Công ty không xác nhận thời gian đóng BHXH khi người lao động nghỉ việc bị phạt thế nào?

1. Công ty không xác nhận thời gian đóng BHXH khi người lao động nghỉ việc có thể bị phạt đến 40 triệu đồng

Theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP, công ty không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại giấy tờ cho người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động có thể bị phạt từ 2 triệu đồng đến 40 triệu đồng. Mức phạt phụ thuộc vào số lượng người lao động bị vi phạm.

1.1. Mức phạt đối với công ty không xác nhận thời gian đóng BHXH

Khoản 2 Điều 18 Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định xử phạt người sử dụng lao động đối với hành vi:

“Không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật;”

Theo đó, trường hợp công ty không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động thuộc hành vi bị xử phạt hành chính.

Mức phạt tại khoản 2 Điều 18 của Nghị định được quy định như sau:

“a) Từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;

b) Từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;

c) Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;

d) Từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;

đ) Từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.”

Tuy nhiên, các mức phạt trên áp dụng đối với cá nhân. Theo khoản 1 Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP:

“Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.”

Đồng thời, điểm b khoản 2 Điều 7 xác định doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam thuộc nhóm tổ chức áp dụng mức phạt gấp đôi.

Vì vậy, mức xử phạt đối với công ty không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH được xác định như sau:

1.2. Những hành vi khác áp dụng cùng khung tiền phạt

Ngoài hành vi không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp, khoản 2 Điều 18 Nghị định 283/2026/NĐ-CP còn quy định cùng khung xử phạt đối với các hành vi sau:

• Sửa đổi thời hạn của hợp đồng bằng phụ lục hợp đồng lao động;
• Không thực hiện đúng quy định về thời hạn thanh toán các khoản về quyền lợi của người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động;
• Không trả hoặc trả không đủ tiền trợ cấp thôi việc theo quy định;
• Không trả hoặc trả không đủ tiền trợ cấp mất việc làm theo quy định;
• Không trả hoặc trả không đủ tiền cho người lao động khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật;
• Không cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động khi người lao động có yêu cầu sau khi chấm dứt hợp đồng lao động.

Các hành vi này đều được xử phạt theo số lượng người lao động bị vi phạm, với mức phạt đối với công ty từ 2 triệu đồng đến 40 triệu đồng.

2. Công ty không xác nhận thời gian đóng BHXH phải thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả

Bên cạnh hình thức phạt tiền, Nghị định 283/2026/NĐ-CP còn quy định biện pháp khắc phục hậu quả đối với trường hợp công ty không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp sau khi người lao động nghỉ việc.

2.1. Buộc hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp

Điểm b khoản 4 Điều 18 Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định:

“Buộc người sử dụng lao động hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại những giấy tờ khác đã giữ của người lao động cho người lao động đối với hành vi không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật quy định tại khoản 2 Điều này;”

Theo đó, đối với hành vi không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp khi người lao động nghỉ việc, công ty bị buộc hoàn thành thủ tục xác nhận theo quy định.

2.2. Buộc trả lại giấy tờ đã giữ của người lao động

Cũng theo điểm b khoản 4 Điều 18, ngoài việc hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp, công ty còn phải trả lại những giấy tờ khác đã giữ của người lao động.

Như vậy, khi chấm dứt hợp đồng lao động, nếu công ty không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp và chưa trả lại các giấy tờ đã giữ, biện pháp khắc phục hậu quả gồm:

• Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp;
• Trả lại những giấy tờ khác đã giữ của người lao động.

Việc công ty đã bị xử phạt tiền không thay thế nghĩa vụ thực hiện các biện pháp khắc phục hậu quả này.

3. Thời hiệu xử phạt 

Điểm a khoản 4 Điều 3 Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định:

“01 năm đối với vi phạm hành chính về lao động, bảo hiểm xã hội;”

Theo quy định, hành vi không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp sau khi chấm dứt hợp đồng lao động có thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính là 01 năm.

Việc xác định hành vi vi phạm đã kết thúc hoặc đang thực hiện để tính thời hiệu xử phạt được thực hiện theo khoản 5 Điều 3 Nghị định này.

Trên đây là thông tin về mức xử phạt đối với công ty không xác nhận thời gian đóng BHXH khi người lao động nghỉ việc. Vui lòng xem chi tiết Nghị định 283/2026/NĐ-CP trên LuatVietnam.vn và các tính năng liên quan như: Tình trạng hiệu lực, Lược đồ...