Thủ tục thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp mới nhất 2026

1. Thủ tục thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp mới nhất 2026

Theo khoản 1 Điều 52 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, khi có thay đổi về thông tin chủ sở hữu hưởng lợi hoặc tỷ lệ sở hữu đã kê khai, doanh nghiệp phải thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh. Thủ tục thực hiện được quy định như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

• Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp. (theo Mẫu số 10 ban hành kèm theo Thông tư 121/2026/TT-BTC)

Bước 2: Nộp hồ sơ

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi về thông tin chủ sở hữu hưởng lợi hoặc tỷ lệ sở hữu đã kê khai, doanh nghiệp phải gửi hồ sơ thông báo thay đổi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.

Bước 3: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Sau khi nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.

Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin thay đổi vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp có nhu cầu, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

Lưu ý:

Doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/7/2025 được bổ sung thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi hoặc thông tin để xác định chủ sở hữu hưởng lợi (nếu có) khi thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi hoặc thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp gần nhất.

Doanh nghiệp cũng có thể chủ động bổ sung thông tin sớm hơn nếu có nhu cầu. (Điều 3 Luật Doanh nghiệp sửa đổi 2025, số 76/2025/QH15)

2. Chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp được xác định theo tiêu chí nào?

Theo Điều 17 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 3 Nghị định 296/2026/NĐ-CP, chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp được xác định theo các tiêu chí sau:

(1) Cá nhân có quyền sở hữu từ 25% trở lên

Chủ sở hữu hưởng lợi là cá nhân trực tiếp, gián tiếp hoặc kết hợp cả hai hình thức sở hữu từ 25% vốn điều lệ hoặc từ 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên của doanh nghiệp.

Trong đó, sở hữu gián tiếp là trường hợp cá nhân sở hữu vốn hoặc cổ phần có quyền biểu quyết của doanh nghiệp thông qua tổ chức hoặc thỏa thuận pháp lý khác.

Ngoài ra, một số trường hợp đặc biệt được xác định như sau:

• Nhóm cá nhân có quan hệ gia đình hoặc có hợp đồng cùng sở hữu: Nếu nhóm cá nhân có quan hệ gia đình theo khoản 22 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020 hoặc có hợp đồng cùng nhau sở hữu từ 25% vốn điều lệ hoặc từ 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên thì tất cả cá nhân trong nhóm đều được xác định là chủ sở hữu hưởng lợi.

• Công ty hợp danh: Tất cả thành viên hợp danh đều là chủ sở hữu hưởng lợi, không phụ thuộc vào tỷ lệ góp vốn hoặc quyền biểu quyết.

(2) Cá nhân có quyền thực tế chi phối doanh nghiệp

Nếu không có cá nhân đáp ứng tiêu chí về quyền sở hữu nêu trên hoặc có căn cứ cho thấy cá nhân được xác định theo tiêu chí sở hữu không phải là chủ sở hữu hưởng lợi, doanh nghiệp tiếp tục xác định cá nhân có quyền kiểm soát thực tế.

Quyền kiểm soát này được thể hiện thông qua một hoặc nhiều quyền sau:

• Bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc bãi nhiệm đa số hoặc tất cả thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.

• Quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ doanh nghiệp.

• Quyết định thay đổi cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.

• Quyết định chính sách tài chính, đầu tư và hoạt động của doanh nghiệp.

• Quyết định tổ chức lại hoặc giải thể doanh nghiệp.

Như vậy, cá nhân không sở hữu từ 25% vốn điều lệ hoặc cổ phần có quyền biểu quyết trở lên vẫn có thể được xác định là chủ sở hữu hưởng lợi nếu có quyền thực tế chi phối doanh nghiệp.

(3) Người quản lý doanh nghiệp có quyền hạn lớn nhất

Trường hợp không có cá nhân đáp ứng cả hai tiêu chí về quyền sở hữu và quyền kiểm soát thực tế nêu trên, doanh nghiệp phải xác định một cá nhân là người quản lý có quyền hạn lớn nhất để hành động thay mặt doanh nghiệp.

Quy định này không áp dụng đối với cá nhân đại diện phần vốn nhà nước trong doanh nghiệp.

Như vậy, việc xác định chủ sở hữu hưởng lợi được thực hiện theo thứ tự: Ưu tiên xác định theo quyền sở hữu; nếu không xác định được thì căn cứ vào quyền kiểm soát thực tế; cuối cùng mới xác định người quản lý doanh nghiệp có quyền hạn lớn nhất.

3. Không kê khai thông tin chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp bị phạt bao nhiêu tiền?

Theo điểm c khoản 4 Điều 46 Nghị định 122/2021/NĐ-CP được bổ sung bởi khoản 1 Điều 3 Nghị định 288/2026/NĐ-CP quy định như sau:

Điều 46. Vi phạm về thành lập doanh nghiệp

...

4. Phạt tiền từ 50.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

…

c) Không kê khai thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có), thông tin để xác định chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có) tại thời điểm doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký thành lập.

…

Như vậy, doanh nghiệp có nghĩa vụ kê khai thông tin chủ sở hữu hưởng lợi ngay khi đăng ký thành lập. Nếu thuộc trường hợp phải kê khai nhưng không thực hiện, doanh nghiệp có thể bị xử phạt từ 50 - 100 triệu đồng theo quy định nêu trên.