Cách viết biên bản cuộc họp chuẩn nhất [Update 2024]

Mẫu biên bản cuộc họp công ty chuẩn dùng cho mọi loại hình 

Hiện nay, biên bản cuộc họp công ty xuất hiện rất nhiều phiên bản khác nhau. Có rất ít biên bản cuộc họp đúng theo quy định của nhà nước. Vậy hãy cùng tham khảo mẫu biên bản đúng chuẩn để bạn tìm ra cách viết biên bản cuộc họp chính xác nhé!

Hướng dẫn cách viết biên bản cuộc họp công ty chuẩn nhất 2023

Để viết được một biên bản cuộc họp đúng chuẩn năm 2023 thì hãy cùng tìm hiểu những nội dung sau nhé!

Biên bản cuộc họp công ty gồm những nội dung gì?

Trong một biên bản cuộc họp cần phải tuân thủ những quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Cách viết biên bản cuộc họp cần phải đầy đủ những nội dung sau:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ, ngày tháng năm tổ chức cuộc họp.

• Chủ đề và tiêu điểm chính của cuộc họp.

• Bộ phận, cơ quan đại diện tổ chức cuộc họp.

• Những thành phần tham dự (Người chủ trì, thư ký và những thành phần khác)

• Nội dung được đề cập đến trong cuộc họp.

• Kết luận cuối cùng của cuộc họp.

• Chữ ký xác nhận của người tham gia cuộc họp đó.

Hướng dẫn cách viết biên bản cuộc họp tại công ty đúng chuẩn 2023

Các bước viết biên bản 

Cách viết biên bản cuộc họp tuy đơn giản nhưng cần độ chuẩn xác rất cao. Dưới đây là các bước viết biên bản nhanh chóng và chuẩn nhất 2023.

Bước 1: Phần mở đầu biên bản cuộc họp

• Trong phần mở đầu, biên bản cần đáp ứng đủ các nội dung, thông tin sau:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ tổ chức cuộc họp.

• Tên biên bản và trích yếu nội dung của cuộc họp.

• Thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp của công ty.

Bước 2: Tiến hành viết nội dung chính của cuộc họp

• Ghi tóm tắt những nội dung chính của cuộc họp.

• Ghi nội dung thảo luận cuộc họp.

• Ghi lại chi tiết những vấn đề, quyết định do chủ trì đưa ra.

• Tiếp theo là phần bầu chọn nhằm tìm ra tỷ lệ đại biểu tán thành các quyết định trong cuộc họp.

Bước 3: Phần kết luận cuộc họp

• Trong phần này, người ghi chép cần phải đảm bảo những nội dung sau:

• Tóm tắt lại cuộc họp và lời phát biểu của chủ trì.

• Đọc cho các thành viên trong cuộc họp cùng nghe lại bên bản.

• Xét duyệt, bổ sung và sửa chữa nếu có thiếu sót để biên bản hoàn chỉnh hơn.

• Ghi lại ngày, giờ kết thúc cuộc họp.

• Chủ tịch và thư ký của cuộc họp sẽ ký và ghi rõ họ tên.

Vai trò quan trọng của biên bản cuộc họp trong công ty

Biên bản cuộc họp trong công ty là một trong những biên bản quan trọng nhất. Vậy nên người ghi chép cần đảm bảo biết cách viết biên bản cuộc họp theo đúng chuẩn quy định. Biên bản này thường được dùng để ghi chép lại những sự việc, thông tin đã và đang xảy ra trong cuộc họp. Vậy nên biên bản cuộc họp được xem là loại tài liệu có hiệu lực pháp lý rất cao. Biên bản cũng chính là căn cứ để chứng minh các sự kiện đã diễn ra trong thực tế.

Biên bản cuộc họp còn giúp cho các thành viên có thể xem lại những thông tin trong cuộc họp. Trong biên bản sẽ ghi rõ những yêu cầu chỉ đạo, ý kiến đóng góp, xây dựng của cá nhân và đơn vị có liên quan,... Nhờ đó, mọi người có thể điều chỉnh, sắp xếp, giải quyết công việc nội bộ một cách hiệu quả nhất có thể.

Những cá nhân tham gia cuộc họp và có ký tên vào biên bản thì đã xác nhận cam kết thực hiện các công việc tại đây. Biên bản đóng vai trò như lời nhắc nhở các cá nhân trong công ty thực hiện công việc của mình.

Những yêu cầu cần phải có khi viết biên bản cuộc họp công ty

Cách viết biên bản cuộc họp khá đơn giản nhưng đòi hỏi Biên bản cuộc họp đúng chuẩn thì phải đáp ứng những yêu cầu sau đây:

• Chuẩn bị sẵn mẫu biên bản cuộc họp chuẩn

Việc chuẩn bị chu đáo sẵn một mẫu biên bản cuộc họp theo yêu cầu là rất quan trọng. Mỗi người đều có khả năng lắng nghe và bắt kịp thông tin riêng. Tuy nhiên, không phải ai cũng có khả năng này. Vậy nên việc chuẩn bị một biên bản cuộc họp và ghi chép nhanh các thông tin là vô cùng cần thiết.

Cách viết biên bản cuộc họp đúng chuẩn theo quy định thì cần đáp ứng các nội dung sau: Thời gian, địa điểm tổ chức, thành phần tham gia cuộc họp, nội dung chính và kết luận cuộc họp.

• Ghi chép các thông tin đầy đủ và nhanh chóng

Người ghi biên bản thường phải là người có khả năng chọn lọc thông tin và tốc độ ghi chép nhanh. Người ghi chép nên chuẩn bị một cuốn sổ hoặc máy tính để lưu lại những thông tin quan trọng. Tốt nhất là nên sử dụng thêm một thiết bị ghi âm để hỗ trợ trong quá trình ghi biên bản.

Biên bản cuộc họp yêu cầu tính đầy đủ và chính xác rất cao. Vậy nên, người ghi chép cần biết cách viết biên bản cuộc họp sao cho đảm bảo và đáp ứng đủ yêu cầu về mặt nội dung.

• Biên bản cuộc họp phải nêu đúng trọng tâm

Biên bản cuộc họp cần phải nêu xúc tích và đúng trọng tâm. Đây là yếu tố quan trọng nhất trong nội dung biên bản. Biên bản cuộc họp đúng trọng tâm giúp những người không tham gia dễ dàng hiểu được vấn đề. Người ghi chép tránh trình bày lan man, dài dòng những vấn đề không cần thiết. Để đáp ứng yêu cầu trên, đòi hỏi người ghi chép phải biết cách viết biên bản cuộc họp và có khả năng xử lý thông tin nhanh chóng.

Ghi chép đúng trọng tâm là yêu cầu cơ bản nhất

• Thông tin biên bản yêu cầu độ chính xác cao

Bất kỳ biên bản cuộc họp nào thì người ghi chép cũng cần phải đảm bảo sự khách quan, độ trung thực cao. Người ghi không được tự ý ghi thêm, bớt hoặc bình luận ý kiến cá nhân vào trong biên bản.

Sau khi họp xong thì biên bản cuộc họp cần phải đọc lên cho mọi người có mặt cùng nghe. Nếu có sai sót thì cùng nhau sửa chữa vấn đề phù hợp. Sau đó, những người tham gia cuộc họp sẽ tự giác ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.