Hướng dẫn thay đổi người đại diện theo pháp luật trên VNeID

1. Hướng dẫn thay đổi người đại diện theo pháp luật trên VNeID

Theo Tài liệu hướng dẫn đăng ký tài khoản VNeID tổ chức trên ứng dụng VNeID thì sau đây là hướng dẫn thay đổi người đứng đầu/ người đại diện theo pháp luật trong tài khoản định danh điện tử (VNeID) của doanh nghiệp:

* Mục đích: Công dân thực hiện gửi yêu cầu thay đổi người đứng đầu, người đại diện theo pháp luật cho tổ chức.

* Phân quyền: Tài khoản định danh mức 2, có trạng thái tài khoản là Đang hoạt động, đang là quản trị, thành viên của tổ chức.

* Cách thực hiện:

- Bước 1: Truy cập tổ chức cần thay đổi người đứng đầu/ người đại diện theo pháp luật

Tại màn Đổi tài khoản → Chọn 1 tổ chức cần thay đổi người đại diện

- Bước 2: Chọn chức năng Yêu cầu thay đổi người đứng đầu/người đại diện theo pháp luật

- Bước 3: Gửi yêu cầu thay đổi người đại diện

• Bước 3.1: Tại màn Thay đổi người đứng đầu, người đại diện chọn Đăng ký người đại diện mới

 

• Bước 3.2: Nhập thông tin người đứng đầu, người đại diện mới

 

• Bước 3.3: Công dân tích chọn check box xác nhận → Nhấn chọn Xác nhận

 

- Bước 4: Xác thực passcode hoặc xác thực bằng vân tay/ khuôn mặt
Công dân nhập đúng passcode hoặc thực hiện xác nhận bằng vân tay/ khuôn mặt.

 

Lưu ý:

• Công dân không nhớ passcode nhấn Quên passcode để thực hiện thiết lập lại passcode

• Công dân nhập sai passcode quá 5 lần sẽ bị khoá passcode sang ngày hôm sau

- Bước 5: Gửi yêu cầu thành công

 

• Nhấn Quay về trang chủ để quay về màn trang chủ tài khoản định danh điện tử mức 2

• Nhấn Xem lại yêu cầu để xem lại yêu cầu thay đổi người đại diện.

 

2. Quy định về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Theo Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, số 59/2020/QH14 quy định: 

2.1. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là ai?

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp để thực hiện các quyền và nghĩa vụ sau:

• Thực hiện quyền, nghĩa vụ phát sinh từ các giao dịch của doanh nghiệp;

• Đại diện cho doanh nghiệp với tư cách: người yêu cầu giải quyết việc dân sự; nguyên đơn; bị đơn; người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, tòa án;

• Thực hiện các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

2.2. Doanh nghiệp có thể có bao nhiêu người đại diện theo pháp luật?

Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần:

- Doanh nghiệp có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật;

- Điều lệ công ty phải quy định cụ thể:

• Số lượng người đại diện theo pháp luật;

• Chức danh quản lý của người đại diện theo pháp luật;

• Quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật.

Trường hợp công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật thì Điều lệ công ty cần quy định rõ quyền, nghĩa vụ của từng người.

Lưu ý: Trường hợp công ty có nhiều người đại diện theo pháp luật nhưng Điều lệ chưa quy định rõ quyền, nghĩa vụ của từng người thì:

• Mỗi người đại diện theo pháp luật đều được xem là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba;

• Tất cả người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về dân sự và quy định pháp luật có liên quan.

2.3. Doanh nghiệp phải có người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam không?

Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam.

*Trường hợp doanh nghiệp chỉ còn một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam thì khi người này xuất cảnh khỏi Việt Nam phải:

• Ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam;

• Người được ủy quyền thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật trong thời gian được ủy quyền.

Lưu ý: Dù đã ủy quyền, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.

*Trường hợp hết thời hạn ủy quyền nhưng người đại diện theo pháp luật chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền khác thì xử lý như sau:

(1) Đối với doanh nghiệp tư nhân

- Người được ủy quyền tiếp tục thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật;

- Thời hạn thực hiện: cho đến khi người đại diện theo pháp luật trở lại làm việc tại doanh nghiệp.

(2) Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh

- Người được ủy quyền tiếp tục thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật;

- Thời hạn thực hiện: cho đến khi xảy ra một trong các thời điểm sau:

• Người đại diện theo pháp luật trở lại làm việc tại công ty;

• Chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị quyết định cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

2.4. Những trường hợp nào doanh nghiệp phải cử người khác làm người đại diện theo pháp luật?

Đối với doanh nghiệp chỉ còn một người đại diện theo pháp luật, chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị phải cử người khác làm người đại diện theo pháp luật nếu người này thuộc một trong các trường hợp sau:

• Vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật;

• Chết;

• Mất tích;

• Đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự;

• Bị tạm giam;

• Đang chấp hành hình phạt tù;

• Đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc; cơ sở giáo dục bắt buộc;

• Bị hạn chế năng lực hành vi dân sự;

• Bị mất năng lực hành vi dân sự;

• Có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi;

• Bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ;

• Bị Tòa án cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định.

2.5. Trường hợp đặc biệt đối với công ty TNHH hai thành viên

Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên, nếu có thành viên là cá nhân đồng thời là người đại diện theo pháp luật của công ty thuộc một trong các trường hợp sau:

• Chết;

• Mất tích;

• Đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự;

• Bị tạm giam;

• Đang chấp hành hình phạt tù;

• Đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc; cơ sở giáo dục bắt buộc;

• Trốn khỏi nơi cư trú;

• Bị hạn chế năng lực hành vi dân sự;

• Bị mất năng lực hành vi dân sự;

• Có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi;

• Bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ;

• Bị Tòa án cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định.

Thì thành viên còn lại đương nhiên làm người đại diện theo pháp luật của công ty cho đến khi Hội đồng thành viên có quyết định mới về người đại diện theo pháp luật.

Lưu ý: Trong quá trình tố tụng, Tòa án hoặc cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng khác có quyền chỉ định người đại diện theo pháp luật tham gia tố tụng theo quy định của pháp luật.

3. Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được quy định như thế nào?

Theo Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020, số 59/2020/QH14 được sửa đổi bổ sung bởi khoản 4 Điều 1 Luật Doanh nghiệp sửa đổi 2025, số 76/2025/QH15, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có trách nhiệm sau đây:

• Thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp;

• Trung thành với lợi ích của doanh nghiệp; không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản khác của doanh nghiệp để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác;

• Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho doanh nghiệp về doanh nghiệp mà mình, người có liên quan của mình làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp theo quy định.

Lưu ý: Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm cá nhân theo quy định của pháp luật đối với thiệt hại cho doanh nghiệp do vi phạm các trách nhiệm nêu trên.