Chứng thực là gì? Giá trị pháp lý của văn bản chứng thực

1. Chứng thực là gì?

1.1 Chứng thực là gì?

Chứng thực là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận tính chính xác, hợp pháp của các giấy tờ, văn bản, chữ ký của các nhân, thông tin cá nhân để bảo vệ quyền và lợi ích của các cá nhân, tổ chức có liên quan trong quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính.

Dưới góc độ ngôn ngữ, theo Từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ, Nxb Đà Nẵng năm 1997, chứng thực được định nghĩa chứng thực như sau:

Nhận cho để làm bằng chứng là đúng sự thật. Chứng thực lời khai. Xác nhận là đúng. Thực tiễn đã chứng thực điều đó.

Cần lưu ý rằng hiện nay, chưa có bất cứ văn bản pháp luật nào quy định rõ ràng, bao quát khái niệm chứng thực là gì mà chỉ có khái niệm chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng.

Như vậy, tùy từng văn bản chứng thực sẽ có giá trị pháp lý khác nhau. Cụ thể:

- Bản sao được cấp từ sổ gốc và bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giấy tờ.

- Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó và là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký giấy tờ, văn bản.

- Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

1.2 Chứng thực tiếng Anh là gì?

Chứng thực trong tiếng Anh có nghĩa là Authentication.

2. Chứng thực gồm những loại hình nào?

Căn cứ nội dung chứng thực theo Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, có thể chia chứng thực thành 04 loại: Cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực sao y bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng và giao dịch. Trong đó, với từng loại hình khác nhau sẽ có quy định khác nhau:

2.1 Cấp bản sao từ sổ gốc

Đây là thủ tục mà tổ chức, cơ quan đang quản lý sổ gốc (sổ do cơ quan có thẩm quyền lập ra khi cấp bản chính trong đó có đầy đủ, chính xác nội dung như bản chính đã cấp), căn cứ vào sổ gốc này để cấp bản sao. Nội dung của bản sao từ sổ gốc và sổ gốc đầy đủ, chính xác như nhau.

Do đó, khi cơ quan, tổ chức được nhận bản sao từ sổ gốc thì không được yêu cầu xuất trình bản chính trừ trường hợp có căn xác định bản sao này là giả mạo hoặc bất hợp pháp. Nếu có căn cứ nêu trên, cơ quan, tổ chức có thể yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc xác minh.

2.2 Chứng thực sao y bản chính

Đây có lẽ là thủ tục phổ biến nhất mà người dân thường gặp khi đề cập đến chứng thực là gì. Theo đó, chứng thực bản sao từ bản chính không giống cấp bản sao từ sổ gốc mà nó là hình thức căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

Như vậy, có thể thấy, bản sao từ sổ gốc là căn cứ vào sổ gốc còn đây chứng thực bản sao từ bản chính là việc căn cứ vào bản chính. Trong đó, bản sao có thể là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy, bản photo.

Thực tế, về hình thức, bản sao từ sổ gốc vẫn là bản có dấu đỏ. Tuy nhiên, bản chứng thực từ bản chính là bản photo lại nên không có dấu đỏ mà chỉ có dấu chứng thực của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

2.3 Chứng thực chữ ký

Chứng thực chữ ký là thủ tục mà cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng kiến người yêu cầu trực tiếp ký vào văn bản, hợp đồng. Và cơ quan này, chứng nhận chữ ký trong hợp đồng, giấy tờ là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.

Lưu ý, người yêu cầu chứng thực chữ ký phải tự chịu trách nhiệm về nội dung giấy tờ, văn bản mà mình ký khi yêu cầu chứng thực chữ ký. Đặc biệt, với những giấy tờ, văn bản có nội dung dưới đây thì không được yêu cầu chứng thực:

- Nội dung yêu cầu chứng thực trái pháp luật, đạo đức xã hội; có nội dung tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam hoặc xuyên tạc lịch sử dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.

- Giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực có nội dung là hợp đồng, giao dịch hoặc trường hợp khác do pháp luật quy định.

2.4 Chứng thực hợp đồng, giao dịch

Bên cạnh công chứng thì hợp đồng, giao dịch cũng được thực hiện chứng thực. Trong đó, người thực hiện chứng thực phải chịu trách nhiệm về các nội dung sau đây:

• Thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch.
• Năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký/điểm chỉ của các bên trong hợp đồng, giao dịch.

Với các hợp đồng, giao dịch có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội, người thực hiện chứng thực có quyền từ chối.

3. Có thực hiện chứng thực điện tử được không?

Hiện nay, theo hướng dẫn tại Nghị định 45/2020/NĐ-CP, người yêu cầu chứng thực đã có thể thực hiện thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính.

Theo đó, người dân có thể đặt lịch trước thông qua trang web dichvucong.gov.vn để nhận lịch hẹn trước. Đến đúng thời gian đã hẹn trước tại giấy hẹn được gửi cho người yêu cầu chứng thực tại địa chỉ Email, tin nhắn điện thoại… người này có thể đến trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền để chứng thực.

Việc thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính đã phần nào giảm thời gian chờ đợi của người dân, khiến dịch vụ chứng thực trở nên nhanh chóng hơn.

Muốn biết cách đặt lịch hẹn trước thế nào, độc giả nên xem chi tiết hướng dẫn chứng thực bản sao điện tử từ bản chính

4. Thủ tục chứng thực thực hiện thế nào?

Thông thường, khi nói đến chứng thực, nhiều người chỉ nghĩ ngay đến chứng thực bản sao từ bản chính mà không đề cập đến các hình thức chứng thực còn lại như chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Bởi chứng thực bản sao từ bản chính là thủ tục cơ bản được dùng để phân biệt với công chứng (công chứng hợp đồng, giao dịch). Trong khi đó, những yêu cầu chứng thực chữ ký thường không phổ biến như chứng thực bản sao từ bản chính.

Bài viết này sẽ thể hiện thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính.

4.1 Chứng thực cần chuẩn bị hồ sơ gì?

Giấy tờ cần chuẩn bị duy nhất cho thủ tục này chính là bản chính của giấy tờ, văn bản - thứ làm cơ sở để cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính.

4.2 Chứng thực giấy tờ ở đâu?

Thẩm quyền chứng thực giấy tờ được quy định chi tiết tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, gồm:

• Phòng Tư pháp cấp huyện
• Uỷ ban nhân dân cấp xã
• Cơ quan đại diện ngoại giao và các cơ quan có chức năng tương tự
• Văn phòng công chứng và phòng công chứng (gọi tắt là tổ chức hành nghề công chứng).

4.3 Chứng thực mất nhiều thời gian không?

Việc chứng thực giấy tờ hầu như không hề mất thời gian. Chỉ cần người yêu cầu công chứng xuất trình đầy đủ bản chính cần chứng thực, người thực hiện của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực sẽ giải quyết ngay trong ngày làm việc sau khi nhận đủ giấy tờ.

Nếu yêu cầu được tiếp nhận sau 15 giờ của ngày hôm đó thì kết quả sẽ được trả vào làm ngày việc tiếp theo. Tuy nhiên, thông thường, việc chứng thực chỉ mất thời gian nhiều nhất là 10 phút cho một giấy tờ, tài liệu bởi chỉ cần thực hiện các thủ tục sau:

- Người có chức năng chứng thực photo bản chính mà người yêu cầu công chứng xuất trình.

- Người thực hiện chứng thực kiểm tra, đối chiếu, xem xét bản chính và bản photo của giấy tờ để xác định bản photo có nội dung, hình thức giống với bản chính.

- Người thực hiện chứng thực ký tên, đóng dấu vào bản photo, ghi số chứng thực và viết vào sổ chứng thực.

- Sau khi hoàn thành tất cả những bước trên, người yêu cầu nộp phí chứng thực và nhận bản chính cũng như bản sao của giấy tờ, chứng thực vừa được chứng thực.

4.4 Phí chứng thực là bao nhiêu?

Phí chứng thực được nêu tại Điều 4 Thông tư 226/2016/TT-BTC. Theo đó, tuỳ vào từng hình thức chứng thực để áp dụng mức phí khác nhau, cụ thể:

- Chứng thực bản sao từ bản chính: 2.000 đồng/trang, từ trang thứ ba trở đi tính 1.000 đồng/trang, tối đa không quá 200.000 đồng/bản.

- Chứng thực chữ ký: 10.000 đồng/trường hợp.

- Chứng thực hợp đồng, giao dịch: 50.000 đồng/hợp đồng, giao dịch. Tuy nhiên, nếu sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch thì phí chứng thực là 30.000 đồng/trường hợp, giao dịch. Nếu hợp đồng có sai sót thì phí sửa lỗi sai sót là 25.000 đồng/hợp đồng, giao dịch.

4.5 Mẫu lời chứng chứng thực mới nhất

Mẫu lời chứng chứng thực được ban hành tại phụ lục của Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Gồm:

Lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính

Chứng thực bản sao đúng với bản chính

Số chứng thực ………. quyển số ………..- SCT/BS

Ngày …….. tháng ……. năm …….

Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu

Mẫu chứng thực chữ ký theo Nghị định 23

Ngày.. tháng …. năm ….(Bằng chữ …………)Tại ………, giờ ….. phút. Tôi………, là ………

Chứng thực

Ông/bà …………… Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu số…….., cam đoan đã hiểu, tự chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản và đã ký vào giấy tờ, văn bản này trước mặt tôi.

Số chứng thực …… quyển số ……- SCT/CK, CĐ

Ngày ………… tháng ………. năm ………….

Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu

Mẫu lời chứng hợp đồng, giao dịch

Ngày … tháng … năm … (Bằng chữ ……) Tại ………… .Tôi …….., là ……………

Chứng thực

- Hợp đồng ……………… được giao kết giữa:

Bên A: Ông/bà: ……………………………………………………….

Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu số…………………..

Bên B: Ông/bà: ………………………………………………….……

Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu số…………………..

- Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch đã cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của hợp đồng, giao dịch.

- Tại thời điểm chứng thực, các bên tham gia hợp đồng, giao dịch minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình; tự nguyện thỏa thuận giao kết hợp đồng và đã ký/điểm chỉ vào hợp đồng, giao dịch này trước mặt tôi.

Hợp đồng này được lập thành … bản chính (mỗi bản chính gồm ….tờ, ...trang), cấp cho:

+ …………………. bản chính;

+ …………………. bản chính;

Lưu tại Phòng Tư pháp /UBND xã, phường, thị trấn 01 (một) bản chính.

Số chứng thực …………. quyển số ………..- SCT/HĐ,GD

Ngày ………… tháng ………. năm ………….

Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu

5. Chứng thực khác công chứng như thế nào?

6. Câu hỏi thường gặp

6.1 Chứng thực có thời hạn bao lâu?

Pháp luật hiện nay không quy định về thời hạn của chứng thực mà chỉ quy định giá trị sử dụng của bản chứng thực là được sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Do đó, khi bản chính đã có sự thay đổi về nội dung thì bản chứng thực trước đó cũng không còn giá trị sử dụng thay cho bản chính. Do đó, trong trường hợp này, có thể coi bản chứng thực không còn giá trị sử dụng.

Có thể thấy, thời hạn sử dụng của bản chứng thực căn cứ vào thời hạn của bản chính. Ví dụ Chứng minh nhân dân có thời hạn 15 năm thì bản chứng thực chứng minh nhân dân cũng sẽ có thời hạn 15 năm trừ trường hợp người yêu cầu công chứng đã thay đổi thông tin trên Chứng minh nhân dân.

6.2 Trường hợp nào không được chứng thực?

Căn cứ Điều 22, Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, không được chứng thực trong các trường hợp sau đây:

Không được chứng thực bản sao từ bản chính

1. Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.

2. Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.

3. Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.

4. Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.

5. Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị định này.

6. Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Không được chứng thực chữ ký

1. Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.

2. Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.

3. Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định này.

4. Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp quy định tại Điểm d Khoản 4 Điều 24 của Nghị định này hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác.

Trong đó, điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định 23 là:

d) Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.

Trên đây là giải đáp chi tiết về chứng thực là gì? Nếu còn thắc mắc, độc giả vui lòng liên hệ 19006192 để được hỗ trợ, giải đáp.