Hướng dẫn chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế

Bắt buộc gửi dữ liệu hóa đơn điện tử khi sử dụng

Theo khoản 1 Điều 16 Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 119 về hóa đơn điện tử thì người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có trách nhiệm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đã lập đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (chuyển trực tiếp hoặc gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử).

Phương thức và thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử

* Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử

Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử (theo Phụ lục 2 trong đó ghi rõ kỳ dữ liệu theo tháng hoặc theo quý, chuyển lần đầu hoặc chuyển bổ sung) cùng thời hạn nộp hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng áp dụng đối với các trường hợp sau:

- Cung cấp dịch vụ thuộc lĩnh vực: Bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không.

- Bán hàng hóa là điện, nước sạch nếu có thông tin về mã khách hàng hoặc mã số thuế của khách hàng.

- Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đến người tiêu dùng là cá nhân mà trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ người mua.

- Riêng đối với trường hợp bán xăng dầu đến người tiêu dùng là cá nhân không kinh doanh thì người bán tổng hợp dữ liệu tất cả các hóa đơn bán hàng cho người tiêu dùng là cá nhân không kinh doanh trong ngày theo từng mặt hàng để thể hiện trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử.

Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế (Ảnh minh họa)

* Thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử

- Người bán lập Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát sinh trong tháng/quý (tính từ ngày đầu của tháng, quý đến ngày cuối cùng của tháng, quý) theo Phụ lục số 2 để gửi cơ quan thuế cùng với thời gian gửi Tờ khai thuế giá trị gia tăng, cụ thể:

+ Chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế nếu nộp hồ sơ khai thuế tháng;

+ Chậm nhất là ngày thứ 30 của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế nếu nộp hồ sơ khai thuế quý.

- Trường hợp phát sinh số lượng hóa đơn lớn thì người bán lập nhiều bảng tổng hợp dữ liệu, trên mỗi bảng thể hiện số thứ tự của bảng tổng hợp trong kỳ tổng hợp dữ liệu.

Sau thời hạn chuyển dữ liệu hóa đơn điện đến cơ quan thuế, người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung trong trường hợp gửi thiếu dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.

- Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn đã gửi cơ quan thuế có sai sót thì người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp.

Lưu ý:

- Phương thức chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn áp dụng đối với trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không thuộc quy định tại điểm a khoản này (như cung cấp dịch vụ thuộc lĩnh vực: Bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không; bán hàng hóa là điện, nước sạch nếu có thông tin về mã khách hàng hoặc mã số thuế của khách hàng; bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đến người tiêu dùng là cá nhân mà trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ người mua; bán xăng dầu đến người tiêu dùng là cá nhân không kinh doanh.

- Người bán sau khi lập đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi hóa đơn cho người mua và đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế.

Hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử

Người bán thực hiện chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế theo định dạng dữ liệu và hướng dẫn của Tổng cục Thuế bằng hình thức gửi trực tiếp (đối với trường hợp đáp ứng yêu cầu về chuẩn kết nối dữ liệu) hoặc gửi thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

* Hình thức gửi trực tiếp

- Tổng cục Thuế lựa chọn các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn số lượng lớn, có hệ thống công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu về định dạng chuẩn dữ liệu và đáp ứng yêu cầu khác như kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, sử dụng dịch vụ Web Service hoặc Message Queue có mã hóa làm phương thức để kết nối, sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu, có nhu cầu chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế để thông báo về việc kết nối kỹ thuật để chuyển dữ liệu hóa đơn.

- Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh có tổ chức mô hình Công ty mẹ - con, có xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu hóa đơn tập trung tại Công ty mẹ và có nhu cầu Công ty mẹ chuyển toàn bộ dữ liệu hóa đơn điện tử bao gồm cả dữ liệu của các công ty con đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế thì gửi kèm theo danh sách công ty con đến Tổng cục Thuế để thực hiện kết nối kỹ thuật.

* Gửi thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

- Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế khác không thuộc trường hợp gửi trực tiếp thực hiện ký hợp đồng với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử làm dịch vụ chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.

- Căn cứ hợp đồng được ký kết, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế có trách nhiệm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để tổ chức này gửi tiếp đến cơ quan thuế.

Lưu ý:

- Trường hợp Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gặp lỗi kỹ thuật chưa tiếp nhận được dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã, Tổng cục Thuế có trách nhiệm thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Trong thời gian này tổ chức, doanh nghiệp thuộc diện gửi trực tiếp và tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử tạm thời chưa chuyển dữ liệu hóa đơn không có mã đến cơ quan thuế.

- Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày Tổng cục Thuế có thông báo Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoạt động trở lại bình thường, tổ chức, doanh nghiệp thuộc diện gửi trực tiếp và tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế. Việc gửi dữ liệu hóa đơn điện tử sau khi có thông báo Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gặp lỗi kỹ thuật không được xác định là hành vi chậm gửi dữ liệu hóa đơn điện tử.

- Người bán chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác của hóa đơn điện tử đã lập gửi cơ quan thuế, gửi tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Trên đây là quy định về chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế khi sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử cần nắm rõ quy định này để thực hiện cho đúng nội dung, thời gian chuyển dữ liệu và tránh khỏi những vi phạm về hóa đơn khi kinh doanh.

>> 7 điểm đáng chú ý nhất của Thông tư 68 về hóa đơn điện tử.

Khắc Niệm