Pháp lý doanh nghiệp 
1. Số hóa là gì?
1.1 Khái niệm số hóa
Số hóa là quá trình chuyển đổi các thông tin dưới dạng vật lý và các quy trình thủ công sang định dạng kỹ thuật số. Số hóa là một phần trong quá trình chuyển đổi số, các thông tin chuyển đổi sẽ được tổ chức thành dạng thức byte và bit.
Số hóa không làm thay đổi thông tin hay dữ liệu, mà chỉ chuyển đổi hình thức thể hiện từ dạng vật lý, thủ công sang dạng kỹ thuật số.
Hiện nay, số hóa được ứng dụng rộng rãi trong các lĩnh vực của đời sống như giáo dục, truyền thông, ngân hàng, logistics, sản xuất…Với những tiện ích tuyệt vời, số hóa ngày càng trở nên phổ biến và đóng một vai trò quan trọng trong quá trình chuyển đổi số.
1.2 Ví dụ về số hoá
Số hóa đã trở nên rất phổ biến trong những năm gần đây. Một số ví dụ về số hóa có thể kể đến như:
Ví dụ 1: Sử dụng các phần mềm, máy scan để chuyển đổi sách thông thường thành dạng Ebook hoặc chuyển đổi văn bản giấy sang dạng PDF;
Ví dụ 2: Ứng dụng công nghệ OCR (Optical Character Recognition) để chuyển đổi tài liệu thông thường thành dạng văn bản có thể chỉnh sửa và tìm kiếm;
Ví dụ 3: Scan hình ảnh thành file kỹ thuật số như jpg, pgn.
2. Phân biệt số hóa với chuyển đổi số
Số hóa và chuyển đổi số thường bị nhầm lẫn do có một vài điểm tương đồng về cách thức và lợi ích như:
Cách thức: đều ứng dụng công nghệ kỹ thuật số vào trong các hoạt động của doanh nghiệp
Lợi ích: giúp quá trình làm việc được nhanh chóng và thuận tiện hơn
Tuy nhiên, việc nhầm lẫn trên sẽ không xảy ra nếu như bạn thực sự hiểu được bản chất của số hóa và chuyển đổi số. Về cơ bản, số hóa chỉ là một bộ phận giúp thúc đẩy quá trình chuyển đổi số.
Cụ thể sự khác biệt giữa hai khái niệm này sẽ được thể hiện trong bảng sau:
Tiêu chí | Số hóa | Chuyển đổi số |
Khái niệm | Là quá trình chuyển đổi các thông tin dưới dạng vật lý và các quy trình thủ công sang định dạng kỹ thuật số | Là sự ứng dụng công nghệ và kỹ thuật số để cải thiện hoạt động, thay đổi quy trình và phương thức hoạt động của doanh nghiệp. |
Bản chất | - Ứng dụng công nghệ để thay đổi thao tác làm việc, cách thức lưu trữ dữ liệu; - Không làm thay đổi dữ liệu; - Là một bộ phận của quá trình chuyển đổi số. | - Ứng dụng công nghệ để thay để thay đổi phương thức làm việc, mô hình kinh doanh; - Làm thay đổi từ cách thức tổ chức, con người đến mô hình kinh doanh; - Có ý nghĩa khái quát và liên quan đến mọi khía cạnh của doanh nghiệp. |
Ví dụ | Scan các văn bản giấy thông thường thành tài liệu dạng PDF | Các bệnh viện ứng dụng công nghệ để xây dựng hệ thống quản lý hồ sơ bệnh nhân dưới dạng bệnh án điện tử |
Tác động | Tác động tới việc lưu trữ, truyền tải và xử lý thông tin | Tác động tới hoạt động tổ chức, vận hành của doanh nghiệp |
Chức năng | Tối ưu hóa quy trình lưu trữ, quản lý và tìm kiếm thông tin | Giúp cải thiện hoạt động kinh doanh, gia tăng lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp và tạo ra giá trị mới cho khách hàng |
3. Lý do cần phải tiến hành số hóa là gì?
Trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay, số hóa trở nên cần thiết và phổ biến trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Việc số hóa sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp, tổ chức trong việc đảm bảo hiệu quả kinh doanh của mình.
3.1 Tối ưu hóa hiệu quả công việc
Công việc sẽ trở nên hiệu quả và dễ dàng thực hiện hơn nếu doanh nghiệp tiến hành các hoạt động số hóa. Số hóa giúp gia tăng hiệu quả công việc ở một vài khía cạnh như:
Tăng tốc độ truy cập, tìm kiếm thông tin: Nếu như đối với các văn bản ở dạng vật lý, nhân viên phải mất nhiều thời gian để tổng hợp, tìm kiếm thì khi đã được số hóa, thao tác này sẽ trở nên dễ dàng và đơn giản hơn. Chỉ với các thiết bị như máy tính, điện thoại, họ có thể truy cập thông tin ở bất kỳ đâu;
Tự động hóa các thao tác thủ công: Khi dữ liệu đã được số hóa, nhân viên có thể thực hiện các thao tác như nhập liệu, tạo báo cáo, gửi email một cách đơn giản hơn;
Gia tăng hiệu quả truyền thông nội bộ: Khi các văn bản đã được số hóa, việc truyền đi các thông báo, chính sách cũng sẽ được thực hiện một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn.
3.2 Tối ưu hóa chi phí
Số hóa giúp doanh nghiệp có thể giúp tối ưu việc sử dụng ngân sách cho doanh nghiệp, giúp tiết kiệm hàng loạt các chi phí như:
Giảm chi phí in ấn: Văn bản đã được số hóa có thể dễ dàng truyền đi, vì vậy doanh nghiệp sẽ không phải in ấn hay photocopy nhiều. Điều này có thể giúp doanh nghiệp giảm chi phí giấy in, mực in, máy in;
Tiết kiệm chi phí lưu trữ hồ sơ vật lý: Việc số hóa dữ liệu giúp doanh nghiệp tiết kiệm được các chi phí văn phòng phẩm như kẹp giấy, folder và tủ đựng tài liệu, đồng thời giúp tiết kiệm không gian văn phòng.
3.3 Đảm bảo sự an toàn và tính bảo mật cho tài liệu
Đối với các loại tài liệu nội bộ quan trọng, việc số hóa sẽ giúp tăng cường sự an toàn và bảo mật.
Nếu như trước đây, việc sử dụng văn bản giấy với nhiều bản photocopy có thể khiến tài liệu dễ bị lộ thông tin. Thì hiện nay, việc số hóa văn bản sẽ giúp doanh nghiệp bảo mật thông tin một cách an toàn hơn, bằng các cách như:
Xây dựng hệ thống bảo mật thông tin: Doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm chống virus, tường, lửa, hệ thống an ninh mạng để đảm bảo sự an toàn cho tài liệu;
Điều chỉnh quyền hạn, mã hóa, xác thực: Đối với các văn bản đã được số hóa, doanh nghiệp có thể kiểm soát quyền truy cập, in ấn, xác thực định danh, mã hóa để đảm bảo tính bảo mật;
Sao lưu dữ liệu: Để tránh việc dữ liệu bị mất, doanh nghiệp nên thực hiện việc sao lưu thông tin một cách định kỳ.
3.4 Thuận tiện cho quy trình quản lý tài liệu
Khối lượng tài liệu, văn bản của các tổ chức là không hề nhỏ, và để có thể tối ưu hóa việc quản lý thì số hóa chính là công cụ hữu hiệu nhất. Với các hệ thống lưu trữ hiện đại, doanh nghiệp có thể lưu trữ một khối lượng văn bản, tài liệu khổng lồ và không giới hạn.
Việc số hóa tài liệu cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng sắp xếp, phân loại và quản lý việc truy xuất thông tin. Điều này giúp cho hoạt động của doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp và có hệ thống hơn.
3.5 Giảm thiểu khả năng thất lạc thông tin
Khi dữ liệu đã được số hóa và đưa vào hệ thống quản lý thông tin của doanh nghiệp, khả năng bị thất lạc thông tin sẽ ít hơn rất nhiều so với lưu trữ văn bản giấy thông thường.
Đặc biệt, việc số hóa cũng giúp tài liệu lưu trữ được lâu dài, hạn chế được các tác động bên ngoài như thời gian, thời tiết. Điều này giúp tài liệu được bảo đảm nguyên vẹn mà không bị hư hỏng.
3.6 Phù hợp với quá trình chuyển đổi số
Hiện nay, khi công cuộc chuyển đổi số ngày càng phát triển mạnh mẽ, việc số hóa là điều cần thiết để doanh nghiệp có thể bắt kịp với xu hướng này.
Việc số hóa đóng góp một phần quan trọng vào quá trình chuyển đổi số, là một trong những nền tảng và cơ sở quan trọng giúp doanh nghiệp dễ dàng thành công hơn trong tương lai.
3.7 Thân thiện với môi trường
Một trong những lợi ích đặc biệt nhất của số hóa đó là thân thiện với môi trường. Đây là công cụ hữu hiệu để giảm thiểu các hoạt động in ấn, photo, từ đó sẽ giảm thiểu rác thải ra môi trường.
Đối với các doanh nghiệp có cam kết phát triển bền vững, việc ứng dụng số hóa cũng là một trong những cách giúp doanh nghiệp chứng minh hoạt động bảo vệ môi trường của mình.
4. Các hình thức số hóa thường gặp
Hiện nay, hai hình thức phổ biến nhất của số hóa là số hóa tài liệu và số hóa quy trình. Hai hình thức này đều có những vai trò riêng trong các hoạt động kinh doanh và quá trình chuyển đổi số hiện nay.
4.1 Số hóa tài liệu - Digitization
Số hóa tài liệu (hay Digitization) là phương pháp chuyển đổi các dạng thông tin, dữ liệu từ dạng vật lý sang dạng kỹ thuật số. Các thông tin được số hóa có thể là văn bản, âm thanh, hình ảnh... Khi được số hóa, các tài liệu này sẽ được hệ thống máy tính tiếp nhận thông tin và xử lý theo các mục đích khác nhau.
Ví dụ: Scan các bức ảnh dạng vật lý sang định dạng jpg, png hay PDF
Việc số hóa tài liệu mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp quá trình lưu trữ, quản lý, sử dụng dữ liệu được diễn ra một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn. Đồng thời, việc số hóa tài liệu cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm được các chi phí in ấn, máy móc.
4.2 Số hóa quy trình - Digitalization
Số hóa quy trình (hay Digitalization) là việc doanh nghiệp sử dụng dữ liệu có được từ bước số hóa tài liệu và ứng dụng công nghệ hiện đại vào quy trình vận hành để đơn giản hóa quá trình xử lý thông tin.
Ví dụ: Chữ ký sau khi được chuyển đổi thành dạng điện tử thì doanh nghiệp sẽ sử dụng chữ ký đó để thực hiện ký duyệt. Điều này giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và công sức di chuyển.
Số hóa quy trình giúp nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc, giúp doanh nghiệp giảm chi phí vận hành và tăng tính linh hoạt cho các hoạt động.
5. Một số câu hỏi thường gặp về số hóa
Sau khi đã cung cấp những thông tin cơ bản về số hóa, tiếp theo bài viết sẽ tiến hành giải đáp một số câu hỏi thường gặp của độc giả trong quá trình tìm hiểu về số hóa.
5.1 Số hóa hồ sơ là gì?
Theo Khoản 5, Điều 3, Nghị định số 01/2021/NĐ-CP, số hóa hồ sơ được giải thích như sau:
“Số hóa hồ sơ là việc quét (scan) dữ liệu có sẵn trên giấy nhằm chuyển dữ liệu dạng văn bản giấy sang dạng văn bản điện tử.”
Như vậy, có thể hiểu một cách đơn giản số hóa hồ sơ chính là việc chuyển đổi các văn bản dạng giấy sang dạng điện tử. Việc chuyển đổi này có thể thực hiện bằng các thiết bị, phần mềm hỗ trợ chuyển tài liệu sang dạng kỹ thuật số.
5.2 Sản phẩm số hóa là gì?
Số hóa được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực của đời sống, bởi vậy các sản phẩm của số hóa cũng rất đa dạng. Một số sản phẩm của số hóa có thể kể đến như:
Sách điện tử - Ebook
Sách nói, Podcast
Các khóa học online
Các trang web, phần mềm cung cấp ảnh trực tuyến như Freepik, Canva, Pinterest, Google hình ảnh…
Các phần mềm máy tính
