Nghiêm cấm chiếm giữ, hủy tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy

Đây là yêu cầu của Bộ Nội vụ tại Công văn 414/BNV-VTLTNN về tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ theo Kết luận 127-KL/TW.

Tại Công văn 414/BNV-VTLTNN, Bộ Nội vụ yêu cầu Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (UBND tỉnh) khẩn trương chỉ đạo thực hiện một số nhiệm vụ cấp bách dưới đây:

(1) Thực hiện đầy đủ quy định pháp luật về văn thư, lưu trữ:

- Quản lý tài liệu và cơ sở dữ liệu phải được thực hiện tập trung, thống nhất, an toàn theo từng phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

- Phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức phải được đóng khi kết thúc hoạt động, và không được ban hành văn bản hành chính từ khi có quyết định hợp nhất hoặc kết thúc hoạt động.

- Trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy, tài liệu và cơ sở dữ liệu phải được bảo quản tại kho lưu trữ của Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh hoặc cơ quan quản lý.

(2) Cấm hành vi chiếm giữ và hủy tài liệu trái phép:

Nghiêm cấm chiếm giữ, chuyển giao, hủy tài liệu trái phép trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy. Tài liệu và cơ sở dữ liệu phải được bảo vệ an toàn, không được làm hỏng hay thất lạc.

(3) Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh:

Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh có trách nhiệm tiếp nhận và phối hợp với người đứng đầu cơ quan, tổ chức để bảo quản tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu, đồng thời thực hiện bàn giao tài liệu theo thẩm quyền quản lý cho cơ quan, tổ chức mới sau sắp xếp bộ máy.

(4) Thực hiện nghiêm các quy định pháp luật về bảo mật và an toàn thông tin:

Cần thực hiện quản lý, sử dụng con dấu và chữ ký số chuyên dùng công vụ, bảo vệ bí mật nhà nước, đồng thời đảm bảo an toàn thông tin, tài liệu, dữ liệu trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.