Xuất bản đặc san phải đáp ứng những điều kiện gì? Hồ sơ, thủ tục như thế nào?

1. Xuất bản đặc san phải đáp ứng những điều kiện gì?

Theo Điều 16 Thông tư 20/2026/TT-BVHTTDL, điều kiện cấp giấy phép xuất bản đặc san gồm có hai nhóm: điều kiện đối với người chịu trách nhiệm xuất bản và điều kiện về hình thức đặc san.

1.1. Điều kiện đối với người chịu trách nhiệm xuất bản đặc san

 Người chịu trách nhiệm xuất bản đặc san phải đáp ứng ít nhất một trong ba điều kiện sau:

• Có trình độ đại học trở lên chuyên ngành báo chí;
• Có tối thiểu 01 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực báo chí;
• Có tối thiểu 01 năm tham gia xuất bản các sản phẩm thông tin có tính chất báo chí.

(Căn cứ khoản 1 Điều 16 Thông tư 20/2026/TT-BVHTTDL)

Như vậy, quy định không bắt buộc người chịu trách nhiệm xuất bản đặc san phải tốt nghiệp đại học chuyên ngành báo chí nếu đã đáp ứng một trong hai điều kiện về kinh nghiệm nêu trên.

1.2. Điều kiện về hình thức trình bày đặc san

Bên cạnh yêu cầu về người chịu trách nhiệm xuất bản, khoản 2 Điều 16 Thông tư 20/2026/TT-BVHTTDL quy định cụ thể những thông tin phải thể hiện trên bìa đặc san.

Đối với bìa một của đặc san, phần trên phải đề chữ “ĐẶC SAN”. Tên đặc san được đặt sau hoặc dưới chữ “ĐẶC SAN”; tên cơ quan, tổ chức xuất bản và ngày, tháng, năm xuất bản phải được ghi dưới tên đặc san.

Đối với trang bìa hai hoặc phần cuối của trang bìa cuối, đặc san phải ghi rõ các thông tin gồm:

• Số, ngày, tháng, năm của giấy phép xuất bản đặc san;
• Nơi in;
• Người chịu trách nhiệm xuất bản đặc san.

Đây là những yêu cầu bắt buộc về hình thức trình bày khi đề nghị cấp giấy phép xuất bản đặc san. Cơ quan, tổ chức cần bảo đảm mẫu trình bày tên gọi đặc san phù hợp với các quy định này.

2. Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép xuất bản đặc san gồm những gì?

Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép xuất bản đặc san được quy định tại khoản 1 Điều 17 Thông tư 20/2026/TT-BVHTTDL.

Theo đó, cơ quan, tổ chức có nhu cầu xuất bản đặc san phải chuẩn bị 01 bộ hồ sơ, gồm hai thành phần:

Thứ nhất, tờ khai đề nghị cấp giấy phép xuất bản đặc san theo Mẫu số 02 tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 20/2026/TT-BVHTTDL.

Thứ hai, mẫu trình bày tên gọi đặc san (bản màu), đáp ứng điều kiện về hình thức bìa một quy định tại điểm a khoản 2 Điều 16 Thông tư này.

Trường hợp tên gọi đặc san thể hiện bằng tiếng nước ngoài, hồ sơ phải có thêm bản dịch tiếng Việt được công chứng.

Như vậy, thành phần hồ sơ cấp mới giấy phép xuất bản đặc san được quy định tương đối gọn, tập trung vào tờ khai đề nghị và mẫu trình bày tên gọi đặc san.

3. Thủ tục cấp giấy phép xuất bản đặc san thực hiện như thế nào?

Việc thực hiện thủ tục cấp giấy phép xuất bản đặc san căn cứ Điều 3 và khoản 1 Điều 17 Thông tư 20/2026/TT-BVHTTDL, bao gồm các bước sau:

Bước 1. Nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền

Sau khi chuẩn bị đầy đủ 01 bộ hồ sơ, cơ quan, tổ chức gửi đến cơ quan cấp phép tương ứng với từng đối tượng.

Về cách thức nộp hồ sơ, thực hiện theo một trong ba hình thức: Nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa, thông qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến tại Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Ứng dụng định danh quốc gia.

Bước 2. Kiểm tra tính đầy đủ, chính xác của hồ sơ

Sau khi nhận hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền tiến hành kiểm tra theo khoản 3 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BVHTTDL.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị cấp giấy phép xuất bản bản tin, giấy phép xuất bản đặc san, giấy phép sửa đổi, bổ sung, văn bản chấp thuận thay đổi các nội dung liên quan đến giấy phép hoạt động báo chí, giấy phép xuất bản bản tin, giấy phép xuất bản đặc san, cơ quan cấp phép có trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ, chính xác của hồ sơ. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chính xác, cơ quan cấp phép phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Đồng thời, khoản 4 Điều 3 Thông tư này quy định, khi hết thời hạn kiểm tra nêu trên mà không có thông báo yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ bằng văn bản thì hồ sơ được tiếp nhận chính thức.

Bước 3. Giải quyết hồ sơ và cấp giấy phép xuất bản đặc san

Sau khi hồ sơ được tiếp nhận chính thức, cơ quan cấp phép xem xét và giải quyết theo thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận chính thức, Cục Báo chí hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện cấp giấy phép xuất bản đặc san.

Nội dung này được quy định tại khoản 1 Điều 17 Thông tư 20/2026/TT-BVHTTDL.

Giấy phép được cấp theo Mẫu số 17 và Mẫu số 18 tại Phụ lục IV ban hành kèm theo Thông tư 20/2026/TT-BVHTTDL.

Trường hợp từ chối cấp giấy phép, cơ quan có thẩm quyền phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Cần lưu ý, thời hạn 07 ngày làm việc được tính từ thời điểm hồ sơ được tiếp nhận chính thức, không phải từ ngày cơ quan, tổ chức bắt đầu nộp hồ sơ.

4. Thay đổi nội dung giấy phép xuất bản đặc san phải thực hiện thủ tục gì?

Sau khi được cấp giấy phép, nếu có thay đổi liên quan đến nội dung đã đăng ký, cơ quan, tổ chức phải thực hiện thủ tục tương ứng theo khoản 2 và khoản 3 Điều 17 Thông tư 20/2026/TT-BVHTTDL.

Có hai trường hợp cần phân biệt:

4.1. Trường hợp chỉ cần thông báo thay đổi

Căn cứ khoản 2 Điều 17 Thông tư 20/2026/TT-BVHTTDL, khi thay đổi nội dung ghi trong giấy phép xuất bản đặc san, cơ quan, tổ chức chỉ cần thông báo bằng văn bản, trừ các trường hợp thay đổi sau đây:

• Tên gọi cơ quan, tổ chức xuất bản đặc san;
• Tên gọi của đặc san;
• Mục đích, nội dung xuất bản đặc san;
• Người chịu trách nhiệm xuất bản đặc san.

Đối với các nội dung thay đổi không thuộc 4 trường hợp nêu trên, cơ quan, tổ chức phải gửi thông báo bằng văn bản đến Cục Báo chí hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chậm nhất là 05 ngày làm việc trước ngày thay đổi.

4.2. Trường hợp phải đề nghị chấp thuận thay đổi

Cơ quan, tổ chức phải gửi 01 bộ hồ sơ đề nghị chấp thuận khi thay đổi một trong các nội dung sau đây:

• Tên gọi cơ quan, tổ chức xuất bản đặc san;
• Tên gọi đặc san;
• Mục đích, nội dung xuất bản đặc san;
• Người chịu trách nhiệm xuất bản đặc san.

(Căn cứ khoản 3 điều 17 Thông tư 20/2026/TT-BVHTTDL).

Hồ sơ đề nghị chấp thuận bao gồm:

• Văn bản đề nghị thay đổi của cơ quan, tổ chức; 
• Tài liệu chứng minh đáp ứng điều kiện đối với người chịu trách nhiệm xuất bản nếu thay đổi người này; 
• Mẫu trình bày tên gọi đặc san bản màu và bản dịch tiếng Việt được công chứng nếu thay đổi tên gọi đặc san thể hiện bằng tiếng nước ngoài.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận chính thức, Cục Báo chí hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện chấp thuận bằng văn bản theo Mẫu số 03 tại Phụ lục V Thông tư này.

Trường hợp không chấp thuận, cơ quan có thẩm quyền phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

5. Sau khi xuất bản đặc san có phải nộp lưu chiểu không?

Bên cạnh các yêu cầu về điều kiện và giấy phép, Điều 18 Thông tư 20/2026/TT-BVHTTDL còn quy định nghĩa vụ lưu chiểu đối với đặc san sau khi xuất bản.

Theo khoản 2 và khoản 3 Điều 18 Thông tư này, cơ quan, tổ chức phải nộp 03 bản đặc san trong ngày phát hành. Nơi nhận được xác định như sau:

• Cục Báo chí: Tiếp nhận đặc san của cơ quan, tổ chức trung ương, cơ quan đại diện nước ngoài và tổ chức nước ngoài tại Việt Nam.
• Ủy ban nhân dân cấp tỉnh: Tiếp nhận đặc san của cơ quan, tổ chức thuộc tỉnh, thành phố.

Ngoài ra, quy định về thời gian lưu trữ bản đặc san của cơ quan quản lý nhà nước về báo chí ở trung ương và địa phương là 24 tháng.

Do đó, cơ quan, tổ chức xuất bản đặc san cần lưu ý thực hiện nghĩa vụ nộp lưu chiểu đúng số lượng, thời điểm và cơ quan tiếp nhận theo quy định.

Trên đây là nội dung về “Xuất bản đặc san phải đáp ứng những điều kiện gì? Hồ sơ, thủ tục như thế nào?” theo Thông tư 20/2026/TT-BVHTTDL.