Chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài: 4 điểm cần lưu ý

Khi thực hiện chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các quy định sau đây theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP. Cụ thể:

1. Phải lập Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài

Khi chuyển dữ liệu cá nhân của công dân Việt Nam ra nước ngoài, Bên chuyển dữ liệu ra nước ngoài phải lập Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài theo mẫu Đ25-DLCN-04 (Quyết định số 4660/QĐ-BCA-A05) gồm:

- Thông tin, chi tiết liên lạc của Bên chuyển dữ liệu và Bên tiếp nhận dữ liệu cá nhân của công dân Việt Nam;

- Họ tên, chi tiết liên lạc của tổ chức, cá nhân phụ trách của Bên chuyển dữ liệu có liên quan tới việc chuyển và tiếp nhận dữ liệu cá nhân của công dân Việt Nam;

- Mô tả, luận giải mục tiêu của các hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân của công dân Việt Nam sau khi được chuyển ra nước ngoài;

- Mô tả, làm rõ loại dữ liệu cá nhân chuyển ra nước ngoài;

- Mô tả, nêu rõ sự tuân thủ quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân tại Nghị định này, chi tiết các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân được áp dụng;

- Đánh giá mức độ ảnh hưởng của việc xử lý dữ liệu cá nhân; hậu quả, thiệt hại không mong muốn có khả năng xảy ra, các biện pháp giảm thiểu hoặc loại bỏ nguy cơ, tác hại đó;

- Sự đồng ý của chủ thể dữ liệu trên cơ sở biết rõ cơ chế phản hồi, khiếu nại khi có sự cố/yêu cầu phát sinh;

- Có văn bản thể hiện sự ràng buộc, trách nhiệm giữa các tổ chức, cá nhân chuyển và nhận dữ liệu cá nhân của Công dân Việt Nam về việc xử lý dữ liệu cá nhân.

2. Phải gửi Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài đến Bộ Công an

Khoản 3 Điều 25 Nghị định số 23/2023 quy định Bên chuyển dữ liệu ra nước ngoài gửi 01 bản chính hồ sơ tới Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao - Bộ Công an trong vòng 60 ngày kể từ ngày tiến hành xử lý dữ liệu cá nhân theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm :

- Mẫu Đ25-DLCN-04 (Quyết định số 4660/QĐ-BCA-A05);

- Thông báo gửi Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài - mẫu 06 Phụ lục Nghị định 13/2023/NĐ-CP.

Bước 2: Tổ chức, cá nhân khai các thông tin theo nội dung Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài.

Bước 3: Tổ chức, cá nhân gửi hồ sơ trực tiếp/qua bưu điện/qua Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân (hiện chưa đi vào hoạt động) về Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao, Bộ Công an.

Bước 4: Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao, Bộ Công an phản hồi thông tin về kết quả lập Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài.

3. Luôn có sẵn Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài

Ngoài việc lập và gửi hồ sơ về Bộ Công an, doanh nghiệp còn phải lưu trữ Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài.

Theo đó, Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài phải luôn có sẵn để phục vụ hoạt động kiểm tra, đánh giá của Bộ Công an (theo khoản 3 Điều 25 Nghị định 13/2023).

4. Bị kiểm tra việc chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài 01 lần/năm

Theo khoản 7 Điều 25 Nghị định 13/2023, căn cứ tình hình cụ thể, Bộ Công an sẽ quyết định việc kiểm tra chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài 01 lần/năm.

Ngoại trừ trường hợp phát hiện hành vi vi phạm quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân tại Nghị định này/để xảy ra sự cố lộ, mất dữ liệu cá nhân của công dân Việt Nam.

5. Các trường hợp bị ngừng chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài

Bên chuyển dữ liệu ra nước ngoài phải ngừng chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài nếu thuộc một trong các trường hợp:

- Khi phát hiện dữ liệu cá nhân được chuyển được sử dụng vào hoạt động vi phạm lợi ích, an ninh quốc gia của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;

- Bên chuyển dữ liệu ra nước ngoài không:

• Hoàn thiện Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài trong trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ và đúng quy định theo yêu cầu của Bộ Công an.

• Cập nhật, bổ sung Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài khi có sự thay đổi về nội dung hồ sơ đã gửi cho Bộ Công an

- Để xảy ra sự cố lộ, mất dữ liệu cá nhân của công dân Việt Nam.