Thứ Hai, 10/11/2025, 08:05

Tăng giảm cỡ chữ:

Thủ tục ghi vào sổ hộ tịch các việc hộ tịch đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài

Khi công dân Việt Nam thực hiện đăng ký các sự kiện hộ tịch như khai sinh, kết hôn hay ly hôn tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cần được ghi vào sổ hộ tịch theo Quyết định 3606/QĐ-BNG để được pháp luật trong nước công nhận.

Quyết định 3606/QĐ-BNG công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực lãnh sự thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Ngoại giao quy định thủ tục ghi vào sổ hộ tịch các việc hộ tịch đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài, như sau:

1. Thành phần hồ sơ thủ tục ghi vào sổ hộ tịch các việc hộ tịch đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài

* Giấy tờ phải xuất trình:

- Hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân, thẻ căn cước, căn cước điện tử, giấy chứng nhận Thẻ căn cước hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân, quốc tịch của người có yêu cầu.

- Giấy tờ chứng minh đang cư trú ở nước sở tại (nếu có).

Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì nộp bản sao các giấy tờ nêu trên đã được chứng thực hợp lệ.

Trường hợp người yêu cầu là công dân Việt Nam đã được cấp số định danh cá nhân thì có thể xuất trình bản chính thẻ căn cước hoặc căn cước điện tử (nếu nộp trực tiếp) hoặc nộp bản chụp giấy tờ này (nếu nộp qua hệ thống bưu chính hoặc gửi qua hệ thống đăng ký hộ tịch ừực tuyến) để chứng minh nhân thân khi cơ sở hạ tầng kỹ thuật cho phép Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài kết nối với CSDLQGVDC.

* Giấy tờ phải nộp:

- Tờ khai ghi vào sổ hộ tịch việc khai tử; Tờ khai ghi vào sổ hộ tịch việc giám hộ, nhận cha mẹ con; Tờ khai ghi vào sổ hộ tịch việc nuôi con nuôi; Tờ khai ghi vào sổ hộ tịch các việc hộ tịch khác theo mẫu tại Phụ lục Thông tư 04/2024/TT-BTP (nếu người có yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp hoặc qua hệ thống bưu chính).

- Bản sao giấy tờ chứng minh việc hộ tịch đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nưởc ngoài.

- Văn bản ủy quyền (được chứng thực) theo quy định của pháp luật trong trường họp ủy quyền thực hiện việc ghi chú. Trường họp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.

2. Thời hạn giải quyết thủ tục bao lâu?

Ngay trong ngày tiếp nhận hồ sơ, trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo. Trong trường họp phải xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 03 ngày làm việc.

3. Cách thức thực hiện thủ tục

- Người có yêu cầu ghi vào sổ hộ tịch trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính tới Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài phụ trách khu vực lãnh sự nơi công dân Việt Nam cư trú.

- Ngoài các cách thực hiện nêu trên, nếu Cơ quan đại diện sử dụng Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung và kết nối với CSDLQGVDC, ừong điều kiện cơ sở hạ tầng kỹ thuật cho phép, hồ sơ có thể nộp trực tuyến qua môi trương điện tử.

4. Lưu ý khi thực hiện thủ tục

- Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài tiếp nhận, giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến phù hợp với mức độ triển khai dịch vụ công trực tuyến và việc sử dụng đồng bộ Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung tại cơ quan mình.

Trường họp chưa tiếp nhận giải quyết đăng ký hộ tịch trực tuyến thì thông báo trên cổng thông tin điện tử của cơ quan mình hoặc có vãn bản thông báo cho người yêu cầu và nêu rõ lý do; văn bản thông báo có thê gửi qua thư điện tử nếu người yêu cầu có địa chỉ thư điện tử.

- Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại cấp sử dụng để đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài không phải họp pháp hóa lãnh sự.

Trường hợp có nghi ngờ về tính xác thực của giấy tờ, Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài có thể yêu cầu giấy tờ đó phải được chứng nhận lấnh sự của cơ quan có thẩm quyền. Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước thứ ba cấp sử dụng để đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài phải được họp pháp hóa theo quy định. Giấy tờ bằng tiếng nước ngoài trong hồ sơ đăng ký hộ tịch phải được dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh theo quy định.

- Đối với giấy tờ nộp, xuất trình nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp:

+ Trường hợp người yêu cầu nộp giấy tờ là bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính thì cán bộ lãnh sự không được yêu cầu xuất ừình bản chính; nếu người yêu cầu chỉ nộp bản chụp và xuất ừình bản chính thì cán bộ lãnh sự kiểm tra, đối chiếu bản chụp với bản chính và ký vào bản chụp xác nhận về việc đã đối chiếu nội dung giấy tờ đó, không được yêu cầu người đi đăng ký nộp bản sao có chửng thực.

+ Trường hợp pháp luật quy định xuất trình giấy tờ khi đăng ký hộ tịch, cán bộ lãnh sự có trách nhiệm kiểm ừa giấy tờ xuất trình, đối chiếu với thông tin trong Tờ khai và trả lại cho người xuất trình, không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp thêm bản sao giấy tờ đó. Cán bộ lãnh sự chụp 01 bản giấy tờ xuất trình xác nhận đã đối chiếu với bản chính, để lưu hồ sơ.

- Đối với giấy tờ gửi kèm theo nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến:

+ Bản chụp các giấy tờ gửi kèm theo hồ sơ trực tuyến phải bảo đảm rõ nét, đầy đủ, toàn vẹn về nội dung, là bản chụp bằng máy ảnh, điện thoại hoặc được chụp, được quét bằng thiết bị điện tử, từ giấy tờ được cấp hợp lệ, còn giá trị sử dụng.

+ Trường hợp giấy tờ, tài liệu phải gửi kèm trong hồ sơ trực tuyến đã có bản sao điện tử hoặc đã có bản điện tử giấy tờ hộ tịch thì người yêu cầu được sử dụng bản điện tử này.

+ Khi đến cơ quan đăng ký hộ tịch nhận kết quả, người có yêu cầu phải xuất trình giấy tờ tuỳ thân, nộp các giấy tờ là thành phần hồ sơ theo quy định của pháp luật hộ tịch.

+ Trường hợp người yêu cầu không cung cấp được giấy tờ nêu trên theo quy định hoặc giấy tờ nộp, xuất trình bị tẩy xóa, sửa chữa, làm giả thì cơ quan đại diện hủy bỏ kết quả đăng ký giám hộ.

- Cán bộ lãnh sự có trách nhiệm tiếp nhận đúng, đủ hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật hộ tịch.

5. Cơ quan giải quyết thủ tục

Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài phụ trách khu vực lãnh sự nơi công dân Việt Nam cư trú.

6. Trình tự thực hiện thủ tục ghi vào sổ hộ tịch các việc hộ tịch đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài

(1) Người có yêu cầu chuẩn bị hồ sơ theo quy định và nộp tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài phụ trách khu vực lãnh sự nơi công dân Việt Nam cư trú.

- Cán bộ nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra toàn bộ hồ sơ, đối chiếu các thông tin trong hồ sơ:

(i) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ;

(ii) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định. Sau khi hồ sơ được bổ sung, thực hiện lại bước (i); trường hợp không thể bổ sung hồ sơ ngay thì phải có văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, ký, ghi rõ họ tên của cán bộ lãnh sự.

(iii) Trường hợp không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì thông báo từ chối giải quyết sơ.

(2) Cán bộ xử lý hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ, đảm bảo hồ sơ đầy đủ, hợp lệ:

+ Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, hoàn thiện thi gửi thông báo về tình trạng hồ sơ cho người nộp hồ sơ - thực hiện lại bước (ii); hoặc không đủ điều kiện giải quyết, phải từ chối giải quyết thì gửi thông báo cho đương sự.

+ Trường hợp cần phải kiểm tra, xác minh làm rõ hoặc do nguyên nhân khác mà không thể trả kết quả đúng thời gian đã hẹn thì lập Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả, trong đó nêu rõ lý do chậm trả kết quả và thời gian hẹn trả kết quả, để gửi cho người có yêu cầu.

+ Nếu thấy hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, đúng quy định, thì thực hiện việc ghi vào Sổ hộ tịch tương ứng, báo cáo Thủ trưởng Cơ quan đại diện Việt Nam ờ nước ngoài xem xét ký Trích lục ghi sổ việc hộ tịch tương ứng cho người yêu cầu.

(3) Người có yêu cầu ghi vào sổ các việc hộ tịch kiểm tra thông tin trên Trích lục hộ tịch, trong sổ hộ tịch và ký tên vào sổ hộ tịch, nhận Trích lục hộ tịch.

Bài viết trên là hướng dẫn thủ tục ghi vào sổ hộ tịch các việc hộ tịch đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài theo Quyết định 3606/QĐ-BNG.

1900 6192 để được giải đáp qua tổng đài

090 222 9061 để sử dụng dịch vụ Luật sư tư vấn (CÓ PHÍ)

Đánh giá bài viết:

Số hiệu:	TCVN 12828:2019
Tiêu đề:	Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN 12828:2019 Nước giải khát
Ngày/năm ban hành:	31/12/2019
Số trang:	9
TC bị thay thế:	Chưa có
TC thay thế:	Chưa có
TC tương đương:	Chưa có
Trạng thái:	Còn hiệu lực
Chỉ số phân loại:	Chưa biết

Tin cùng chuyên mục

Không có ghế ngồi cho trẻ em trên ô tô bị phạt như thế nào?

Không có ghế ngồi cho trẻ em trên ô tô bị phạt như thế nào?

Hướng dẫn thủ tục cấp bản sao có chứng thực từ bản chính giao dịch đã được chứng thực

Hướng dẫn thủ tục cấp bản sao có chứng thực từ bản chính giao dịch đã được chứng thực

Thủ tục đề nghị xét tặng danh hiệu Tập thể Lao động xuất sắc [theo Quyết định 1329/QĐ-BNV]

Thủ tục đề nghị xét tặng danh hiệu Tập thể Lao động xuất sắc [theo Quyết định 1329/QĐ-BNV]

Thủ tục đề nghị xét tặng danh hiệu Tập thể Lao động tiên tiến [từ ngày 01/12/2025]

Thủ tục đề nghị xét tặng danh hiệu Tập thể Lao động tiên tiến [từ ngày 01/12/2025]

Thủ tục đề nghị xét tặng danh hiệu Chiến sĩ thi đua Bộ Nội vụ

Thủ tục đề nghị xét tặng danh hiệu Chiến sĩ thi đua Bộ Nội vụ

Thủ tục chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ giao dịch [mới nhất]

Thủ tục chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ giao dịch [mới nhất]

Nghị định 280/2025/NĐ-CP: 5 điểm mới về cấp bản sao, chứng thực

Nghị định 280/2025/NĐ-CP: 5 điểm mới về cấp bản sao, chứng thực

Tiêu chuẩn và quyền ứng cử đại biểu Quốc hội mới nhất

Tiêu chuẩn và quyền ứng cử đại biểu Quốc hội mới nhất

Hướng dẫn thủ tục cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ

Hướng dẫn thủ tục cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ

Thủ tục cấp Giấy phép nhập cảnh thi hài, hài cốt, tro cốt về Việt Nam

Thủ tục cấp Giấy phép nhập cảnh thi hài, hài cốt, tro cốt về Việt Nam