Biên bản cuộc họp là văn bản cần thiết để ghi lại nội dung, diễn biến cuộc họp với mục đích lưu trữ và minh chứng cho các vấn đề được nêu ra và nhất trí trong cuộc họp.
1. Mẫu Biên bản cuộc họp chung
CƠ QUAN, ĐƠN VỊ….
Số: ……………….. |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ………, ngày …… tháng …… năm …… |
BIÊN BẢN HỌP
Về việc)………………..
Hôm nay, vào lúc ….… giờ …… ngày ….. tháng ….. năm …..
Tại …………………………………
Diễn ra cuộc họp với nội dung ……………………
I. Thành phần tham dự:
1. Chủ trì: Ông/Bà ……………… Chức vụ: …..……
2. Thư ký: Ông/Bà ……………… Chức vụ: ………
3. Thành phần khác:
…………………………………………………
………………………………………………....
II. Nội dung cuộc họp:
…………………………………………………………
…………………………………………………………
III. Biểu quyết (nếu có):
- Tổng số phiếu: …………. Phiếu
- Số phiếu tán thành: ……… phiếu, chiếm …… %
- Số phiếu không tán thành: ………... phiếu, chiếm …… %
IV. Kết luận cuộc họp:
……………………………………………………………
……………………………………………………………
Cuộc họp kết thúc vào lúc ….. giờ ….. ngày …. tháng ….. năm ……, nội dung cuộc họp đã được các thành viên dự họp thông qua và cùng ký vào biên bản.
Biên bản được các thành viên nhất trí thông qua và có hiệu lực kể từ ngày ký./.
THƯ KÝ (Ký, ghi rõ họ tên) |
CHỦ TỌA (Ký, ghi rõ họ tên) |
CÁC THÀNH VIÊN KHÁC (Ký, ghi rõ họ tên) |
Hướng dẫn ghi Biên bản cuộc họp
(1) (3) Chủ đề, tiêu điểm chính của cuộc họp
Ví dụ: Bình xét thi đua khen thưởng năm 2018, Giao ban tháng 3/2019,…
(2) Bộ phận, cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp tổ chức cuộc họp.
(4) Người chủ trì: Người đưa ra các vấn đề chính, hướng xử lý hoặc tổng hợp các ý kiến để giải quết vấn đề.
(5) Thư ký: Người đảm nhiệm công việc điểm danh các thành phần tham gia và ghi chép các thông tin trong cuộc họp, lập biên bản họp.
(6) Thành phần khác: Có thể là đại diện các phòng ban hoặc nhân viên, người có liên quan tới chủ đề của cuộc họp.
(7) Nội dung cuộc họp: Đây là phần quan trọng nhất mà thư ký cần lưu ý khi viết biên bản cuộc họp bởi thư ký sẽ là người quan sát và ghi chép những gì diễn ra trong cuộc họp (các vấn đề được trình bày, thảo luận; những ý kiến phát biểu của các thành viên tham gia,…)
(8) Kết luận cuộc họp: Người chủ trì cuộc họp căn cứ các nội dung đã được trao đổi và thống nhất thông qua biểu quyết (nếu có) để đưa ra quyết định.
2. Mẫu biên bản cuộc họp cổ đông
CÔNG TY ………………………… Số:........... |
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc —-o0o—- |
BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG …….
CÔNG TY ………………………………….
V/v: ………..
Hôm nay vào hồi ……. ngày …… tháng …… năm ……. tại trụ sở Công ty ……………..(Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số ………………………. do Sở kế hoạch và đầu tư ……… cấp ngày ……. tháng …… năm 20...) Địa chỉ…………………………..
I. THÀNH PHẦN THAM DỰ:
1. Các thành viên có mặt:
…………….
2. Các thành viên vắng mặt:
…………………..
II. NỘI DUNG THẢO LUẬN
1. Mục đích, chương trình và nội dung họp
………………………………………………………..
2. Các vấn đề được thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp
…………………………………………………………..
3. Ý kiến phát biểu của từng thành viên dự họp
………………………………………………………….
4. Kết quả biểu quyết
- Só phiếu tán thành: ……
- Số phiếu không tán thành: …..
5. Các quyết định đã được thông qua
Quyết định:
………………………………………
Giữ chức vụ: ………………
CÔNG TY ………………………………………………………………
Biên bản được lập thành 04 (bốn) bản bằng tiếng Việt có giá trị pháp lý như nhau
Các cổ đông/thành viên nhất trí thông qua và ký tên:
3. Mẫu biên bản cuộc họp chi bộ
ĐẢNG ỦY............................................. CHI BỘ................................................ |
ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM |
BIÊN BẢN HỌP CHI BỘ
Tháng........./20......
Thời gian:............................................................................
Địa điểm:.............................................................................
Thành phần: (Lưu ý có thể mời thêm Đảng ủy viên giám sát thì ghi cụ thể người giám sát).
Chủ tọa:...............................................................................
NỘI DUNG CUỘC HỌP
1. Phần mở đầu
- Triển khai cho đảng viên đóng đảng phí tháng ...../20/.......
- Chi bộ cử thư ký cuộc họp:.....................................................
- Thông báo tình hình đảng viên của Chi bộ dự họp: (ghi cụ thể đảng viên chính thức, dự bị; số đảng viên được miễn sinh hoạt, công tác; số đảng viên có mặt dự họp; số đảng viên vắng mặt và lý do vắng, ghi cụ thể lý do vắng mặt từng đồng chí vào biên bản).
- Đồng chí Bí thư thông qua chương trình của cuộc họp:
2. Phần nội dung:
2.1. Thông tin thời sự (ghi cụ thể đề mục, hay văn bản thông tin....).
2.2. Đánh giá tình hình thực hiện Nghị quyết tháng trước (ghi cụ thể các nội dung. Phần này đồng chí ghi biên bản nên nói Bí thư đưa trước 01 bản dự thảo nghị quyết để ghi cho cụ thể).
-......................................................................................
- Phần thực hiện học tập và làm theo tấm gương đạo đức HCM: (Bí thư chi bộ Đánh giá việc học tập tư tưởng và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh của tập thể, đảng viên, quần chúng tháng trước; biểu dương đảng viên, quần chúng tiên phong, gương mẫu có việc làm cụ thể, thiết thực về học tập tư tưởng và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh; đồng thời giáo dục, giúp đỡ những đảng viên có sai phạm (nếu có). Sinh hoạt chủ đề học tập và làm theo tấm gương đạo đức, phong cách Hồ Chí minh trong tháng sinh hoạt).
-.......................................................................................
- Bí thư thông báo ý kiến của đảng viên, quần chúng về sự lãnh đạo của chi bộ và vai trò tiền phong, gương mẫu của đảng viên (nếu có) để chi bộ có biển pháp phát huy ưu điểm, khắc phục khuyết điểm, kịp thời ngăn chặn, đấu tranh với những biểu hiên quan liêu, tham nhũng, lãng phí, tiêu cực.
-.......................................................................................
- Đề ra một số nhiệm vụ cụ thể, thiết thực, bức xúc trước mắt để thực hiên trong tháng tới có nội dung chủ đề học tập và làm theo tấm gương đạo đức, phong cách Hồ Chí Minh tháng tiếp theo. Đồng thời phân công nhiệm vụ cụ thể cho đảng viên thực hiện.
-.........................................................................................
- Chi bộ thảo luận, tham gia đóng góp ý kiến về các nội dung trên (ghi chi tiết các ý kiến đóng góp).
..........................................................................................
3. Phần kết thúc
- Ghi tóm tắt ý kiến kết luận của Bí thư.
- Chi bộ biểu quyết thông qua kết luận (Nghị quyết) của chi bộ. Ghi rõ số đảng viên đồng ý, không đồng ý và số có ý kiến khác.
Cuộc họp kết thúc lúc................ giờ, ngày.....tháng.....năm 20....... biên bản được thông qua trước Chi bộ.
CHỦ TỌA |
THƯ KÝ |
4. Mẫu biên bản cuộc họp giao ban
TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1)..... TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (2) ..... |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
Số: ............../BB-..........(3)....... |
|
BIÊN BẢN CUỘC HỌP GIAO BAN
- Thời gian bắt đầu: ........................................................
- Địa điểm: ......................................................................
- Thành phần tham dự gồm:
1. ...................................................................................
2. ...................................................................................
3. ...................................................................................
- Chủ trì (chủ tọa): ........................................................
- Thư ký (người ghi biên bản): ......................................
- Nội dung (Theo diễn biến cuộc họp/hội nghị/ hội thảo):
1. ..................................................................................
2. ..................................................................................
3. ..................................................................................
Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào ....... giờ....., ngày.....tháng....năm.....
Thư ký |
Chủ tọa |
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có)
(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
5. Vai trò của biên bản cuộc họp
Biên bản cuộc họp là loại văn bản quan trọng ghi lại những gì đã diễn ra trong cuộc họp, bao gồm rất nhiều thông tin, ý kiến khác nhau từ những người tham gia.
Trong mỗi cuộc họp, thư ký (người ghi biên bản) có trách nhiệm điểm danh số người tham gia và vắng mặt, đồng thời ghi lại toàn bộ thông tin quan trọng theo diễn biến của cuộc họp.
Biên bản cuộc họp ghi chép những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra trong cuộc họp. Đây được xem như một loại tài liệu lịch sử, không có hiệu lực pháp lý nhưng lại là căn cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra.
Từ những nội dung tại cuộc họp, có thể là yêu cầu chỉ đạo của lãnh đạo hoặc những ý kiến đóng góp, xây dựng của các cá nhân, đơn vị có liên quan,… để có thể điều chỉnh, sắp xếp và giải quyết công việc hiệu quả hơn.
Ở một khía cạnh khác, biên bản cuộc họp như lời nhắc nhở của các cá nhân, đơn vị đã ký xác nhận trong biên bản và chuyển các cam kết của họ vào danh sách công việc phải thực hiện.
Ngoài ra, biên bản cuộc họp sẽ giúp cho những người có liên quan trước khi bắt đầu cuộc họp tiếp theo có cùng nội dung có thể theo dõi và kiểm tra tính chính xác của công việc cần thực hiện.
6. Yêu cầu khi viết biên bản cuộc họp
Cuộc họp có thành công hay không phụ thuộc một phần vào việc ghi biên bản và chuyển tới các cá nhân, tổ chức có liên quan. Chình vì vậy, người viết biên bản phải lưu ý một số vấn đề dưới đây:
- Chuẩn bị sẵn mẫu biên bản
Không phải ai cũng có khả năng nắm bắt thông tin một cách nhanh nhạy để có thể ghi chép toàn bộ nội dung cuộc họp, chính vì vậy, việc chuẩn bị chu đáo một mẫu biên bản theo quy định và yêu cầu của đơn vị là cần thiết.
Dù là cuộc họp nào thì biên bản cũng nhất thiết phải có một số nội dung cơ bản:
+ Thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp;
+ Thành phần tham gia
+ Nội dung cuộc họp
+ Kết luận cuộc họp.
- Ghi nhanh và đầy đủ
Người ghi biên bản phải là người có tốc độ tốc ký nhanh và đầy đủ các thông tin quan trọng. Hơn hết, nên chuẩn bị sổ ghi chép hoặc máy tính để có thể lưu lại các thông tin trong trường hợp không thể sử dụng máy ghi âm.
Luôn đảm bảo nội dung biên bản có được những thông tin quan trọng và đúng yêu cầu.
- Nội dung biên bản phải có trọng tâm
Bên cạnh việc ghi chép một cách đầy đủ các nội dung của cuộc họp, để những người không tham dự cuộc họp có thể hiểu được vấn đề, người ghi biên bản phải thể hiện được trọng tâm của cuộc họp, tránh trình bày dài dòng, lan man những nội dung không cần thiết.
- Thông tin chính xác
Biên bản mô tả lại các sự việc, những thông tin được cung cấp, trao đổi trong cuộc họp, chính vì vậy, để đảm bảo khách quan, độ trung thực, người ghi không thêm bớt, bình luận vào các ý kiến trong cuộc họp.
Đồng thời, để có độ tin cậy cao, biên bản phải được đọc cho mọi người có mặt cùng nghe, sửa chữa nếu chưa đúng và tự giác ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.
Trên đây là Mẫu Biên bản cuộc họp có thể dùng trong mọi trường hợp cũng như những lưu ý và cách ghi chuẩn nhất. Nếu còn thắc mắc, bạn đọc hãy gọi ngay đến tổng đài 1900.6192 của LuatVietnam để được tư vấn.