Mẫu phiếu đề nghị mua vật tư chuẩn và cách ghi

1. Mẫu phiếu đề nghị mua vật tư

2. Sử dụng phiếu đề nghị mua vật tư để làm gì? 

Trong quá trình hoạt động, các doanh nghiệp sẽ có lúc cần phải mua các vật tư, trang thiết bị nhằm phục vụ cho nhu cầu sản xuất, kinh doanh. Việc mua bán vật liệu, trang thiết bị đều phải thực hiện theo quy trình mà doanh nghiệ đặt ra.

Hầu hết các doanh nghiệp sẽ sử dụng một phiếu đề nghị mua vật tư. Phiếu này sẽ được lập bởi bộ phận phụ trách về trang thiết bị vật tư nếu cơ quan đó có bộ phận riêng phụ trách về mảng này hoặc bởi những người có nhu cầu cần mua thiết bị cho doanh nghiệp.

Phiếu đề nghị mua vật tư được gửi lên cấp có thẩm quyền phụ trách về vấn đề trang thiết bị, vật liệu trong doanh nghiệp.

Như vậy, khi cá nhân hoặc một bộ phận nào đó có nhu cầu mua vật liệu tư phục vụ cho mục đích hoạt động của doanh nghiệp thì họ cần tiến hành lập một mẫu phiếu đề nghị mua vật tư để trình lên bộ phận có thẩm quyền phê duyệt.

Phiếu đề nghị mua vật tư chính là một căn cứ để bộ phận kế toán xác định chi phí một cách rõ ràng, minh bạch.

3. Yêu cầu khi lập phiếu đề nghị mua vật tư

Phiếu đề nghị mua vật tư thường được lập thành văn bản trên khổ giấy A4 dưới dạng hình thức bảng tính. Với thể thức trình bày như vậy thì phiếu đề nghị mua vật tư có thể đảm bảo được tính logic, dễ hiểu, dễ bao quát, kiểm toán các thiết bị cần phải mua cũng như nhằm mục đích gì.

Đồng thời, bố cục của mẫu phiếu đề nghị mua vật tư cần phải có các nội dung tối thiểu sau đây:

- Đảm bảo thể thức của một văn bản hành chính:

Có đầy đủ Quốc hiệu, tiêu ngữ, tên đơn vị, logo (nếu có), thời gian, địa điểm làm phiếu và tên phiếu (tên phiếu có thể chính là mục đích mua vật tư).

Việc đảm bảo phiếu đề nghị được trình bày theo thể thức của một văn bản hành chính thể hiện sự trang trọng, có cơ sở, có căn cứ rõ ràng và giúp quá trình lưu trữ và tính toán của doanh nghiệp được “chuyên nghiệp” hơn.

- Về phần nội dung thì cần chú ý tên phiếu. Tên phiếu cũng chính là mục đích mua vật liệu tư để làm gì. Ví dụ như Đề xuất mua thêm trang thiết bị văn phòng, phiếu đề xuất sửa, thay đổi trang thiết bị văn phòng….

Phía dưới sẽ là mục Kính gửi đến người đứng đầu doanh nghiệp, tổ chức như trưởng phòng hay ban giám đốc… Sau đó lần lượt sẽ là Thông tin của người có nhu cầu mua/người lập phiếu/người gửi và mục đích sử dụng

- Phần chính của phiếu chính là nội dung những vật tư, trang thiết bị cần mua. Phần này được lập theo dạng bảng tính, ghi đầy đủ số thứ tự, tên vật tư/ trang thiết bị, số lượng và phần ghi chú thêm (chú thích cụ thể hơn về lý do mua những vật tư để làm gì, sử dụng vào mục đích nào hoặc là những yêu cầu cụ thể về vật tư cần mua…)

- Phần cuối cùng là chữ ký ký gửi, phê duyệt.

Trên đây là mẫu phiếu đề nghị mua vật tư và các thông tin liên quan.