Yêu cầu về chuyển đổi hình thức từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu

Được nêu tại Nghị định 137/2024/NĐ-CP của Chính phủ quy định về giao dịch điện tử của cơ quan Nhà nước và hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử.

Theo đó, tại Điều 4 Nghị định 137/2024/NĐ-CP quy định về chuyển đổi hình thức từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu như sau:

Thông điệp dữ liệu được chuyển đổi từ văn bản giấy phải đáp ứng đủ các yêu cầu quy định tại khoản 1 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử như:

• Thông tin trong thông điệp dữ liệu được bảo đảm toàn vẹn như văn bản giấy;
• Thông tin trong thông điệp dữ liệu có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu;
• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu và thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi;…

Yêu cầu về ký hiệu riêng và các thông tin khác tại điểm c khoản 1 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử được quy định cụ thể như sau:

(1) Các thông tin trên thông điệp dữ liệu được chuyển đổi từ văn bản giấy bao gồm: ký hiệu riêng bằng chữ thể hiện thông điệp dữ liệu đã được chuyển đổi từ văn bản giấy và thời gian thực hiện chuyển đổi; thông tin bao gồm tên đầy đủ của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi.

- Trên thông điệp dữ liệu được chuyển đổi từ văn bản giấy, cơ quan, tổchức, cá nhân có thể lựa chọn hiển thị bổ sung mã phản hồi nhanh (QR) hoặc hình thức mã hóa khác chứa các thông tin trên để phục vụ việc tra cứu và sử dụng thông tin bằng phương tiện điện tử.

- Nội dung ký hiệu riêng thể hiện thông điệp dữ liệu đã được chuyểnđổi từ văn bản giấy được quy định theo pháp luật liên quan.

(2) Trường hợp chuyển đổi phục vụ hoạt động công chứng, chứng thực, sao y, sao lục, trích sao, các thông tin trên thông điệp dữ liệu được thực hiện theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực, công tác văn thư;

(3) Trường hợp chuyển đổi văn bản là kết quả của giải quyết thủ tục hành chính, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ bản giấy sang bản điện tử theo quy định tại điểm c khoản 3 Điều 25 Nghị định 45/2020/NĐ-CP thì thực hiện theo (1) nêu trên.

Nghị định 137/2024/NĐ-CP được ban hành và có hiệu lực từ 23/10/2024.