấn từ nhà tuyển dụng bằng cách để lại số điện thoại/ email chi tiết và cảm ơn nhà tuyển dụng.

3.3 Cách viết CV cá nhân

Trong cách viết hồ sơ xin việc thì cách viết CV cá nhân cũng là một phần quan trọng giúp bạn ghi điểm với nhà tuyển dụng. Bạn hãy tham khảo những hướng dẫn sau đây để có cách viết CV cá nhân chuẩn nhất nhé!

CV cá nhân là tên viết tắt của cụm từ tiếng anh “ Curriculum Vitae”, có nghĩa là một bản giới thiệu tổng quát về ứng viên. Trong CV cá nhân, ứng viên sẽ thể hiện một số thông tin, bao gồm: thông tin cá nhân, trình độ học vấn, mục tiêu nghề nghiệp, các kỹ năng có liên quan đến công việc ứng tuyển, quá trình học tập và làm việc, sở thích và một số hoạt động cá nhân khác,...

Thông tin cá nhân

Đây là nội dung bạn cần tóm tắt về các thông tin cơ bản của cá nhân như:

• Họ, tên
• Ngày tháng năm sinh
• Số điện thoại
• Địa chỉ nơi ở hiện nay

Với những thông tin cơ bản nêu trên, nhà tuyển dụng dễ dàng có thể liên hệ với bạn khi bạn đạt yêu cầu.

Trình độ học vấn

Bạn nên viết trình độ học vấn cao nhất mà bạn đạt được ở thời điểm hiện tại trong hệ thống giáo dục. Với mục này bạn viết tóm tắt về quá trình học tập của bản thân bao gồm: tên trường, khóa học, chuyên ngành,  thời gian học, xếp loại tốt nghiệp/điểm tốt nghiệp .

Bên cạnh đó, bạn hãy liệt kê thêm một số thông tin đáng chú ý khác (thành tích, giải thưởng, dự án được tham gia,...) liên quan tới vị trí ứng tuyển để cho nhà tuyển dụng thấy được năng lực làm việc, tính cầu thị và ham học hỏi của bạn.

Mục tiêu nghề nghiệp

Đây là nội dung không thể thiếu trong CV cá nhân của bạn. Khi viết mục tiêu nghề nghiệp bạn cần thể hiện định hướng của bản thân muốn gì và sẽ làm gì trong tương lai. Vậy bạn cần viết nội dung này như thế nào? Nếu bạn đã có định hướng rõ ràng thì bạn nên chia mục tiêu của mình thành 2 ý như sau:

• Mục tiêu ngắn hạn (1 - 3 năm đầu): bạn có thể viết những mong muốn về việc trau dồi kiến, thức, kỹ năng rèn luyện bản thân và mong muốn mang đến những đóng góp tích cực trong sự phát triển của công ty.
• Mục tiêu dài hạn (3 - 5 năm): bạn viết mong muốn ở tương lai xa hơn với những vị trí nhất định trong công ty như trưởng phòng, giám đốc hoặc trở thành một người có tầm ảnh hưởng đến sự phát triển của công ty.

Tuy nhiên, bạn cần lưu ý là các mục tiêu bạn nêu ra phải phù hợp với bản thân và có tính thực tế để tạo niềm tin với nhà tuyển dụng.

Kỹ năng chuyên môn

Khi làm việc bất kỳ ở đâu, bạn đều cần phải có kỹ năng thì mới có thể hoàn thành tốt công việc được giao. Kỹ năng làm việc của bạn là điều mà nhà tuyển dụng đặc biệt quan tâm khi lựa chọn ứng viên. Tùy vào vị trí ứng tuyển mà bạn sẽ lựa chọn những kỹ năng chuyên môn phù hợp. Dưới đây là một số kỹ năng cơ bản trong cách viết CV cá nhân mà các bạn nên có:

• Kỹ năng cứng: tin học văn phòng, sử dụng các phần mềm, ngoại ngữ
• Kỹ năng mềm: giao tiếp, làm việc độc lập - nhóm, xử lý vấn đề, lãnh đạo,...

Kinh nghiệm làm việc

Trong CV cá nhân bạn hãy liệt kê quá trình làm việc của mình bao gồm:

• Tên công ty
• Thời gian làm việc
• Vị trí, chức vụ công việc
• Nội dung công việc
• Thành tích đạt được (nếu có)

Lưu ý: Bạn nên viết quá trình làm việc liên quan đến vị trí ứng tuyển để thấy có sự phù hợp. Trong trường hợp, bạn là sinh viên mới ra trường chưa có kinh nghiệm làm việc thì hãy bổ sung thông tin về các hoạt động xã hội, hoạt động tình nguyên,... đã từng tham gia.

Thông qua các hoạt động này, nhà tuyển dụng có thể đánh giá về con người, tính cách của bạn và xem xét mức độ phù hợp với vị trí bạn ứng tuyển.

Các thông tin khác như sở thích, người tham khảo,...

Cuối cùng bạn có thể bổ sung thêm một số thông tin về sở thích của bản thân hay thông tin người tham khảo để CV cá nhân hoàn thiện và tạo được sự chú ý của nhà tuyển dụng

• Sở thích: bạn hãy liệt kê những sở thích cá nhân nổi bật, tiêu biểu liên quan và phù hợp đến vị trí ứng tuyển.
• Người tham khảo: bạn cung cấp họ tên, số điện thoại, địa chỉ email cá nhân của sếp cũ/ thầy cô giáo,... để nhà tuyển dụng liên hệ với mục đích xác nhận lại những thông tin mà bạn cung cấp.

3.4 Cách viết bìa hồ sơ xin việc

Để hoàn thiện cách viết hồ sơ xin việc thì cách viết bìa hồ sơ cũng cần được quan tâm để giúp ứng viên gây ấn tượng ban đầu đối với nhà tuyển dụng.

Bìa hồ sơ xin việc là túi bìa cứng đựng tất cả các giấy tờ thông tin của ứng viên gửi đến nhà tuyển dụng. Nhiều bạn chỉ chú trọng cách viết nội dung những giấy tờ bên trong hồ sơ mà không để ý cách viết bìa hồ sơ sao cho đúng chuẩn.

Các thông tin để trống trên bìa hồ sơ bạn cần điền đầy đủ, bao gồm:

• Tên hồ sơ: Bạn điền “Hồ sơ tìm việc làm/ Hồ sơ xin việc làm”
• Họ và tên đầy đủ của ứng viên
• Giới tính: Nam/Nữ
• Ngày, tháng, năm sinh: Ngày tháng năm sinh trên thẻ CMND/CCCD
• Địa chỉ nơi ở hiện nay: Bạn ghi địa chỉ nơi bạn đang sinh sống
• Điện thoại: Bạn ghi điện thoại đang sử dụng
• Hồ sơ gồm có: Bạn điền đầy đủ những tài liệu, giấy tờ bên trong hồ sơ xin việc mà bạn đã có để cung cấp thông tin cho nhà tuyển dụng

Bạn muốn tạo được ấn tượng tốt ngay ban đầu với nhà tuyển dụng thì bìa hồ sơ phải thể hiện được bạn là con người chỉn chu, cẩn thẩn.Vì vậy bạn cần chuẩn bị điền đầy đủ tất cả các thông tin thật gọn gàng, sạch sẽ trên bìa hồ sơ.

4. Vai trò của hồ sơ xin việc đối với người sử dụng lao động và người tìm việc

Đối với cả người sử dụng lao động và người tìm việc, hồ sơ xin việc đều có những ý nghĩa riêng. Cụ thể:

Đối với người sử dụng lao động

Nhờ có hồ sơ xin việc mà người sử dụng lao động sẽ biết rõ lý lịch, thông tin cá nhân, kinh nghiệm làm việc của ứng viên,.. Qua đó, người tuyển dụng sẽ có những thông tin khách quan để đánh giá năng lực ứng viên có phù hợp với vị trí tuyển dụng hay không? Ngoài ra họ cũng có căn cứ để so sánh với những ứng viên khác đang tuyển dụng cùng một vị trí công việc.

Đối với người tìm việc

Những thông tin bạn cung cấp trong hồ sơ xin việc là cơ hội để bạn thể hiện năng lực của bản thân với nhà tuyển dụng. Qua đó, bạn không chỉ cho nhà tuyển dụng thấy những giá trị bạn đang sở hữu mà còn thể hiện thái độ làm việc, mục tiêu nghề nghiệp.

5. Một số lưu ý khi viết hồ sơ xin việc

Dựa vào nhưng hướng dẫn chi tiết của chúng tôi ở trên, bạn đã biết cách viết hồ sơ xin việc như thế nào rồi đúng không? Bên cạnh đó, chúng tôi cũng muốn chia sẻ thêm với bạn một số lưu ý dưới đây khi viết hồ sơ xin việc để giúp bạn có được một bộ hồ sơ hoàn thiện nhất.

• Trung thực: Tất cả thông tin bạn cung cấp cho nhà tuyển dụng phải được ghi đầy đủ, chính xác, tránh nói không đúng về thông tin của bản thân
• Ngữ pháp, chính tả: Kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã viết để tránh các lỗi sai về chính tả và ngữ pháp.
• Sử dụng một loại bút, một loại mực: Bạn nên dùng loại mực màu xanh, không trang trí thêm gì khi viết hồ sơ.
• Không trình bày dài dòng, quá nhiều thông tin: Bạn hãy chọn lọc thông tin phù hợp với vị trí ứng tuyển, viết súc tích, ngắn gọn.
• Đối với hồ sơ đánh máy: Sử dụng phông chữ chuẩn (Arial, Times New Roman), căn chỉnh chuẩn đơn giản, không trang trí màu mè (trừ CV cá nhân).
• Nên chuẩn bị 2-3 bộ hồ sơ có công chứng để tránh mất công, mất thời gian.

Trên đây chúng tôi đã hướng dẫn chi tiết cách viết hồ sơ xin việc cũng như chia sẻ thêm cho bạn một số lưu ý khi viết hồ sơ xin việc để bạn có được một bộ hồ sơ hoàn thiện nhất trước khi được gửi đến nhà tuyển dụng. Chúc bạn sẽ sớm tìm được một công việc mới phù hợp với bản thân!