Hướng dẫn thể thức bản sao sang định dạng điện tử

Ngoài việc hướng dẫn mới về thể thức và cách thức trình bày văn bản hành chính thì Nghị định 30/2020/NĐ-CP cũng quy định hình thức, tiêu chuẩn… khi trình bày bản sao văn bản hành chính. Một điểm mới của Nghị định này là quy định bản sao sang định dạng điện tử.

Hướng dẫn thể thức bản sao sang định dạng điện tử (Ảnh minh họa)
 

Về hình thức sao cũng có 03 loại như sao sang định dạng giấy: “SAO Y” hoặc “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO”.

Tiêu chuẩn của văn bản số hóa, gồm:

- Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên.

- Ảnh màu.

- Độ phân giải tối thiểu: 200dpi.

- Tỷ lệ số hóa: 100%.

Khi sao văn bản hành chính sang định dạng điện tử, cơ quan, tổ chức phải sử dụng chữ ký số.

Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên bản sao định dạng điện tử có vị trí ở góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản.

Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.

Thông tin: Hình thức sao, tên cơ quan, tổ chức sao văn bản, thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.