AI Luật giải đáp Thanh toán tiền mặt trên 5 triệu, doanh nghiệp có được khấu trừ thuế GTGT không?

AI Luật trả lời: Công ty A không đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào 4.800.000 đồng của lô linh kiện điện tử nêu trên, vì giá thanh toán 52.800.000 đồng (đã gồm thuế GTGT) cao hơn ngưỡng 5.000.000 đồng nhưng lại được trả bằng tiền mặt trực tiếp cho nhân viên Công ty B, không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.

1. Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào

Căn cứ khoản 2 Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/07/2025, điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào được quy định như sau:

• Có hóa đơn giá trị gia tăng mua hàng hóa, dịch vụ hoặc chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng ở khâu nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng thay cho phía nước ngoài theo quy định;
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào, trừ một số trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ.

Quy định này được hướng dẫn cụ thể tại Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/07/2025: cơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế giá trị gia tăng.

Trong đó, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là chứng từ chứng minh việc thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của Nghị định số 52/2024/NĐ-CP ngày 15/5/2024 của Chính phủ về thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các chứng từ bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán.

Do đó, việc nhân viên Công ty B nhận tiền mặt từ Công ty A không làm phát sinh chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Việc thanh toán cho nhân viên của bên bán cũng không được xem là thanh toán qua tài khoản của bên bán.

2. Trường hợp ủy quyền cho người lao động thanh toán có áp dụng được không?

Căn cứ điểm i khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/07/2025:

Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng được ủy quyền cho cá nhân là người lao động của cơ sở kinh doanh thanh toán không dùng tiền mặt theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của cơ sở kinh doanh, sau đó cơ sở kinh doanh thanh toán lại cho người lao động bằng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt thì được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.

Quy định này chỉ áp dụng cho người lao động của chính Công ty A được Công ty A ủy quyền thanh toán, đồng thời phải thanh toán không dùng tiền mặt và được Công ty A hoàn trả cũng bằng hình thức không dùng tiền mặt. Quy định này không áp dụng cho việc Công ty A trả tiền mặt cho nhân viên của Công ty B.

3. Số thuế GTGT không được khấu trừ và không được tính vào chi phí

Số thuế GTGT đầu vào của lô hàng

Số thuế GTGT đầu vào trên hóa đơn của lô hàng:

• Giá chưa thuế: 48.000.000 đồng;
• Thuế GTGT 10%: 4.800.000 đồng;
• Tổng giá thanh toán: 52.800.000 đồng.

Vì không đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt, Công ty A không được khấu trừ 4.800.000 đồng vào thuế GTGT đầu ra phải nộp. Theo khoản 15 Điều 23 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, cơ sở kinh doanh không đáp ứng điều kiện khấu trừ thuế thì không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Đồng thời, khoản 16 Điều 23 Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định:

Đối với số thuế giá trị gia tăng đầu vào không được khấu trừ, cơ sở kinh doanh được tính vào chi phí để tính thuế thu nhập doanh nghiệp hoặc tính vào nguyên giá của tài sản cố định theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp, trừ số thuế giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Vì giao dịch của Công ty A có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên và không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, 4.800.000 đồng thuế GTGT đầu vào này cũng không thuộc trường hợp được tính vào chi phí hoặc nguyên giá tài sản cố định.

4. Công ty A có thể khắc phục không?

Giấy xác nhận hoặc giấy ủy quyền lập thêm không thay thế được chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Để hạn chế rủi ro, Công ty A nên thực hiện các bước sau:

Các bước Công ty A có thể thực hiện

• Trao đổi với Công ty B để kiểm tra khả năng hoàn trả lại số tiền 52.800.000 đồng đã nhận bằng tiền mặt;
• Nếu Công ty B hoàn trả tiền, Công ty A thanh toán lại bằng phương thức không dùng tiền mặt vào tài khoản hợp pháp của Công ty B;
• Lập đầy đủ hồ sơ chứng minh việc hoàn trả và thanh toán lại, gồm: biên bản xác nhận giao dịch thanh toán tiền mặt trước đây; chứng từ hoàn tiền; phụ lục hoặc biên bản điều chỉnh phương thức thanh toán; chứng từ chuyển khoản từ tài khoản của Công ty A đến Công ty B; đối chiếu công nợ và hồ sơ giao nhận hàng hóa;
• Chỉ kê khai khấu trừ thuế GTGT khi hồ sơ thanh toán thực tế đáp ứng quy định và có chứng từ không dùng tiền mặt hợp lệ.

Tuy nhiên, hiện chưa có quy định khẳng định chắc chắn rằng việc hoàn tiền và chuyển khoản lại sau ngày 15/10/2026 đương nhiên làm phát sinh quyền khấu trừ thuế đối với giao dịch ban đầu. Vì vậy, Công ty A nên đề nghị cơ quan thuế quản lý trực tiếp hướng dẫn bằng văn bản trước khi kê khai khấu trừ 4.800.000 đồng. Nếu không thể hoàn tiền và thanh toán lại bằng phương thức không dùng tiền mặt, Công ty A nên kê khai điều chỉnh, không khấu trừ 4.800.000 đồng, tránh bị loại khi kiểm tra thuế.

Kết luận về khấu trừ thuế GTGT khi thanh toán tiền mặt

• Hàng hóa mua vào từ 05 triệu đồng trở lên (đã gồm thuế GTGT) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào;
• Công ty A trả 52.800.000 đồng bằng tiền mặt cho nhân viên Công ty B nên không được khấu trừ 4.800.000 đồng thuế GTGT đầu vào;
• Số thuế 4.800.000 đồng này cũng không được tính vào chi phí được trừ hoặc nguyên giá tài sản cố định;
• Hướng khắc phục: đề nghị Công ty B hoàn tiền, thanh toán lại bằng chuyển khoản và xin hướng dẫn bằng văn bản của cơ quan thuế trước khi kê khai khấu trừ.