Từ 01/7/2026, đơn khiếu nại, tố cáo bằng giấy phải được số hóa

Nghị định 197/2026/NĐ-CP của Chính phủ quy định Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2026.

Đáng chú ý, khi tiếp nhận đơn khiếu nại, tố cáo bằng giấy, cơ quan có thẩm quyền phải số hóa và cập nhật nội dung đơn vào Cơ sở dữ liệu quốc gia.

Theo đó, Điều 10 Nghị định 197/2026/NĐ-CP, quy định về nhập dữ liệu tiếp nhận khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh vào Cơ sở dữ liệu, như sau:

Thứ nhất, việc ghi nhận, nhập dữ liệu và tiếp nhận khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh vào Cơ sở dữ liệu được thực hiện trên cơ sở các hình thức tiếp nhận theo quy định của pháp luật.

Thứ hai, nội dung tiếp nhận phải được ghi nhận đầy đủ, chính xác, kịp thời. Đồng thời, việc ghi nhận được thực hiện trên sổ tiếp công dân điện tử trong Cơ sở dữ liệu. Trong trường hợp tiếp nhận bằng đơn giấy thì phải được số hóa, cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.

Thứ ba, trường hợp đơn được tiếp nhận qua dịch vụ bưu chính, cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm:

• Kiểm tra đơn;
• Nhập dữ liệu;
• Cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu theo quy định.

Thứ tư, việc tiếp nhận dữ liệu khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh,.. phải đảm bảo công khai, minh bạch, đúng thẩm quyền và đúng trình tự , thủ tục theo quy định pháp luật.

So với quy định trước đây, đây là điểm mới đáng chú ý tại Nghị định 197/2026/NĐ-CP, bởi chưa có văn bản nào quy định về nội dung này.

Như vậy, dù đơn được nộp trực tiếp hay gửi qua dịch vụ bưu chính, khi được tiếp nhận dưới dạng giấy thì cơ quan có thẩm quyền đều phải thực hiện số hóa, nhập và cập nhật dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu.

Ngoài ra, tại Điều 11 Nghị định 197/2026/NĐ-CP còn quy định việc cập nhật dữ liệu về phân loại và xử lý đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh, cụ thể:

• Việc phân loại, xử lý đơn được thực hiện theo quy định của pháp luật về tiếp công dân, khiếu nại, tố cáo; các thông tin về phân loại, xử lý đơn phải được cập nhật đầy đủ, kịp thời vào Cơ sở dữ liệu;
• Việc phân loại, chuyển đơn được thực hiện đồng thời trên Cơ sở dữ liệu, bảo đảm xác định rõ cơ quan, tổ chức, đơn vị, người có thẩm quyền giải quyết, thời điểm chuyển và trạng thái xử lý.

Bên cạnh đó, cơ quan tiếp nhận đơn có trách nhiệm xác nhận việc tiếp nhận trên Cơ sở dữ liệu và tổ chức xử lý, giải quyết theo quy định.