English
RSS
Công văn 8617/BNV-TCBC ngày 08/8/2026 của Bộ Nội vụ đã đặt ra yêu cầu cụ thể về chỉnh lý, quản lý và bàn giao hồ sơ, tài liệu lưu trữ khi sắp xếp cơ sở giáo dục.
Theo mục 1 Phần II Công văn 8617 của Bộ Nội vụ, toàn bộ hồ sơ, tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ sở giáo dục trước sắp xếp phải được thống kê và bàn giao nguyên trạng cho cơ sở giáo dục mới hình thành sau sắp xếp hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp.
Tài liệu của cơ sở giáo dục nào phải được quản lý theo phông lưu trữ của cơ sở giáo dục đó, bảo đảm tập trung và không bị phân tán. Phông lưu trữ của cơ sở giáo dục trước sắp xếp được đóng kể từ ngày cơ sở giáo dục kết thúc hoạt động theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
Đối với những công việc chưa được giải quyết xong, cơ sở giáo dục trước sắp xếp phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu có liên quan để cơ sở giáo dục mới hoặc cơ quan tiếp nhận tiếp tục quản lý và xử lý.
Đáng chú ý, theo điểm c mục 4 Phần III Công văn 8617/BNV-TCBC, người đứng đầu cơ sở giáo dục trước sắp xếp phải chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu để xảy ra tình trạng làm thất lạc, chiếm giữ hoặc tự ý hủy hồ sơ, tài liệu. Trách nhiệm này được xác định cho đến khi hoàn thành việc bàn giao hồ sơ, tài liệu theo quy định.
Sau khi tiếp nhận, người đứng đầu cơ sở giáo dục mới hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp phải xây dựng kế hoạch quản lý, xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu đã được thống kê và bàn giao. Đồng thời, đơn vị tiếp nhận phải bảo đảm các nguồn lực cần thiết để công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện an toàn và thông suốt.
Đối với hồ sơ, tài liệu số, cơ sở giáo dục trước sắp xếp phải phối hợp với đơn vị quản lý hệ thống để xác định đầy đủ dữ liệu theo tài khoản, mã định danh hoặc tiêu chí quản lý tương ứng. Việc sao lưu, trích xuất, bảo toàn và tích hợp dữ liệu sang tài khoản của cơ sở giáo dục mới phải bảo đảm dữ liệu đầy đủ, toàn vẹn, xác thực và không làm gián đoạn quá trình tiếp nhận, xử lý công việc.
