Đăng ký đổi tên hợp tác xã cần những giấy tờ gì? thủ tục ra sao?

1. Đăng ký đổi tên hợp tác xã cần những giấy tờ gì?

Theo khoản 1 Điều 37 Nghị định 295/2026/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký đổi tên hợp tác xã gồm giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã và bản sao hoặc bản chính nghị quyết của Đại hội thành viên về việc thay đổi tên hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.

1.1. Số lượng hồ sơ và yêu cầu đối với giấy tờ

Theo khoản 1, khoản 2 Điều 11 Nghị định 295/2026/NĐ-CP  hợp tác xã nộp 01 bộ hồ sơ khi thực hiện thủ tục. Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã không được yêu cầu nộp thêm hồ sơ hoặc giấy tờ khác ngoài thành phần hồ sơ. 

Đồng thời tại khoản 6 Điều 3 Nghị định 295/2026/NĐ-CP quy định đối với nghị quyết của Đại hội thành viên, hợp tác xã được lựa chọn nộp bản sao hoặc bản chính. Trong đó, bản sao là giấy tờ được sao từ sổ gốc, được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực từ bản chính hoặc đã được cơ quan đăng ký kinh doanh giải quyết thủ tục đối chiếu với bản chính.

Giấy đề nghị đăng ký và nghị quyết trong hồ sơ không bắt buộc phải đóng dấu (theo khoản 5 Điều 4)

1.2. Giấy tờ bổ sung khi ủy quyền thực hiện thủ tục

Tại điểm a, điểm b khoản 2 Điều 12 Nghị định 295/2026/NĐ-CP quy định khi người ký văn bản đề nghị đăng ký ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục, hồ sơ phải kèm giấy tờ tương ứng:

• Ủy quyền cho cá nhân: Có văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký hợp tác xã. Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.
• Ủy quyền cho tổ chức: Có bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ với tổ chức làm dịch vụ, giấy giới thiệu hoặc văn bản phân công nhiệm vụ của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục.

Trường hợp thực hiện thủ tục qua dịch vụ bưu chính công ích, nhân viên bưu chính phải nộp bản sao phiếu gửi hồ sơ theo mẫu của doanh nghiệp cung ứng dịch vụ, có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký (theo khoản 3 Điều 12).

2. Thủ tục đăng ký đổi tên hợp tác xã được thực hiện ra sao?

Về trình tự, khoản 2 Điều 37 Nghị định 295/2026/NĐ-CP dẫn chiếu đến Điều 47 Luật Hợp tác xã 2023 số 17/2023/QH15. Theo quy định được viện dẫn, hợp tác xã phải gửi hồ sơ trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã; thời hạn xem xét hồ sơ của cơ quan đăng ký kinh doanh là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ.

2.1. Nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền

Theo khoản 7 Điều 4 Nghị định 295/2026/NĐ-CP hồ sơ đổi tên được giải quyết bởi cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi hợp tác xã đặt trụ sở chính. Hợp tác xã có thể nộp hồ sơ và nhận kết quả tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã bất kỳ trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi đặt trụ sở chính. 

Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã được xác định theo khoản 1, khoản 2 Điều 5 Nghị định này như sau:

• Nếu đơn vị hành chính cấp xã có phòng chuyên môn: Cơ quan giải quyết là phòng chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã được giao chức năng, nhiệm vụ đăng ký tổ hợp tác, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
• Nếu đơn vị hành chính cấp xã không thành lập phòng chuyên môn: Cơ quan giải quyết là Ủy ban nhân dân cấp xã.

2.2. Tiếp nhận hồ sơ trực tiếp, qua bưu chính hoặc trên môi trường điện tử

Theo khoản 1, khoản 2, khoản 3 Điều 19 và khoản 2 Điều 10 Nghị định 295/2026/NĐ-CP quy định đối với hồ sơ nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính, người nộp gửi hồ sơ đến Bộ phận một cửa cấp xã. Hồ sơ được tiếp nhận vào Hệ thống thông tin về đăng ký hợp tác xã khi có đủ giấy tờ; tên hợp tác xã đã được điền vào giấy đề nghị; có số điện thoại của người nộp; đã nộp lệ phí đăng ký kinh doanh, trừ trường hợp được miễn.

Sau khi tiếp nhận, Bộ phận một cửa cấp xã trao giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, đồng thời chuyển ngay hồ sơ đến cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã để giải quyết.

Khi nộp hồ sơ bằng bản giấy, người nộp xuất trình căn cước công dân hoặc thẻ Căn cước, hoặc sử dụng tài khoản định danh điện tử để thực hiện thủ tục.

Theo khoản 1 Điều 31 đối với hồ sơ trên môi trường điện tử, người nộp sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng định danh quốc gia, truy cập Hệ thống thông tin về đăng ký hợp tác xã.

Người nộp kê khai thông tin, tải giấy tờ theo quy trình tương ứng với trường hợp trực tiếp thực hiện hoặc được ủy quyền; thanh toán phí, lệ phí nếu có và xác thực điện tử để gửi hồ sơ. Khi hoàn thành việc gửi, người nộp nhận giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả điện tử.

Riêng trường hợp người nộp đồng thời là người có thẩm quyền ký, giấy đề nghị đã được kê khai trên hệ thống và chỉ yêu cầu người nộp ký thì không phải ký số hoặc ký trực tiếp rồi tải lên hệ thống. Các giấy tờ khác vẫn phải được ký theo quy định và tải lên dưới dạng văn bản điện tử.

2.3. Kiểm tra hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã

Theo điểm b khoản 1 Điều 47 Luật Hợp tác xã 2023, trong thời hạn giải quyết nêu trên, cơ quan đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã. Hồ sơ chưa hợp lệ thì phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung; từ chối cấp thì phải trả lời bằng văn bản, nêu rõ lý do.

Theo đó tại khoản 1 Điều 21 Nghị định 295/2026/NĐ-CP quy định trường hợp phải sửa đổi, bổ sung, toàn bộ yêu cầu đối với mỗi bộ hồ sơ phải được ghi trong một thông báo của cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã.

Theo khoản 6 Điều 19 và khoản 4 Điều 30 thời hạn để hợp tác xã sửa đổi, bổ sung hồ sơ là 60 ngày kể từ ngày cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã ra thông báo yêu cầu. Hết thời hạn mà không nộp hồ sơ sửa đổi, bổ sung thì hồ sơ đăng ký không còn giá trị và bị hủy trên hệ thống.

Đối với hồ sơ điện tử, thời hạn sửa đổi, bổ sung cũng là 60 ngày; nếu không nhận được hồ sơ bổ sung trong thời hạn này, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã hủy hồ sơ theo quy trình trên hệ thống.

3. Tên mới của hợp tác xã có được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên đã đăng ký không?

Theo khoản 1 Điều 15 và khoản 1 Điều 17  Nghị định 295/2026/NĐ-CP Hợp tác xã không được đăng ký tên riêng trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã khác đã đăng ký trên phạm vi toàn quốc, trừ những hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã đã giải thể hoặc đã có quyết định có hiệu lực của Tòa án tuyên bố phá sản. 

Tên riêng bị coi là trùng khi được viết hoàn toàn giống với tên tiếng Việt của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã đã đăng ký, không phân biệt chữ hoa hay chữ thường.

Đối với tên gây nhầm lẫn, khoản 2 Điều 17 quy định các trường hợp:

• Tên riêng được đọc giống tên riêng đã đăng ký.
• Tên riêng chỉ khác bởi một số tự nhiên, một số thứ tự hoặc một chữ cái tiếng Việt, chữ F, J, Z, W được viết liền hoặc cách ngay sau tên riêng đã đăng ký.
• Tên riêng chỉ khác bởi ký hiệu “&” hoặc “và”, “.”, “,”, “+”, “-”, “_”.
• Tên riêng chỉ khác bởi từ “tân” ngay trước hoặc từ “mới” được viết liền hoặc cách ngay sau hoặc trước tên riêng đã đăng ký.
• Tên riêng chỉ khác bởi cụm từ “miền Bắc”, “miền Nam”, “miền Trung”, “miền Tây”, “miền Đông”.

Ngoài ra theo khoản 1 Điều 18 Nghị định này, tên hợp tác xã không được xâm phạm quyền sở hữu công nghiệp đối với tên thương mại, nhãn hiệu, chỉ dẫn địa lý của tổ chức, cá nhân khác, trừ trường hợp được chủ sở hữu chấp thuận.

4. Sau khi đổi tên, quyền và nghĩa vụ của hợp tác xã có thay đổi không?

Theo khoản 3 Điều 37 và khoản 4 Điều 15 Nghị định 295/2026/NĐ-CP Việc thay đổi tên không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã. 

Về việc thể hiện tên trong hoạt động, tên hợp tác xã phải được viết hoặc gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh; đồng thời được in hoặc viết trên giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do hợp tác xã phát hành.

Hồ sơ, thủ tục đăng ký đổi tên hợp tác xã nêu trên được trình bày theo Nghị định 295/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ 23/7/2026, và quy định về trình tự tại Luật Hợp tác xã 2023, có hiệu lực từ 01/7/2024. Đọc giả có thể theo dõi LuatVietnam.vn để cập nhật thêm các quy định về đào tạo chuyên môn trong lĩnh vực tiêu chuẩn, đo lường và chất lượng