KPI là gì? Cách xây dựng KPI hiệu quả và hướng dẫn trả lương KPI

Để thúc đẩy hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh, nhiều công ty đã áp dụng KPI đối với nhân viên. Vậy KPI là gì? Làm thế nào để xây dựng hệ thống KPI hiệu quả? Chọn trả lương theo KPI, doanh nghiệp cần chú ý gì?

1. KPI là gì?

KPI là chữ cái viết tắt của cụm từ Key Performance Indicator. KPI được hiểu là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc. KPI thường được thể hiện qua số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ảnh hiệu quả hoạt động của các nhóm hoặc bộ phận của doanh nghiệp.

Các chỉ số KPI giúp doanh nghiệp theo dõi, đánh giá được việc thực hiện công việc của người lao động một cách minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng nhờ các số liệu cụ thể.

Dựa trên mức độ hoàn thành KPI, doanh nghiệp sẽ thực hiện các chế độ thưởng khác nhau cho từng cá nhân người lao động.

Ngoài ra, KPI còn giúp người lao động hiểu được mức độ hoành thành công việc, tạo động lực để họ làm việc và phấn đấu thực hiện mục tiêu nhất định.

2. Vai trò của KPI trong doanh nghiệp như thế nào?

KPI là công cụ quản lý rất đắc lực dành giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất của người lao động, từ đó đạt được các mục tiêu mà mình đề ra. Nhìn chung, các chỉ số KPI đóng góp những vai trò sau:

- Đánh giá chính xác năng lực người lao động.

Hầu hết các doanh nghiệp đều dùng chỉ số KPI để đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên. Vì vậy, khi xây dựng KPI, doanh nghiệp phải phải căn cứ vào tình kinh doanh của mình, cũng như vị trí công việc của từng cá nhân, phòng ban để đưa ra chỉ số KPI rõ ràng, cụ thể, phù hợp nhằm mang lại hiệu quả tốt nhất.

- Hoạch định lại chiến lược kinh doanh.

Khi đánh giá hiệu quả của các chiến lược kinh doanh, ngoài doanh số, doanh nghiệp cũng cần xem xét kênh nào đang có tỷ lệ khách hàng sử dụng sản phẩm nhiều nhất? Kênh nào nên đầu tư và kênh nào nên cắt bỏ? Những câu hỏi này chỉ có thể được giải đáp khi doanh nghiệp đo được chỉ số KPI chi tiết cho chiến lược.

- Tạo ra môi trường học hỏi.

Bằng các chỉ số KPI, doanh nghiệp còn có thể tạo ra một môi trường học tập ngay chính trong công ty của mình. Theo kinh nghiệm của các nhà quản lý, khi đưa ra các chỉ số KPI cho cá nhân, tổ chức sẽ tạo ra nhiều cuộc hội thoại quan trọng ở nơi làm việc, thúc đẩy các cá nhân tiến hành việc trao đổi, học hỏi lẫn nhau để đạt được các chỉ số KPI do doanh nghiệp đề ra.

3. Phân loại KPI

Tùy vào mục tiêu và mục đích của mình mà doanh nghiệp có thể theo dõi và đề ra KPI theo những cách khác nhau. Doanh nghiệp không chỉ cần hiểu rõ KPI là gì mà còn phải chọn đúng các chỉ số KPI cho mình. Việc lựa chọn đúng KPI ngay từ đầu sẽ là bàn đạp hiệu quả cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Chính bởi vậy, mỗi bộ phận trong doanh nghiệp nên có cho mình chỉ số KPI khác nhau để đáp ứng các nhiệm vụ khác nhau. Hiện có 05 loại KPI chính bao gồm:

3.1 KPI kinh doanh

KPI kinh doanh có tác dụng hỗ trợ doanh nghiệp đo lường kết quả của các mục tiêu kinh doanh dài hạn bằng cách theo dõi từng chỉ số kinh doanh của, từ đó điều hướng giữa từng quy trình và xác định những lĩnh vực chậm tăng trưởng.

3.2 KPI tài chính

KPI tài chính được giám sát bởi lãnh đạo của doanh nghiệp và bộ phận tài chính của doanh nghiệp. Những chỉ số này cho thấy doanh nghiệp có đang hoạt động như thế nào trên phương diện tạo ra lợi nhuận và doanh thu để biết việc kinh doanh của doanh nghiệp có đang thuận lợi hay gặp khó khăn.

3.3 KPI tiếp thị

KPI tiếp thị giúp các đội ngũ nhân viên tiếp thị của doanh nghiệp theo dõi khả năng thành công trên các kênh tiếp thị, cho ra các số liệu để đánh giá một cách tổng quan xem đội ngũ tiếp thị đó hoạt động như thế nào trong việc tìm kiếm các khách hàng mới.

3.4 KPI bán hàng

KPI bán hàng là các chỉ số theo dõi khả năng đạt được mục đích và mục tiêu từ số liệu bán hàng của dội ngũ bán hàng, giúp theo dõi kết quả cũng như múc tăng trưởng doanh thu hàng tháng. Đây là chỉ số cực kỳ quan trọng để đánh giá chất lượng của cả quy trình bán hàng, kinh doanh tổng thể.

3.5 KPI quản lý dự án

KPI quản lý dự án được các nhà quản lý sử dụng để theo dõi tỷ lệ phần trăm đạt được và tiến độ của các mục tiêu đề ra. Doanh nghiệp thường sử dụng những số liệu này để xác định xem dự án có thành công và đáp ứng yêu cầu hay không.

4. Cách xây dựng hệ thống KPI hiệu quả trong doanh nghiệp

Tùy vào mục tiêu và kế hoạch đã đề ra mà doanh nghiệp sẽ chọn áp dụng những hệ thống KPI riêng biệt. Tuy nhiên, việc xây dựng hệ thống KPI phù hợp với doanh nghiệp thường được thực hiện theo các bước cơ bản sau đây:

Bước 1: Xác định mục tiêu cụ thể cho KPI

Đây là bước quan trọng nhất trong việc thiết lập các chỉ số KPI. Việc xây dựng KPI cần phải hướng đến thực hiện mục tiêu cốt lõi của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, KPI cũng cần phải diễn tả bằng những con số trực quan và đo lường đượ để phát ánh cụ thể những mục tiêu và hoạt động của doanh nghiệp trong tương lai. Nhìn vào các chỉ số KPI, người ta có thể hình dung được tầm nhìn và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai.

Bước 2: Chia sẻ KPI với các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp

KPI chỉ có thể được thực hiện hiệu quả nếu nó không được truyền đạt tới các bộ phận, nhân viên liên quan trong doanh nghiệp. Những người trực tiếp triển khai và thực hiện các hoạt động cần phải là người nắm rõ nhất tầm nhìn và chiến lược của doanh nghiệp.

KPI sẽ càng hoàn thiện và hiệu quả hơn khi có sự đóng góp ý kiến từ những người liên quan.

Bước 3: Kiểm tra lại KPI theo chu kì cố định hàng tuần hoặc hàng tháng

Thường xuyên kiểm tra hiệu suất công việc là điều cần thiết để duy trì và phát triển mục tiêu của doanh nghiệp. Thực tế không phải lúc nào KPI được đề ra cũng đem lại hiệu quả tích cực cho doanh nghiệp. Chỉ khi đưa vào thực hiện trong thực tế mới phát sinh vấn đề mà doanh nghiệp chưa lường trước. Do đó, việc kiểm tra KPI là việc cần phải thực hiện thường xuyên, có chu kì nhất định.

Bước 4: Đảm bảo KPI đã đề ra phải mang tính thực tiễn

Để đảm bảo KPI doanh nghiệp đặt ra hoàn toàn phù hợp với thực tiễn, doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra, theo dõi mục tiêu, phân tích hiệu suất hoạt động, đề xuất KPI trong ngắn bên cạnh KPI dài hạn, thỏa luận đề xuất với các phòng ban khác và theo dõi chặt chẽ quá trình thực hiện để có những điều chỉnh phù hợp.

Bước 5: Điều chỉnh KPI phù hợp với những thay đổi của doanh nghiệp

Với việc theo dõi thường xuyên và đánh giá tiến độ định kỳ, doanh nghiệp sẽ phát hiện ra những bất cập, tồn tại trong KPI mà mình đề ra, từ đó thảo luận với các phòng ban để thực hiện điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế.

Bước 6: Kiểm tra xem KPI đã đề xuất có thể thực hiện được hay không

5. Lương trả theo KPI được tính như thế nào?

Bên cạnh việc giải thích định nghĩa KPI là gì, LuatVietnam cũng muốn giới thiệu đến bạn đọc hai cách phổ biến thường được doanh nghiệp sử dụng để tính toán tiền lương KPI:

5.1 Tính lương hiệu quả theo hệ số KPI

Trong cách này có hai phương được áp dụng là lương 3P hoặc lương 2P.

- Phương pháp lương 2P là phương pháp trả lương theo vị trí công việc và kết quả công việc. Đây được hiểu là việc trả lương cố định theo vị trí chức danh cùng với khoản lương tương ứng với kết quả công việc mà người đó đạt được.

- Phương pháp lương 3P là cách trả lương dựa trên 03 yếu tố cơ bản: vị trí công việc, năng lực cá nhân và kết quả công việc. Phương pháp này được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng vì tính công bằng và nâng cao năng lực tổ chức bởi ngoài lương cứng, nhân viên còn được hưởng thêm lương hiệu quả, năng suất công việc.

5.2 Tính thưởng theo KPI

Cách này được áp dụng với những doanh nghiệp không muốn thay đổi quá nhiều quy chế lương cũ nhưng vẫn muốn áp dụng KPI để người lao động có động lực phấn đấu. Khi đó, KPI sẽ được coi là công cụ để tính ra một phần tiền thưởng, trả theo tháng, quý hoặc năm phản ánh hiệu quả làm việc của người lao động.

6. Giải đáp một số thắc mắc liên quan đến lương KPI

6.1. Không đạt KPI, doanh nghiệp có được trừ lương người lao động?

Ngoài việc đặt ra cơ chế thưởng khi hoàn thành các chỉ tiêu KPI, nhiều doanh nghiệp còn quy định cả cơ chế phạt đối với nhân viên của mình. Theo đó, tùy vào mức độ không hoàn thành nhiệm vụ mà người lao động sẽ bị trừ một số tiền nhất định.

Tuy nhiên, việc làm này là không đúng quy định của pháp luật bởi theo Bộ luật Lao động năm 2019, chỉ có duy nhất một trường hợp được trừ lương người lao động:

Điều 102. Khấu trừ tiền lương

1. Người sử dụng lao động chỉ được khấu trừ tiền lương của người lao động để bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị, tài sản của người sử dụng lao động theo quy định tại Điều 129 của Bộ luật này.

Như vậy, nếu vì người lao động không hoàn thành nhiệm vụ mà trừ lương cứng của người đó là trái luật.

Trường hợp khấu trừ lương không đúng quy định, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Theo khoản 2 Điều 17 Nghị định 12, tùy vào số lượng người lao động bị vi phạm mà người sử dụng lao động sẽ bị phạt theo các mức sau:

- Vi phạm từ 01 - 10 người lao động: Phạt 05 - 10 triệu đồng.

- Vi phạm từ 11 - 50 người lao động: Phạt 10 - 20 triệu đồng.

- Vi phạm từ 51 - 100 người lao động: Phạt 20 - 30 triệu đồng.

- Vi phạm từ 101 - 300 người lao động: Phạt 30 - 40 triệu đồng.

- Vi phạm từ 301 người lao động trở lên: Phạt 40 - 50 triệu đồng.

Trên đây là mức phạt dành cho người sử dụng lao động là cá nhân vi phạm. Trường hợp tổ chức vi phạm sẽ bị phạt gấp đôi. Cùng với đó, doanh nghiệp cũng có trách nhiệm phải trả lại đủ tiền lương cho người lao động.

Gọi ngay tổng đài 1900.6192 để được tư vấn khi bị công ty trừ lương trái luật.

6.2 Lương KPI có phải đóng bảo hiểm xã hội không?

Khoản 26 Điều 1 Thông tư 06/2021/TT-BLĐTBXH, tiền lương tháng đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) gồm mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác xác định được mức tiền cụ thể cùng với mức lương thỏa thuận trong hợp đồng lao động và trả thường xuyên trong mỗi kỳ trả lương.

Như vậy, tiền lương đóng BHXH là khoản tiền mang tính cụ thể, ổn định và được chi trả trong mỗi kì trả lương.

Trong khi đó, tiền lương KPI được trả theo hiệu suất công việc mà người lao động làm việc nên không mang tính cụ thể và cố định.

Chỉ khi hoàn thành chỉ tiêu, người lao động mới được trả lương KPI. Do tính dựa trên hiệu quả làm việc nên tùy mức độ hoàn thành mà người lao động sẽ được lương KPI với các mức khác nhau.

Như vậy, lương KPI sẽ không phải khoản tiền trả thường xuyên trong mỗi kì trả lương nên sẽ không vào tiền lương để đóng BHXH của người lao động.

Xem thêm: Tiền lương KPI có phải đóng BHXH, thuế TNCN không?

6.3 Lương KPI có phải nộp thuế thu nhập cá nhân không?

Theo khoản 2 Điều 3 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007, sửa đổi năm 2012, tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp, trợ cấp được xác định là thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN) của người lao động.

Trong đó, điểm b khoản 2 Điều này đã loại trừ một khoản phụ cấp, trợ cấp bao gồm:

- Phụ cấp, trợ cấp cho người có công.

- Phụ cấp quốc phòng, an ninh.

- Phụ cấp độc hại, nguy hiểm.

- Phụ cấp thu hút, phụ cấp khu vực.

- Trợ cấp khó khăn đột xuất, trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, trợ cấp một lần khi sinh con hoặc nhận nuôi con nuôi,… theo pháp luật về BHXH.

- Trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm.

- Trợ cấp bảo trợ xã hội và các khoản phụ cấp, trợ cấp khác không mang tính chất tiền lương, tiền công.

Theo các căn cứ trên, lương KPI được xác định là thu nhập có tính chất tiền lương tiền công, đồng thời không thuộc các khoản được miễn thuế. Vì vậy, lương KPI sẽ được cộng vào tổng thu nhập chịu thuế để tính thuế TNCN. 

Tuy nhiên, chỉ những người lao động có tổng thu nhập cao mới phải đóng thuế TNCN.

Trên đây là giải thích cho khái niệm KPI là gì cùng một số thông tin hữu ích liên quan. Để được tư vấn cụ thể hơn về vấn đề này, hãy gọi ngay đến tổng đài tư vấn miễn phí về lao động tiền lương theo số 1900.6192 của LuatVietnam.