Phân biệt cấp bản sao từ sổ gốc và chứng thực bản sao từ bản chính

Tiêu chí

Cấp bản sao từ sổ gốc

Chứng thực bản sao từ bản chính

Định nghĩa

“Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao.

Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

(khoản 1 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP)

“Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính

(khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP)

Giá trị pháp lý

Có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác (theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP)

Được sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác (theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP)

Bản chất

Căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao

Mà sổ gốc là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp (khoản 7 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP)

Căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao. Bản chính bao gồm:

- Giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại;

- Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

(khoản 5 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP)

Chủ thể có quyền yêu cầu

Theo Điều 16 Nghị định 23, chỉ có 3 nhóm cá nhân, tổ chức sau có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc:

1- Cá nhân, tổ chức được cấp bản chính;

2- Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính.

3- Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết.

Không giới hạn chủ thể có quyền yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính nhưng phải đảm bảo điều kiện:

- Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực (khoản 1 Điều 20 Nghị định 23);

- Phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của giấy tờ, văn bản mà mình yêu cầu chứng thực hoặc xuất trình khi làm thủ tục chứng thực (khoản 1 Điều 19 Nghị định 23).

Thẩm quyền thực hiện

Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc

- UBND xã, phường, thị trấn;

- Công chứng viên;

- Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;

- Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

Trình tự, thủ tục thực hiện

Bước 1: Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra.

Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc là:

- Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính;

- Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết.

-> xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính

Lưu ý: Nếu gửi yêu cầu qua bưu điện thì phải gửi kèm bản sao có chứng thực giấy tờ quy định, 01 phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan, tổ chức cấp bản sao

Bước 2: Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu

Trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.

Bước 1: Người yêu cầu chứng thực xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.

- Trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.

- Nếu người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.

Bước 2: Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao

Thời hạn thực hiện

Ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ.

Trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được gửi qua bưu điện thì phải thực hiện ngay sau khi cơ quan, tổ chức nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến.

(khoản 4 Điều 17 Nghị định 23)

Ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ (Điều 7 Nghị định 23).

Trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao:

- Từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản;

- Bản chính có nhiều trang; - Yêu cầu số lượng nhiều bản sao;

- Nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu.

Thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 2 ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.

(Điều 21 Nghị định 23/2015/NĐ-CP)