Không để xảy ra thất lạc hoặc tiêu huỷ trái phép tài liệu trong sắp xếp bộ máy

Theo Công văn 64-CV/TW 2025, Thường trực Ban Bí thư yêu cầu các tỉnh uỷ, thành uỷ và các cơ quan liên quan triển khai các biện pháp cụ thể về lưu trữ và quản lý tài liệu trong quá trình thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy, cụ thể như sau:

(1) Quản lý tài liệu trong quá trình kết thúc hoạt động: Toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của các cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội ở cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã phải được quản lý chặt chẽ khi kết thúc hoạt động, không để xảy ra hư hỏng, mất mát, thất lạc hoặc tiêu huỷ trái phép. Các tài liệu này cần được tập trung đủ, chỉnh lý và giao nộp vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh.

(2) Quy trình giao nộp và tiếp nhận tài liệu: Trong quá trình giao nộp và tiếp nhận tài liệu, các cơ quan, tổ chức liên quan cần thực hiện kiểm tra, đối chiếu và lập biên bản. Điều này nhằm bảo quản an toàn, giữ gìn bí mật tài liệu và không làm xáo trộn tài liệu của các cơ quan, tổ chức.

(3) Đảm bảo nguồn lực cho việc lưu trữ: Các cơ quan, tổ chức phải đảm bảo các nguồn lực cần thiết như tổ chức, nhân sự, kho, trang thiết bị và kinh phí để việc giao nộp, tiếp nhận và quản lý tài liệu được thực hiện suôn sẻ.

Bên cạnh đó, cần có phương án kiện toàn Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh, cũng như lưu trữ của cơ quan, tổ chức ngay trong quá trình xây dựng đề án sắp xếp đơn vị hành chính và tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị ở địa phương.

Thường trực Ban Bí thư giao Văn phòng Trung ương Đảng chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan để hướng dẫn, đôn đốc, theo dõi và báo cáo kết quả thực hiện việc lưu trữ và quản lý tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy. Công tác này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả của quá trình sắp xếp, đồng thời bảo vệ tài liệu, thông tin quan trọng của các cơ quan, tổ chức.