Trách nhiệm bảo mật thông tin, bảo quản hồ sơ của công chứng viên

Theo Quyết định 148/QĐ-HĐCCVTQ của Hội đồng công chứng viên toàn quốc, công chứng viên có trách nhiệm bảo mật thông tin và bảo quản hồ sơ công chứng.

Các quy định này được nêu rõ tại Điều 6 Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng ban hành kèm Quyết định 148/QĐ-HĐCCVTQ. Cụ thể:

- Trách nhiệm bảo mật thông ti của công chứng viên

Công chứng viên có trách nhiệm giữ bí mật các thông tin trong hồ sơ yêu cầu công chứng, hồ sơ công chứng và tất cả thông tin liên quan đến nội dung công chứng trong suốt quá trình hành nghề, kể cả khi không còn là công chứng viên. Trừ khi có sự đồng ý bằng văn bản của người yêu cầu công chứng hoặc có quy định của pháp luật khác.

Công chứng viên phải đảm bảo rằng hồ sơ công chứng được bảo quản cẩn thận trong suốt quá trình giải quyết yêu cầu công chứng và bàn giao đầy đủ hồ sơ công chứng để lưu trữ theo quy định của pháp luật.

- Trách nhiệm của công chứng viên đối với nhân viên

Công chứng viên cũng có trách nhiệm hướng dẫn nhân viên thuộc tổ chức hành nghề công chứng không được tiết lộ bất kỳ bí mật thông tin nào về việc công chứng mà họ biết, theo nội quy, quy chế của tổ chức hành nghề công chứng và quy định của pháp luật.

Đồng thời, công chứng viên cần giải thích rõ trách nhiệm pháp lý của nhân viên nếu có hành vi tiết lộ thông tin trái phép.

Bên cạnh đó, Điều 7 Quy tắc đạo đức cũng quy định rằng công chứng viên không được phân biệt đối xử giữa những người yêu cầu công chứng. Việc phân biệt không được phép đối với các yếu tố như giới tính, dân tộc, chủng tộc, tôn giáo, quốc tịch, địa vị xã hội, khả năng tài chính hoặc tuổi tác.

Công chứng viên phải bảo đảm đối xử bình đẳng giữa những người yêu cầu công chứng khi họ đáp ứng đủ điều kiện theo quy định pháp luật.