Hóa đơn đỏ là gì? 4 quy định quan trọng về xuất hóa đơn đỏ

1. Hiểu rõ hóa đơn đỏ là gì?

1.1. Hóa đơn đỏ là gì?

Hóa đơn đỏ là một loại hóa đơn sử dụng trong các hoạt động kinh doanh. Hóa đơn đỏ là tên gọi khác của hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn VAT.

Theo khoản 1 Điều 8 Mục 1 Chương II của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn đỏ) như sau:

1. Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:

a) Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;

b) Hoạt động vận tải quốc tế;

c) Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

d) Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

Có thể hiểu một cách đơn giản hơn rằng hóa đơn đỏ (hóa đơn giá trị gia tăng) là một loại chứng từ có giá trị pháp lý do Bộ Tài chính phát hành hoặc doanh nghiệp tự in khi đã đăng ký mẫu với Cơ quan thuế.

Hóa đơn đỏ thể hiện giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ mà người bán cung cấp cho người mua và là căn cứ để xác định số thuế cần phải nộp cho Nhà nước.

1.2. Vì sao cần phải xuất hóa đơn đỏ?

- Đối với doanh nghiệp: Thông qua hóa đơn đỏ, doanh nghiệp biết được chính xác thông tin chi tiết về các giao dịch mua bán hàng hóa và dịch vụ để quản lý tài chính một cách hiệu quả hơn, theo dõi các khoản thu và chi và tạo báo cáo tài chính chính xác.

- Đối khách hàng: Hóa đơn đỏ cung cấp cho khách hàng thông tin về số tiền họ đã giao dịch khi mua sản phẩm hoặc dịch vụ. Khách hàng có thể kiểm tra tính hợp lệ của các giao dịch và khiếu nại nếu có vấn đề.

- Đối với Nhà nước: Nhà nước sử dụng hóa đơn đỏ để kiểm tra việc nộp thuế của các doanh nghiệp nhằm đảm bảo tính công bằng và minh bạch trong việc thu thuế và ngăn chặn gian lận thuế.

2. 4 quy định quan trọng về xuất hóa đơn đỏ

Phần đầu của bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hóa đơn đỏ là gì, vậy có những quy định nào liên quan đến xuất hóa đơn đỏ?

2.1. Trường hợp nào bắt buộc xuất hóa đơn đỏ?

Theo khoản 1 Điều 4 Chương I của Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định về việc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn như sau:

Người bán phải có nghĩa vụ lập hóa đơn giao cho người mua khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp:

• Sản phẩm, dịch vụ là hàng khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu.

• Hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ, ngoại trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục hoạt động sản xuất.

• Xuất hàng hoá với hình thức cho vay, mượn hoặc hoàn trả.

Khi xuất hóa đơn người bán cần phải ghi đầy đủ nội dung đã được quy định tại Điều 10 Mục 1 Chương II của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nếu sử dụng hóa đơn điện tử phải tuân thủ theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế quy định tại Điều 12 Mục 2 Chương II của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

2.2. Trường hợp nào không cần phải xuất hóa đơn đỏ?

Theo quy định, có một số trường hợp doanh nghiệp không cần phải xuất hóa đơn đỏ như: 

• Các khoản thu bồi thường bằng tiền; tiền thưởng, tiền hỗ trợ, tiền chuyển nhượng quyền phát thải và các khoản thu tài chính khác thì không cần tính và nộp thuế GTGT theo quy định (căn cứ theo khoản 1 Điều 5 Chương I của Thông tư 219/2013/TT-BTC).

• Đơn vị kinh doanh tự sản xuất, xây dựng tài sản cố định phục vụ quá trình sản xuất, kinh doanh chịu thuế giá trị gia tăng không phải lập hóa đơn đỏ khi đã hoàn thành, nghiệm thu, bàn giao (căn cứ tại khoản 2 Điều 3 của Thông tư 119/2014/TT-BTC).

• Xuất máy móc, vật tư hay hàng hóa dưới dạng cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả khi có hợp đồng và các chứng từ liên quan đến giao dịch phù hợp thì không phải lập hóa đơn đỏ, tính và nộp thuế giá trị gia tăng.

• Hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh trong một đơn vị thì không phải tính xuất hóa đơn đỏ (căn cứ theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)...

2.3. Thời điểm lập hóa đơn được quy định như thế nào? 

Theo Điều 9 Mục 1 Chương II của Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định về thời điểm lập hóa đơn như sau:

• Đối với việc bán hàng hóa thì thời điểm chuyển giao quyền sử dụng hay quyền sở hữu hàng hóa cho người mua chính là thời điểm lập hóa đơn, trong đó không phân biệt đã thu hay chưa thu được tiền.

• Đối với cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. 

• Người cung cấp thu tiền trước hoặc trong lúc cung cấp dịch vụ thì thời điểm thu tiền là thời điểm lập hóa đơn (trừ trường hợp người cung cấp dịch vụ thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng).

• Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn, dịch vụ thì đều phải lập hóa đơn tương ứng.

2.4. Mức xử phạt hành chính khi không xuất hóa đơn đỏ theo quy định

Căn cứ theo Điều 17 Mục 1 Chương II của Nghị định 125/2020/NĐ-CP xử phạt hành vi trốn thuế và Điều 24 Chương III của Nghị định 125/2020/NĐ-CP xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ , mức xử phạt khi không xuất hóa đơn đỏ theo quy định như sau:

Đối với hành vi không xuất hóa đơn nhằm trốn thuế:

Mức phạt từ 01 lần số thuế trốn đến 03 lần số tiền thuế trốn kèm theo các biện pháp khắc phục hậu quả như: Buộc nộp đủ số tiền thuế trốn vào ngân sách nhà nước; Buộc điều chỉnh lại số lỗ, số thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ trên hồ sơ thuế (nếu có)... 

Ngoài ra, người vi phạm còn có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự về Tội trốn thuế theo Bộ luật Hình sự 2015, sửa đổi bổ sung năm 2017.

Đối với hành vi không lập hóa đơn:

- Phạt từ 500.000 - 01 triệu đồng đối với hành vi không lập hóa đơn tổng hợp theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ; Không lập hóa đơn đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động…

- Phạt từ 10 - 20 triệu đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua theo quy định; buộc lập hóa đơn theo đúng quy định. 

3. Sự khác nhau giữa hóa đơn đỏ và hóa đơn bán hàng

Việc phân biệt được hóa đơn đỏ và hóa đơn bán hàng là rất cần thiết vì cả hai loại hóa đơn này đều ảnh hưởng đến quá trình hạch toán của doanh nghiệp.

4. Tham khảo một số mẫu hóa đơn đỏ

Sau đây là một số mẫu hóa đơn đỏ được quy định tại Phụ lục III tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP để bạn có thể tham khảo về hình thức cũng như cách thức trình bày nhằm đảm bảo theo đúng quy định của pháp luật:

Mẫu 01/GTGT: Mẫu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng dùng cho cho các doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân kê khai thuế GTGT theo phưxxơng pháp khấu trừ:

Mẫu 01/GTGT-ĐT: Mẫu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng dùng cho các doanh nghiệp, tổ chức doanh nghiệp đặc thù:

Mẫu 01/GTGT-NT: Mẫu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng dùng cho một số tổ chức, doanh nghiệp đặc thù thu bằng ngoại tệ:

Kết luận

Trên đây là toàn bộ nội dung liên quan đến hóa đơn đỏ. Hy vọng rằng thông qua bài viết, bạn đã hiểu rõ hơn về hóa đơn đỏ là gì và những quy định quan trọng liên quan đến việc xuất hóa đơn đỏ để có thể thực hiện những giao dịch theo đúng quy định pháp luật.