Việc quy định thủ tục hành chính trong văn bản quy phạm pháp luật phải tuân thủ những nguyên tắc nào?

1. Việc quy định thủ tục hành chính trong văn bản quy phạm pháp luật phải tuân thủ những nguyên tắc nào?

Việc quy định thủ tục hành chính trong văn bản quy phạm pháp luật phải tuân thủ 07 nguyên tắc được nêu ra tại khoản 1 Điều 6 Nghị định 385/2026/NĐ-CP, bao gồm: 

• Bảo đảm tính hợp hiến, hợp pháp; 
• Minh bạch, đơn giản; 
• Tiết kiệm thời gian, chi phí; 
• Bảo đảm quyền bình đẳng; 
• Tính liên thông giữa các thủ tục; 
• Quy định đầy đủ các bộ phận cấu thành;
• Bảo đảm nguyên tắc số hóa, kết nối dữ liệu.

Cụ thể, 07 nguyên tắc được quy định như sau:

Nguyên tắc 1: Bảo đảm tính hợp hiến, hợp pháp, thống nhất và đồng bộ

Thủ tục hành chính được quy định trong văn bản quy phạm pháp luật phải bảo đảm:

• Tính hợp hiến, hợp pháp.
• Tính thống nhất, đồng bộ và hiệu quả.
• Không trái với điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên.

Các yêu cầu này bảo đảm thủ tục hành chính được tuân thủ đúng theo quy định pháp luật trong nước và quốc tế.

Nguyên tắc 2: Bảo đảm minh bạch, đơn giản, dễ hiểu và dễ thực hiện

Việc quy định thủ tục hành chính được nêu tại điểm b khoản 1 Điều 6 Nghị định 385/2026/NĐ-CP phải bảo đảm 04 yêu cầu: Minh bạch; đơn giản; dễ hiểu; dễ thực hiện.

Theo đó, các yêu cầu này phải được bảo đảm ngay trong quá trình xây dựng quy định về thủ tục hành chính.

Nguyên tắc 3: Tiết kiệm thời gian và chi phí

Việc quy định thủ tục hành chính phải bảo đảm tiết kiệm thời gian và chi phí của cơ quan; tổ chức và cá nhân.

Như vậy, yêu cầu tiết kiệm thời gian và chi phí được đặt ra đối với cả chủ thể thực hiện thủ tục hành chính và cơ quan có liên quan.

Nguyên tắc 4: Bảo đảm quyền bình đẳng của các đối tượng thực hiện thủ tục hành chính

Thủ tục hành chính phải bảo đảm quyền bình đẳng của các đối tượng thực hiện.

Đây là một trong những nguyên tắc bắt buộc khi quy định thủ tục hành chính trong văn bản quy phạm pháp luật.

Nguyên tắc 5: Bảo đảm tính liên thông giữa các thủ tục hành chính

Việc quy định thủ tục hành chính phải bảo đảm:

• Tính liên thông giữa các thủ tục hành chính có liên quan.
• Việc phân công, phân cấp rõ ràng.
• Việc phân công, phân cấp minh bạch và hợp lý.

Như vậy, bên cạnh việc quy định từng thủ tục hành chính, cơ quan có thẩm quyền còn phải bảo đảm tính liên thông giữa các thủ tục có liên quan.

Nguyên tắc 6: Quy định đầy đủ các bộ phận cấu thành của thủ tục hành chính

Thủ tục hành chính phải được quy định đầy đủ, cụ thể các bộ phận cấu thành theo khoản 2 Điều 7 Nghị định này gồm tên thủ tục, trình tự thực hiện, cách thức thực hiện, thành phần và số lượng hồ sơ, thời hạn giải quyết, đối tượng thực hiện, cơ quan giải quyết và những nội dung khác trong trường hợp thủ tục có quy định.

Nguyên tắc 7: Bảo đảm nguyên tắc số hóa và kết nối dữ liệu

Việc quy định thủ tục hành chính phải bảo đảm:

• Số hóa.
• Sử dụng dữ liệu.
• Kết nối liên thông dữ liệu.
• Định danh điện tử.
• Chỉ cung cấp thông tin một lần trong giải quyết thủ tục hành chính.

Đây là các yêu cầu được đặt ra đối với việc quy định thủ tục hành chính gắn với sử dụng và kết nối dữ liệu điện tử.

2. Việc quy định thủ tục hành chính phải đáp ứng những yêu cầu gì?

Bên cạnh 07 nguyên tắc nêu trên, Điều 7 Nghị định 385/2026/NĐ-CP còn quy định các yêu cầu cụ thể khi đưa thủ tục hành chính vào văn bản quy phạm pháp luật.

2.1. Phải quy định đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự và thủ tục

Theo khoản 1 Điều 7 Nghị định 385/2026/NĐ-CP, thủ tục hành chính phải được quy định trong văn bản quy phạm pháp luật theo đúng:

• Thẩm quyền ban hành.
• Hình thức văn bản.
• Trình tự, thủ tục theo pháp luật về văn bản quy phạm pháp luật.

Đồng thời, thủ tục hành chính phải bảo đảm đầy đủ các bộ phận cấu thành của thủ tục hành chính và bảo đảm quyền lựa chọn cách thức thực hiện thủ tục hành chính

2.2. Phải bảo đảm đầy đủ các bộ phận cấu thành của thủ tục hành chính

Một thủ tục hành chính phải có đầy đủ các bộ phận cấu thành cơ bản bao gồm: 

• Tên thủ tục hành chính;
• Trình tự thực hiện;
• Cách thức thực hiện;
• Thành phần, số lượng hồ sơ;
• Thời hạn giải quyết;
• Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính;
• Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính;

Trường hợp thủ tục hành chính phải có mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính; kết quả thực hiện thủ tục hành chính; yêu cầu, điều kiện; phí, lệ phí thì những nội dung này là bộ phận cấu thành của thủ tục hành chính.

(căn cứ tại khoản 2 Điều 7 Nghị định 385/2026/NĐ-CP)

Trong trường hợp không quy định đầy đủ, cụ thể các bộ phận cấu thành trong một văn bản thì phải giao cơ quan, người có thẩm quyền quy định để bảo đảm đầy đủ, cụ thể các nội dung này.

Đồng thời, các quy định đó phải bảo đảm có hiệu lực cùng thời điểm có hiệu lực của văn bản giao quy định thủ tục hành chính hoặc thời điểm có hiệu lực của quy định thủ tục hành chính.

2.3. Bảo đảm quyền lựa chọn cách thức thực hiện thủ tục hành chính

Căn cứ khoản 4 Điều 7 Nghị định 385/2026/NĐ-CP, quy định thủ tục hành chính phải bảo đảm quyền lựa chọn cách thức thực hiện của cá nhân, tổ chức.

Trong đó, ưu tiên việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử và thực hiện không phụ thuộc vào địa giới hành chính.

3. Quy định thủ tục hành chính trong văn bản quy phạm pháp luật có phải đánh giá tác động không?

Cơ quan lập đề xuất chính sách, cơ quan chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đánh giá tác động thủ tục hành chính nếu giải pháp thực hiện chính sách, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật có quy định thủ tục hành chính, cụ thể theo khoản 2 Điều 6 Nghị định 385/2026/NĐ-CP: 

“Cơ quan lập đề xuất chính sách, cơ quan chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đánh giá tác động thủ tục hành chính nếu giải pháp thực hiện chính sách, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật có quy định thủ tục hành chính.”

3.1. Nội dung đánh giá tác động thủ tục hành chính

Căn cứ Điều 12 Nghị định 385/2026/NĐ-CP, việc đánh giá tác động thủ tục hành chính được thực hiện theo 04 tiêu chí:

• Sự cần thiết của thủ tục hành chính.
• Tính hợp lý của thủ tục hành chính.
• Tính hợp hiến, hợp pháp của thủ tục hành chính.
• Chi phí tuân thủ thủ tục hành chính.

Bên cạnh đó, việc quy định thủ tục hành chính trong đề xuất chính sách, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật phải bảo đảm hài hòa giữa yêu cầu quản lý nhà nước và quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức.

3.2. Trách nhiệm đánh giá tác động thủ tục hành chính

Trách nhiệm đánh giá được xác định theo 02 giai đoạn theo quy định tại khoản 3 Điều 12 Nghị định này, gồm: 

- Giai đoạn đề xuất chính sách: Cơ quan đề xuất chính sách có trách nhiệm đánh giá sự cần thiết của thủ tục hành chính.

- Giai đoạn soạn thảo: Cơ quan chủ trì soạn thảo phải thực hiện như sau:

• Đối với văn bản thực hiện quy trình chính sách: Đánh giá về tính hợp lý, tính hợp hiến, hợp pháp và chi phí tuân thủ thủ tục hành chính.
• Đối với văn bản không thực hiện quy trình chính sách: Đánh giá đầy đủ cả 04 tiêu chí tại mục 3.1.

Ngoài ra, yêu cầu việc đánh giá tác động phải bao gồm mức độ ứng dụng công nghệ thông tin và khả năng thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

3.3. Khi nào thủ tục hành chính được quy định sau đánh giá tác động?

Tại khoản 5 Điều 12 Nghị định 385/2026/NĐ-CP, thủ tục hành chính chỉ được quy định sau khi đã đánh giá tác động và không thể thay thế bằng một trong các biện pháp sau:

• Cơ chế hậu kiểm, quản lý trên cơ sở rủi ro, tự công bố hoặc biện pháp quản lý hành chính khác có hiệu quả tương đương và chi phí tuân thủ thấp hơn.
• Cá nhân, tổ chức tự thực hiện và tự chịu trách nhiệm theo quy định pháp luật.
• Xã hội hóa cho tổ chức xã hội - nghề nghiệp hoặc tổ chức có đủ điều kiện thực hiện theo quy định.
• Khai thác, sử dụng dữ liệu.

4. Quy định về yêu cầu, điều kiện của thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của cơ quan nào?

Quy định thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của Quốc hội; Ủy ban Thường vụ Quốc hội; Chính phủ nếu:

• Làm hạn chế quyền tự do kinh doanh, cạnh tranh bình đẳng của cá nhân, tổ chức;
• Ảnh hưởng đến quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, sức khỏe cộng đồng, môi trường.

Trong trường hợp này, các yêu cầu, điều kiện của thủ tục hành chính phải được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật.

(Căn cứ khoản 3 Điều 6 Nghị định 385/2026/NĐ-CP)

Bên cạnh đó, tại điều 8 Nghị định 385/2026/NĐ-CP, thẩm quyền quy định thủ tục hành chính như sau:

• Đối với Bộ, cơ quan ngang Bộ: Ban hành theo thẩm quyền hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành thủ tục hành chính có tính chất chung, được thực hiện trên phạm vi toàn quốc; thủ tục hành chính nội bộ theo quy định; và các thủ tục hành chính theo quy định.
• Đối với chính quyền địa phương: Quy định thủ tục hành chính để thực hiện nội dung được phân quyền, phân cấp, nội dung được văn bản cấp trên giao; thực hiện thí điểm chính sách hoặc biện pháp đặc thù theo quy định; và thủ tục hành chính nội bộ theo quy định.
• Đối với thủ tục hành chính liên thông giữa các ngành: Thủ tục phải được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền ban hành của Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ hoặc Thủ tướng Chính phủ.

5. Quy định về nguyên tắc ban hành thủ tục hành chính được áp dụng từ khi nào?

“Nghị định này có hiệu lực thi hành từ ngày 10 tháng 10 năm 2026.”

Do đó, theo khoản 1 Điều 39 Nghị định 385/2026/NĐ-CP, Nghị định có hiệu lực thi hành từ ngày 10/10/2026.

Đồng thời, tại khoản 2 Điều 39 Nghị định 385 sửa đổi Điều 5 Nghị định 78/2025/NĐ-CP với các đề xuất chính sách, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật đang thực hiện trước 10/10/2026, việc đánh giá tác động thủ tục hành chính thực hiện theo quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm đề xuất chính sách, soạn thảo dự án, dự thảo.

Trên đây là thông tin về “Việc quy định thủ tục hành chính trong văn bản quy phạm pháp luật phải tuân thủ những nguyên tắc nào?” theo Nghị định 385/2026/NĐ-CP.