Mẫu Đơn đặt hàng file word và file excel doanh nghiệp thường dùng

Đơn đặt hàng (tiếng anh là Purchase order hay PO) là văn bản thường dùng trong các doanh nghiệp. Dù là đặt hàng văn phòng phẩm hay đặt hàng nguyên vật liệu sản xuất… các doanh nghiệp cũng cần có mẫu Đơn đặt hàng cho riêng doanh nghiệp mình.

1. Đơn đặt hàng là gì?

Đơn đặt hàng (tiếng anh là Purchase order) là giấy tờ dùng để thống nhất các vấn đề đặt hàng, thời gian, địa điểm giao hàng, phương thức thanh toán và chất lượng dịch vụ trong trao đổi giao dịch. Đơn đặt hàng thường dùng trong các doanh nghiệp thương mại, sản xuất...

Hiện nay, mẫu đơn đặt hàng thường do người mua gửi cho người bán, thường bao gồm thông tin về các loại sản phẩm, số lượng và giá thỏa thuận cho các sản phẩm hoặc dịch vụ mà người mua muốn đặt.

• Tên của bên bán, bên mua

• Tên hàng, số lượng, đơn giá, loại tiền

• Thời gian và điều kiện giao hàng

• Điều kiện thanh toán, thời gian thanh toán
• Xác nhận của bên bán và bên mua

Đơn đặt hàng có ý nghĩa lớn trong quá trình thực hiện giao dịch mua bán, bởi, nếu xảy ra tranh chấp thì việc sử dụng đơn đặt hàng sẽ giúp các bên bảo vệ được được quyền lợi của mình như:

• Khi bên mua hàng từ chối trong việc trả tiền dịch vụ hoặc hàng hoá, người bán sẽ được bảo vệ

• Xác nhận rõ mặt hàng, số lượng nếu tranh chấp.
  

2. Đơn đặt hàng có thay thế được Hợp đồng mua bán không?

Về vấn đề này, theo ý kiến của Cục Hải quan Đồng Nai thì căn cứ khoản 1 Điều 1 Thông tư 39/2015/TT-BTC:

1. Hợp đồng mua bán hàng hóa là thỏa thuận mua bán hàng hóa được xác lập bằng văn bản hoặc các hình thức có giá trị tương đương văn bản bao gồm: điện báo, telex, fax, thông điệp dữ liệu. Trong đó, người bán có nghĩa vụ giao hàng, chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho người mua và nhận thanh toán; người mua có nghĩa vụ thanh toán cho người bán, nhận hàng và quyền sở hữu hàng hóa theo thỏa thuận; hàng hóa được chuyển từ người bán sang người mua, qua cửa khẩu, biên giới Việt Nam hoặc từ khu phi thuế quan vào thị trường nội địa hoặc từ thị trường nội địa vào khu phi thuế quan.

Căn cứ nêu trên thì đơn hàng (Purchase Order) không thể thay thế cho Hợp đồng mua bán hàng hóa.

​Tuy vậy, Đơn đặt hàng cũng có ý nghĩa quan trọng trong trường hợp 02 bên không ký kết hợp đồng với nhau.

Đơn đặt hàng có ý nghĩa quan trọng khi xảy ra tranh chấp (Ảnh minh họa)

3. Mẫu Đơn đặt hàng file word số 1

5. Mẫu Đơn đặt hàng file excel

6. Mẫu Đơn đặt hàng tiếng Anh

7. Những lưu ý khi lập Đơn đặt hàng

Lập Đơn đặt hàng là công việc tưởng như đơn giản nhưng cũng có không ít điều cần lưu ý.

- Cần điền đầy đủ các thông tin trên mẫu đơn đặt hàng: số lượng, đơn giá và tính thành tiền tương ứng. Những nội dung này cũng là một cách xác nhận số lượng, giá cả hàng hóa làm căn cứ thanh toán sau này.

Đồng thời, địa điểm và thời gian giao hàng cũng được bên đặt hàng ghi rõ để làm căn cứ giao hàng và thanh toán, nếu giao hàng chậm sẽ bị phạt.

- Càng chi tiết càng tốt các thông tin về mặt hàng: Đặc biệt là các thông số kỹ thuật để không bị nhầm lẫn với mặt hàng khác. Đồng thời, cũng là cơ sở để 02 bên giao nhận hàng hóa và làm cơ sở để giải quyết các tranh chấp sau này.

- Phương thức thanh toán: Mẫu đơn đặt hàng ngoài những thông tin cần thiết phải có ở trên thì người làm đơn cũng cần phải ghi rõ phương thức thanh toán, có thể là thanh toán trước 50 - 50 hoặc thanh toán 100% trước khi giao hàng hoặc ngay sau khi nhận hàng.

Phương thức thanh toán trong Đơn đặt hàng là do sự thỏa thuận giữa 02 bên. Vì thế, nếu thấy Đơn đặt hàng ghi nội dung này chưa hợp lý thì bên nhận đặt hàng cũng có quyền yêu cầu bên đặt hàng điều chỉnh lại.

Ngoài ra, 02 bên cũng có thể chọn hình thức thanh toán trực tiếp hoặc tiến hành chuyển khoản qua ngân hàng.

- Sau khi nhận được Đơn đặt hàng từ bên mua, bên bán cần ký, đóng dấu hoặc sử dụng phương thức khác để xác nhận đã nhận được Đơn đặt hàng và gửi lại cho bên đặt mua hàng.

Trên đây là một số mẫu Đơn đặt hàng thường dùng. Nếu còn thắc mắc, bạn đọc vui lòng liên hệ 19006192 để được hỗ trợ.