Hướng dẫn thủ tục gia hạn giấy phép lao động đối với người lao động nước ngoài

1. Thủ tục này áp dụng cho đối tượng nào?

Đối tượng thực hiện thủ tục tại Quyết định 886/QĐ-BNV là

• Người sử dụng lao động.

2. Thời hạn giải quyết thủ tục gia hạn giấy phép lao động đối với người lao động nước ngoài 

10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định.

3. Cơ quan giải quyết thủ tục

- UBND cấp tỉnh;

- Hoặc UBND cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động có trụ sở chính trong trường hợp người lao động nước ngoài làm việc cho một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;

- Hoặc cơ quan có thẩm quyền do UBND cấp tỉnh quyết định việc phân cấp.

4. Hồ sơ cần chuẩn bị những gì?

(1) Hợp pháp hóa lãnh sự và chứng thực các giấy tờ:

- Giấy tờ trong hồ sơ do nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ khi:

• Được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước liên quan đều là thành viên,

• Hoặc theo nguyên tắc có đi có lại,

• Hoặc theo quy định khác của pháp luật Việt Nam.

- Giấy tờ đã hợp pháp hóa lãnh sự phải được dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định.

• Trường hợp là bản sao, phải được chứng thực từ bản gốc trước, rồi mới dịch và chứng thực bản dịch theo quy định pháp luật.

(2) Thành phần hồ sơ

- Văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị gia hạn giấy phép lao động theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.

- Giấy khám sức khỏe phải do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh đủ điều kiện cấp, trừ trường hợp kết quả khám sức khỏe đã được kết nối, chia sẻ trên Hệ thống thông tin quản lý khám chữa bệnh hoặc Cơ sở dữ liệu quốc gia về y tế.

Trường hợp giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế nước ngoài cấp được chấp nhận nếu:

• Việt Nam và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ đó có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau,

• Thời hạn sử dụng của giấy khám sức khỏe không quá 12 tháng kể từ ngày cấp.

- 02 ảnh màu (kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính).

- Giấy phép lao động còn thời hạn đã được cấp.

- Hộ chiếu còn thời hạn.

- Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc của người lao động nước ngoài trừ trường hợp người lao động nước ngoài làm việc theo hình thức thực hiện hợp đồng lao động, là một trong các giấy tờ sau:

+ Văn bản cử người lao động nước ngoài kèm hợp đồng hoặc thỏa thuận thực hiện hoạt động kinh tế, xã hội hoặc dự án tại Việt Nam.

+ Trường hợp theo hình thức làm việc chào bán dịch vụ phải có văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ.

+ Văn bản cử người sang Việt Nam làm việc phù hợp với vị trí dự kiến (trừ trường hợp di chuyển nội bộ doanh nghiệp).

+ Trường hợp là Chủ tịch, thành viên HĐQT, chủ sở hữu, thành viên công ty TNHH có vốn góp dưới 3 tỷ đồng phải có giấy tờ chứng minh là nhà quản lý (theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 219/2025/NĐ-CP).

+ Văn bản cử người sang làm việc có thời hạn tại hiện diện thương mại tại Việt Nam (áp dụng cho di chuyển nội bộ doanh nghiệp).

+ Hợp đồng cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài đối với hình thức làm việc nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng.

5. Cách thức thực hiện thủ tục gia hạn giấy phép lao động đối với người lao động nước ngoài 

- Trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia; 

- Trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc qua thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc qua uỷ quyền đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương.

6. Trình tự xử lý hồ sơ

Bước 1: Trước 10-45 ngày trước khi giấy phép lao động hết hạn, người sử dụng lao động nộp hồ sơ gia hạn qua:

• Cổng Dịch vụ công quốc gia,

• Trực tiếp,

• Bưu chính công ích,

• Dịch vụ thuê ngoài,

• Hoặc ủy quyền nộp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công nơi người lao động dự kiến làm việc.

Bước 2: Cổng Dịch vụ công quốc gia, Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương chuyển hồ sơ theo quy định của pháp luật về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại bộ phận một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính gia hạn giấy phép lao động.

Bước 3: Trong 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền thực hiện gia hạn giấy phép lao động.

Nếu không gia hạn, phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.

Trên đây là hướng dẫn thủ tục gia hạn giấy phép lao động đối với người lao động nước ngoài.