Thành lập doanh nghiệp, thay đổi người đại diện sẽ phải xác thực điện tử từ 23/7/2026

Đây là một trong những nội dung đáng chú ý tại Nghị định 296/2026/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, ban hành và hiệu lực ngày 23/7/2026.

Cụ thể, khoản 5 Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung tại Điều 2 Nghị định 296 2026 NĐ CP theo hướng tăng cường ứng dụng định danh và xác thực điện tử trong quá trình thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.

Theo quy định mới, người ủy quyền và người được ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của việc ủy quyền. Đồng thời, hai chủ thể này phải thực hiện xác thực điện tử khi làm thủ tục đối với một số trường hợp quan trọng để được cấp đăng ký doanh nghiệp.

Các thủ tục bắt buộc phải xác thực điện tử bao gồm:

• Đăng ký thành lập doanh nghiệp; đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật;
• Thay đổi chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạn;
• Thay đổi thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn;
• Thay đổi thông tin cổ đông sáng lập hoặc cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài của công ty cổ phần không phải là công ty niêm yết hoặc công ty đăng ký giao dịch chứng khoán;
• Thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân và thay đổi thành viên hợp danh.

Đáng chú ý, Nghị định 296/2026/NĐ-CP cũng quy định phương án xử lý trong trường hợp chưa thể thực hiện xác thực điện tử. Cụ thể, nếu hệ thống xác thực điện tử bị gián đoạn thì người ủy quyền được thực hiện việc xác thực sau khi doanh nghiệp được cấp đăng ký.

Trường hợp người ủy quyền không xác nhận hoặc xác nhận không ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ yêu cầu doanh nghiệp báo cáo theo quy định. Ngoài ra, nếu người ủy quyền chưa có tài khoản định danh điện tử, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải kèm theo bản sao căn cước, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu còn hiệu lực theo quy định.

Trước khi được sửa đổi, Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP chỉ quy định về trách nhiệm của người ủy quyền và người được ủy quyền cũng như trình tự nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.

Nghị định 168/2025/NĐ-CP chưa yêu cầu người ủy quyền và người được ủy quyền phải xác thực điện tử trước hoặc trong quá trình thực hiện các thủ tục đăng ký doanh nghiệp, cũng chưa quy định cách xử lý khi hệ thống xác thực gặp sự cố hoặc khi người thực hiện thủ tục chưa có tài khoản định danh điện tử.