Cách xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên

1. Có phải xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên không?

Tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi điểm a Khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định như sau:

“Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định tại Điều 19 Nghị định này. Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này”

Như vậy, khi xuất hàng hóa để tặng quà người lao động thì doanh nghiệp phải lập hóa đơn.

2. Tặng quà cho nhân viên phải lập hóa đơn như thế nào?

Theo quy định tại điểm a.3 khoản 6 Điều 10 Nghị định 123/2020 (bổ sung bởi điểm b, Khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP): Trường hợp cho, biếu, tặng hàng hóa, dịch vụ phù hợp với quy định pháp luật thì doanh nghiệp phải lập hóa đơn tổng giá trị khuyến mại, cho, biếu, tặng kèm theo danh sách chi tiết về chương trình khuyến mại, cho, biếu, tặng.

Danh sách này phải cung cấp đầy đủ thông tin về các mặt hàng, dịch vụ, số lượng, đơn giá và tổng giá trị của hàng hóa, dịch vụ tặng.

Tổ chức lưu giữ các hồ sơ liên quan đến chương trình khuyến mại, cho, biếu, tặng, bao gồm các tài liệu chứng minh tính hợp pháp và chi tiết chương trình phải cung cấp các hồ sơ này và đảm bảo tính chính xác của thông tin giao dịch khi có yêu cầu từ cơ quan có thẩm quyền.

Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày… tháng… năm”. Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập bảng kê.

Trường hợp người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì Bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất thuế giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”.

Tổng cộng tiền thanh toán đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng. Hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên Bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày. Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số…ngày… tháng… năm”.

3. Giá tính thuế GTGT đối với hàng hóa tặng cho nhân viên là bao nhiêu?

Căn cứ theo Điểm c Khoản 1 Điều 7 Luật thuế giá trị gia tăng (GTGT), giá tính thuế của hàng hóa, dịch vụ dùng để trao đổi, tiêu dùng nội bộ, biếu, tặng, cho là giá tính thuế giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh các hoạt động này.

Khi lập tờ khai thuế GTGT cho hàng biếu tặng, doanh nghiệp vẫn phải kê khai, nộp thuế như bình thường.

4. Cách viết hóa đơn tặng quà nhân viên

Khi xuất hóa đơn đối với hàng cho biếu tặng, cần phải lập đầy đủ các tiêu thức, cách ghi các tiêu thức cụ thể như sau:

Trên đây là hướng dẫn về: Cách xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên. Mời bạn đọc tham gia Group Zalo VBPL - Thuế, Kế toán của LuatVietnam để cập nhật nhanh nhất các văn bản pháp luật về thuế - kế toán.