Theo khoản 2 Điều 10 Nghị định 128/2025/NĐ-CP, UBND cấp xã nơi thường trú của người lao động có trách nhiệm xác nhận bằng văn bản việc đăng ký hợp đồng lao động của người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.
Trình tự, thủ tục được quy định rõ tại Mục 3 Phụ lục II kèm theo Nghị định:
- Người lao động nộp hồ sơ đăng ký hợp đồng lao động.
- UBND cấp xã xác nhận trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Đồng thời, báo cáo UBND cấp tỉnh và Bộ Nội vụ.
Trước 01/7/2025, theo Luật Người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng và Nghị định 112/2021/NĐ-CP, nhiệm vụ này do các cơ quan cấp tỉnh hoặc trung ương thực hiện.

Bên cạnh đó từ 01/7/2025, thủ tục cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài sẽ do Chủ tịch UBND cấp tỉnh trực tiếp thực hiện thay vì Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội như trước đây.
Theo khoản 2 Điều 8 Nghị định 128/2025/NĐ-CP, Chủ tịch UBND cấp tỉnh thực hiện các nội dung:
- Chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài;
- Xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động;
- Cấp, cấp lại, gia hạn và thu hồi giấy phép lao động.