Thủ tục pháp lý doanh nghiệpTừ ngày 01/11/2020, tất cả các doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh phải đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC. Chính vì vậy, việc chuyển dữ liệu tới cơ quan thuế chính xác, đúng thời hạn có ý nghĩa vô cùng quan trọng.
Căn cứ pháp lý: Thông tư 68/2019/TT-BTC.
Khoản 1 Điều 16 Thông tư này quy định: Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đã lập đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (chuyển trực tiếp hoặc gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử).
Theo đó, phương thức chuyển, thời điểm chuyển cũng như hình thức gửi được thực hiện như sau:
Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử
Phương thức chuyển dữ liệu theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử (Phụ lục 2 kèm theo Thông tư) cùng thời hạn nộp hồ sơ khai thuế GTGT áp dụng với các trường hợp:
- Cung cấp dịch vụ thuộc lĩnh vực bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không.
- Bán hàng hóa là điện, nước sạch nếu có thông tin về mã khách hàng hoặc mã số thuế của khách hàng.
- Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đến người tiêu dùng là cá nhân mà trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ người mua.
- Bán hàng hóa là xăng dầu mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì tổng hợp dữ liệu tất cả các hóa đơn bán hàng trong ngày theo từng mặt hàng để thể hiện trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử.
Hướng dẫn chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế
Thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử
Người bán lập Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử phát sinh trong tháng/quý (tính từ ngày đầu của tháng/quý đến ngày cuối cùng của tháng/quý) gửi cơ quan thuế cùng với thời gian gửi Tờ khai thuế giá trị gia tăng (chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo nếu nộp hồ sơ khai thuế theo tháng; chậm nhất là ngày 30 của quý tiếp theo nếu nộp hồ sơ khai thuế theo quý).
Trường hợp phát sinh số lượng hóa đơn lớn thì người bán lập nhiều bảng tổng hợp dữ liệu, trên mỗi bảng thể hiện số thứ tự của bảng tổng hợp trong kỳ.
Sau thời hạn chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế, trường hợp gửi thiếu, người bán vẫn phải gửi bảng tổng hợp dữ liệu bổ sung.
Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn đã gửi cơ quan thuế có sai sót thì người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp.
Lưu ý: Phương thức chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn không áp dụng với các trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nêu trên. Người bán sau khi lập đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi hóa đơn cho người mua sẽ đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế.
Hình thức gửi dữ liệu tới cơ quan thuế
Có 02 hình thức gửi dữ liệu tới cơ quan thuế mà người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được thực hiện, cụ thể:
Hình thức gửi trực tiếp
Với phương thức này, Tổng cục Thuế sẽ lựa chọn các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn số lượng lớn, có hệ thống công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu về định dạng chuẩn dữ liệu và có nhu cầu chuyển dữ liệu theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế.
Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh có mô hình công ty mẹ - công ty con, có xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu hóa đơn tập trung tại công ty mẹ và có nhu cầu công ty mẹ chuyển toàn bộ dữ liệu hóa đơn, bao gồm cả dữ liệu của các công ty con đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế thì gửi kèm theo danh sách công ty con đến Tổng cục Thuế để thực hiện kết nối kỹ thuật.
Hình thức gửi thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế không thuộc trường hợp nêu trên ký hợp đồng với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế. Căn cứ hợp đồng được ký kết, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho tổ chức cung cấp dịch vụ để tổ chức này gửi tiếp đến cơ quan thuế.
Trường hợp Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gặp lỗi kỹ thuật chưa tiếp nhận được dữ liệu, Tổng cục Thuế sẽ có thông báo trên Cổng thông tin điện tử. Trong thời gian này, doanh nghiệp và tổ chức cung cấp dịch vụ tạm thời chưa chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế.
Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày Tổng cục Thuế có thông báo Cổng thông tin điện tử hoạt động bình thường trở lại, doanh nghiệp và tổ chức chuyển dữ liệu hoá đơn đến cơ quan thuế. Việc gửi dữ liệu trong trường hợp này không được xác định là hành vi chậm gửi.
Xem thêm:
8 tiêu chí xác định doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế
Hướng dẫn ghi các nội dung trên hóa đơn điện tử theo Thông tư 68
