Hướng dẫn lưu trữ, quản lý tài liệu đối với cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động

Công văn số 14514-CV/VPTW (ban hành ngày 25/4/2025) hướng dẫn thực hiện Công văn 64-CT/TW về công tác lưu trữ, quản lý tài liệu đối với cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động như sau:

(1) Đóng phông lưu trữ

Kể từ ngày cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động, phải tiến hành đóng phông lưu trữ để quản lý, bảo quản toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.

(2) Hoàn thiện hồ sơ, thống kê và giao nộp tài liệu

- Các đơn vị, tổ chức, cá nhân trong cơ quan, tổ chức cần hoàn thiện đầy đủ hồ sơ, thống kê tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu (bao gồm thống kê riêng đối với tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu mật).

- Giao nộp toàn bộ tài liệu vào lưu trữ cơ quan trước khi cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động.

- Đối với tài liệu, dữ liệu liên quan đến công việc chưa giải quyết xong, đơn vị, tổ chức, cá nhân được giao giải quyết phải:

• Hoàn thiện hồ sơ, thống kê tài liệu, dữ liệu;
• Giao nộp vào lưu trữ cơ quan, hoặc bàn giao cho cơ quan, tổ chức được giao tiếp tục giải quyết theo quyết định của cấp có thẩm quyền.

(3) Chuẩn bị tài liệu, cơ sở dữ liệu theo hướng dẫn của Văn phòng Tỉnh ủy, Thành ủy

Các cơ quan, tổ chức cần chuẩn bị tài liệu theo các yêu cầu sau:

(3.1) Kiểm tra, sắp xếp, thống kê hồ sơ, tài liệu

- Kiểm tra, sắp xếp, thống kê toàn bộ hồ sơ, tài liệu (thống kê riêng hồ sơ, tài liệu mật), các loại sổ sách tại lưu trữ cơ quan.

- Nếu còn tài liệu chưa chỉnh lý, phải tổ chức chỉnh lý theo Hướng dẫn 50-HD/VPTW ngày 10/10/2019 của Văn phòng Trung ương Đảng về chỉnh lý tài liệu.

(3.2) Rà soát, bổ sung, hoàn thiện dữ liệu lưu trữ điện tử

- Rà soát, kiểm tra, đối chiếu, bổ sung, hoàn thiện, đóng gói, sao lưu dữ liệu tài liệu trên các phương tiện lưu trữ điện tử.

- Thực hiện đóng gói, sao lưu riêng đối với dữ liệu tài liệu mật.

(3.3) Giao nộp hồ sơ Đảng viên

Hồ sơ Đảng viên phải được giao nộp theo đúng quy định và hướng dẫn thi hành Điều lệ Đảng hiện hành.