Hồ sơ cán bộ điện tử có giá trị pháp lý như hồ sơ cán bộ giấy

Theo khoản 5 Điều 2 Quy định 211 Ban Bí thư, hồ sơ cán bộ bao gồm hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử, có giá trị pháp lý như nhau. Việc quản lý hồ sơ giấy được kết hợp với hồ sơ điện tử theo lộ trình, tiến tới thay thế cơ bản bằng hồ sơ cán bộ điện tử khi đáp ứng đủ điều kiện kỹ thuật và hạ tầng.

Khoản 2 Điều 3 giải thích hồ sơ cán bộ điện tử là hồ sơ được lập, số hóa, có chữ ký số, xác thực, lưu trữ, cập nhật, quản lý, khai thác và sử dụng dưới dạng điện tử. Hồ sơ này được gắn với mã định danh của cán bộ và được kiểm soát bằng tài khoản, phân quyền, nhật ký truy cập.

Theo khoản 6 Điều 2, hồ sơ cán bộ điện tử phải được số hóa theo chuẩn dữ liệu thống nhất, lưu trữ trên hệ thống bảo đảm an toàn, bảo mật và được phân quyền truy cập theo thẩm quyền. Hồ sơ điện tử còn được kết nối, liên thông với các hệ thống cơ sở dữ liệu phục vụ công tác cán bộ theo quy định.

Điều 13 quy định hồ sơ cán bộ điện tử bao gồm thông tin, tài liệu được số hóa từ hồ sơ giấy; tài liệu điện tử được tạo lập, ký số, xác thực và dữ liệu được cập nhật trong hệ thống thông tin quản lý cán bộ.

Việc tạo lập phải thực hiện theo quy trình thống nhất, gồm kiểm tra tài liệu giấy, số hóa, kiểm tra chất lượng bản số hóa, gắn mã định danh, cập nhật trường dữ liệu bắt buộc, xác thực trạng thái tài liệu, lưu trữ và phân quyền khai thác. Thành phần hồ sơ điện tử phải phản ánh đúng, đủ thành phần hồ sơ giấy và bảo đảm giá trị pháp lý, tính chính xác, tính toàn vẹn, khả năng truy nguyên nguồn gốc.

Theo khoản 2 Điều 14, cơ quan quản lý hồ sơ có trách nhiệm định kỳ kiểm tra, đối chiếu giữa hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy để bảo đảm tính đầy đủ, thống nhất và chính xác. Việc cập nhật, chỉnh lý hoặc bổ sung thông tin điện tử chỉ được thực hiện khi có tài liệu chứng minh hoặc văn bản của cấp có thẩm quyền.

Điều 15 yêu cầu việc khai thác, sử dụng và chia sẻ hồ sơ điện tử phải đúng mục đích, đúng thẩm quyền. Hoạt động truy cập, tra cứu và trích xuất thông tin phải được kiểm soát, ghi nhận đầy đủ. Tài khoản truy cập được cấp, thu hồi hoặc điều chỉnh quyền theo chức năng, nhiệm vụ, vị trí công tác và phạm vi trách nhiệm.

Khoản 3 Điều 23 xác định việc chuyển đổi từ hồ sơ giấy sang hồ sơ điện tử được thực hiện theo lộ trình. Trong thời gian chuyển tiếp, cơ quan quản lý phải bảo đảm sự thống nhất giữa hai loại hồ sơ.