Cách thực hiện hóa đơn điện tử [cập nhật mới nhất]

Việc sử dụng hóa đơn điện tử hiện nay là yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức. Vậy cách thực hiện hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất như thế nào? Độc giả đừng bỏ lỡ bài viết dưới đây.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là hóa đơn ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế và pháp luật về kế toán. Đây là định nghĩa được nêu tại khoản 1 Điều 26 Luật Quản lý thuế 2025.

Trong đó, cũng tại khoản 2 Điều 26 Luật này, Quốc hội đã phân loại hóa đơn điện tử thành ba hình thức gồm: 

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế;
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Trong đó, riêng với đối tượng hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, theo Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng thì phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Về đối tượng sử dụng hóa đơn, khoản 3 Điều 26 Luật Quản lý thuế 2025 và được hướng dẫn bởi khoản 1 Điều 6 Nghị định 254 được liệt kê gồm:

- Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và các trường hợp rủi ro cao về thuế không được liệt kê ở dưới;

- Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính, viễn thông, nước sạch, tài chính ngân hàng, chứng khoán, tài sản mã hóa, dịch vụ hỗ trợ giao dịch trên sàn giao dịch các-bon, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại... trừ hai trường hợp:

• Có rủi ro cao về thuế;
• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Cụ thể, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ như:

• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (trung tâm thương mại; siêu thị;
• Bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác);
• Ăn uống; nhà hàng; khách sạn;
• Dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ;
• Dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim, dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam) sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.

Tuy nhiên, nếu có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thì không bắt buộc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.

- Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng hoặc hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng.

Ngoài ra, nếu cá nhân hoặc hộ kinh doanh có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử mà không thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì có thể  đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

 

Hướng dẫn cách thực hiện hóa đơn điện tử mới nhất (Ảnh minh họa)

2. Hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử mới nhất

2.1 Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Căn cứ Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC và mục Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại Phần II Quyết định 1896/QĐ-BTC, người nộp thuế thực hiện như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Người thuộc diện phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lập Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Sau khi chuẩn bị đầy đủ 01 bộ hồ sơ, người yêu cầu có thể lựa chọn nộp hồ sơ bằng một trong các hình thức:

• Nộp trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh, xã.
• Nộp thông qua dịch vụ bưu chính công ích, qua thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc qua ủy quyền theo quy định của pháp luật.
• Nộp online qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng định danh quốc gia.

Bước 3: Giải quyết hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, việc xử lý, giải quyết sẽ được thực hiện trong 01 ngày làm việc hoặc 03 ngày làm việc nếu phải giải trình, bổ sung thông tin hoặc có rủi ro về thuế.

Lưu ý: Chỉ sau khi được cơ quan thuế chấp nhận đăng ký, người nộp thuế mới nên chính thức sử dụng hình thức hóa đơn điện tử đã đăng ký.

2.2 Lập và gửi hóa đơn điện tử

Căn cứ vào từng trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, pháp luật lại có quy định khác nhau về việc lập và gửi hóa đơn điện tử như sau:

Trường hợp sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế

Theo Điều 12 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, việc lập, gửi hóa đơn điện tử trong trường hợp sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế như sau:

Bước 1: Lập hóa đơn

Truy cập Hệ thống thông tin quản lý thuế để thực hiện: lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã.

Nếu thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì thực hiện các nội dung:

• Truy cập vào trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị để thực hiện lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
• Ký số trên các hóa đơn đã lập;
• Gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để cơ quan thuế cấp mã.

Bước 2: Cấp mã hóa đơn

Hệ thống cấp mã hóa đơn của Cục Thuế tự động thực hiện cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi.

Bước 3: Gửi hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế cho người mua.

Trường hợp sử dụng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế:

Việc lập và gửi hóa đơn điện tử trong trường hợp sử dụng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế được thực hiện theo Điều 13 Nghị định 254/2026/NĐ-CP thực hiện qua phần mềm. Sau đó thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử và gửi cho người mua.

Trường hợp sử dụng hóa đơn từ máy tính tiền

Hóa đơn được lập từ hệ thống tính tiền, có kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Hóa đơn có thể được gửi cho người mua qua tin nhắn, thư điện tử, đường dẫn hoặc mã QR để người mua tra cứu, tải về theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Trên đây là hướng dẫn cách thực hiện hóa đơn điện tử.