Quy định về lập hồ sơ mời thầu từ 04/8/2025 theo Nghị định 214

Hồ sơ mời thầu là tài liệu quan trọng để bước đầu tạo nên thành công cho một cuộc đấu thầu, do đó việc nắm rõ quy định lập hồ sơ mời thầu là điều nhà thầu cần quan tâm.

Việc lập hồ sơ mời nhà thầu được Chính phủ quy định chi tiết tại Điều 63 Nghị định 214/2025/NĐ-CP. Theo đó, từ 04/8/2025 nhà thầu cần tuân thủ những quy định về căn cứ lập hồ sơ mời thầu, nội dung hồ sơ, chất lượng hồ sơ,... Cụ thể quy định sẽ được LuatVietnam đưa thông tin trong bài viết dưới đây.

1. Căn cứ lập hồ sơ mời thầu 

Khoản 1 Điều 63 Nghị định 214/2025/NĐ-CP quy định, nhà thầu khi thực hiện lập hồ sơ mời thầu cần căn cứ theo:

- Kế hoạch tổng thể lựa chọn nhà thầu được duyệt (nếu có);

- Kế hoạch lựa chọn nhà thầu được duyệt. Sau khi kế hoạch lựa chọn nhà thầu được duyệt hoặc trong quá trình lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu cần được thực hiện lập dự thảo hồ sơ mời thầu nhưng cần bảo đảm phê dự thảo được phê duyệt sau khi kế hoạch lựa chọn nhà thầu được phê duyệt;

-  Phạm vi, yêu cầu công việc; yêu cầu về kinh nghiệm và nhân sự của tư vấn và các yêu cầu cần thiết khác (nếu có);

- Các quy định của pháp luật về đấu thầu và các quy định của pháp luật liên quan; điều ước quốc tế, thỏa thuận vay (nếu có) đối với các dự án sử dụng vốn hỗ trợ phát triển chính thức, vốn vay ưu đãi;

- Các quy định của pháp luật về thuế, phí, ưu đãi trong lựa chọn nhà thầu;

- Các căn cứ liên quan khác (nếu có).

2. Quy định lập hồ sơ mời thầu từ ngày 04/8/2025

Hồ sơ mời thầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho hình thức đấu thầu rộng rãi và hạn chế, chào hàng cạnh tranh, bao gồm các yêu cầu cho một dự án, gói thầu, dự án đầu tư kinh doanh làm căn cứ để nhà thầu, nhà đầu tư chuẩn bị hồ sơ dự thầu để chủ đầu tư, bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ mời thầu.

Khoản 2 Điều 63 Nghị định 214/2025/NĐ-CP quy định hồ sơ mời thầu phải bao gồm đầy đủ các nội dung cần thiết để nhà thầu lập hồ sơ dự thầu và không được nêu điều kiện dẫn đến hạn chế sự tham gia của nhà thầu hoặc nhằm tạo lợi thế cho một hoặc một số nhà thầu gây ra sự cạnh tranh không bình đẳng theo quy định Luật Đấu thầu 2023, sửa đổi bổ sung 2025.

Bên cạnh đó, để đánh giá hồ sơ mời thầu có hợp lệ không sẽ dựa trên các tiêu chuẩn:

- Tiêu chuẩn đánh giá về đánh giá kỹ thuật;

- Xác định giá thấp nhất (đối với trường hợp áp dụng phương pháp giá thấp nhất);

- Tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp (đối với trường hợp áp dụng phương pháp kết hợp giữa kỹ thuật và giá).

Theo đó, sau khi nắm rõ căn cứ lập hồ sơ, tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ và các nội dung liên quan thì hồ sơ được coi là hợp lệ:

2.1. Đối với hồ sơ đề xuất về kỹ thuật

- Có bản gốc hồ sơ đề xuất về kỹ thuật;

- Có đơn dự thầu thuộc hồ sơ đề xuất về kỹ thuật được đại diện hợp pháp của nhà thầu ký tên, đóng dấu (nếu có) theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu; thời gian ký đơn dự thầu phải sau thời điểm phát hành hồ sơ mời thầu; không kèm theo điều kiện gây bất lợi cho chủ đầu tư.

Đối với nhà thầu liên danh, đơn dự thầu phải do đại diện hợp pháp của từng thành viên liên danh ký tên, đóng dấu (nếu có) hoặc thành viên được phân công thay mặt liên danh ký đơn dự thầu theo phân công trách nhiệm trong thỏa thuận liên danh;

- Đã thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế và nộp thuế;

- Hiệu lực của hồ sơ đề xuất về kỹ thuật đáp ứng yêu cầu theo quy định trong hồ sơ mời thầu;

- Không có tên trong hai hoặc nhiều hồ sơ đề xuất về kỹ thuật với tư cách là nhà thầu độc lập hoặc thành viên trong liên danh;

- Có thỏa thuận liên danh (trong trường hợp liên danh) được đại diện hợp pháp của từng thành viên liên danh ký tên, đóng dấu (nếu có); trong thỏa thuận liên danh phải nêu rõ nội dung công việc cụ thể và ước tính giá trị tương ứng mà từng thành viên trong liên danh sẽ thực hiện.

Việc phân chia công việc trong liên danh phải căn cứ các hạng mục công việc nêu trong điều khoản tham chiếu, đề xuất kỹ thuật, không được phân chia các công việc không thuộc các hạng mục này;

- Nhà thầu bảo đảm tư cách hợp lệ theo quy định tại Điều 5 của Luật Đấu thầu.

Đối với đấu thầu quốc tế, trường hợp không đủ điều kiện xác định nhà thầu trong nước không thể tham gia công việc của gói thầu, chủ đầu tư có thể thực hiện bước khảo sát sự quan tâm của nhà thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia bằng việc đăng tải thông báo đề nghị nhà thầu trong nước tham gia (kèm theo hồ sơ mời thầu trong thời gian tối thiểu 05 ngày làm việc).

Nếu hết thời hạn đăng ký mà không có nhà thầu trong nước nào đăng ký: Nhà thầu nước ngoài không phải liên danh hoặc sử dụng nhà thầu phụ là nhà thầu trong nước thì hồ sơ mời thầu không quy định nhà thầu nước ngoài phải liên danh với nhà thầu trong nước hoặc sử dụng nhà thầu phụ trong nước.

- Trong thời hạn 03 năm trước thời điểm đóng thầu, nhà thầu không có nhân sự (ký kết hợp đồng lao động với nhà thầu tại thời điểm nhân sự thực hiện hành vi vi phạm) bị Tòa án kết án có hành vi vi phạm quy định về đấu thầu gây hậu quả nghiêm trọng theo quy định pháp luật về hình sự nhằm mục đích cho nhà thầu đó trúng thầu.

Căn cứ: Điểm a khoản 3 Điều 63 Nghị định 214/2025/NĐ-CP.

2.2. Đối với hồ sơ đề xuất về tài chính

- Có bản gốc hồ sơ đề xuất về tài chính;

- Có đơn dự thầu thuộc hồ sơ đề xuất về tài chính được đại diện hợp pháp của nhà thầu ký tên, đóng dấu (nếu có) theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu; thời gian ký đơn dự thầu phải sau thời điểm phát hành hồ sơ mời thầu; không đề xuất các giá dự thầu khác nhau hoặc có kèm theo điều kiện gây bất lợi cho chủ đầu tư.

Đối với nhà thầu liên danh, đơn dự thầu phải do đại diện hợp pháp của từng thành viên liên danh ký tên, đóng dấu (nếu có) hoặc thành viên được phân công thay mặt liên danh ký đơn dự thầu theo phân công trách nhiệm trong thỏa thuận liên danh.

- Hiệu lực của hồ sơ đề xuất về tài chính đáp ứng yêu cầu theo quy định trong hồ sơ mời thầu.

Căn cứ: Điểm b khoản 3 Điều 63 Nghị định 214/2025/NĐ-CP.

3. 3 phương pháp đánh giá tổng hợp hồ sơ mời thầu

Căn cứ quy mô, tính chất gói thầu, hồ sơ mời thầu được đánh giá theo phương pháp và tiêu chuẩn nhất định. Cụ thể, nhà thầu sẽ đánh giá theo một trong các phương pháp sau đây:

(1) Phương pháp giá thấp nhất: Dùng để xác định giá thấp nhất của hồ sơ dự thầu và gói thầu mua sắm hàng hóa.

Trong đó bao gồm: Xác định giá dự thầu; sửa lỗi; hiệu chỉnh sai lệch; trừ giá trị giảm giá (nếu có); xác định giá trị ưu đãi (nếu có); chuyển đổi giá dự thầu sang một loại đồng tiền chung (nếu có); so sánh giữa các hồ sơ dự thầu để xác định giá thấp nhất.

(2) Phương pháp kết hợp giữa kỹ thuật và giá: Dùng để đánh giá tiêu chuẩn một cách tổng hợp của hồ sơ thầu cũng như giá dự thầu… Cụ thể, điểm tổng hợp được xác định theo công thức sau đây:

Trong đó:      

Điểm kỹ thuật đang xét: là số điểm được xác định tại bước đánh giá về kỹ thuật;

Điểm giá đang xét: là số điểm được xác định tại bước đánh giá về giá;

K: tỷ trọng điểm về kỹ thuật quy định trong thang điểm tổng hợp, chiếm tỷ lệ từ 70% đến 80%;

G: tỷ trọng điểm về giá quy định trong thang điểm tổng hợp, chiếm tỷ lệ từ 20% đến 30%;

K + G = 100%.

Mà: 

Trong đó:  

Điểm giá đang xét: Điểm giá của hồ sơ đề xuất về tài chính đang xét;

G thấp nhất: Giá dự thầu sau sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch, trừ đi giá trị giảm giá (nếu có) thấp nhất trong số các nhà thầu được đánh giá chi tiết về tài chính;

G đang xét: Giá dự thầu sau sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch, trừ đi giá trị giảm giá (nếu có) của hồ sơ đề xuất về tài chính đang xét.

(3) Phương pháp dựa trên kỹ thuật: Dùng để đánh giá về tiêu chuẩn kỹ thuật, việc này thực hiện theo quy định của mỗi hồ sơ mời thầu.

Bên cạnh đó, từ ngày 04/8/2025, thời gian kiểm tra hoạt động đấu thầu đã được kéo dài lên đến 15 ngày (dài hơn so với quy định trước đây 8 ngày).

Trong thời hạn tối đa 45 ngày kể từ ngày kết thúc kiểm tra trực tiếp, đoàn kiểm tra phải có báo cáo kiểm tra. Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền kiểm tra phê duyệt kết luận kiểm tra trong thời hạn tối đa 20 ngày kể từ ngày đoàn kiểm tra trình dự thảo kết luận kiểm tra;

Trên đây là một số quy định về lập hồ sơ mời thầu mới nhất do LuatVietnam tổng hợp.