Hướng dẫn điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai từ 01/6/2025

1. Cách điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai từ ngày 01/6/2025

Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai, bao gồm cả các hóa đơn đã được cấp mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế, người bán cần thực hiện các bước xử lý sau:

1.1. Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế

- Nếu có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế, và các nội dung khác không sai, người bán chỉ cần thông báo với người mua về sai sót và không cần lập lại hóa đơn.

- Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA.

1.2. Trường hợp sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc hàng hóa:

- Trường hợp có sai sót về mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử. Cụ thể:

• Điều chỉnh hóa đơn điện tử: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh và phải ghi rõ dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
• Thay thế hóa đơn điện tử: Nếu sai sót nghiêm trọng hơn, người bán có thể lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã lập sai, ghi rõ dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

- Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, người bán phải ký số và gửi cho người mua. Trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, người bán gửi cơ quan thuế để cấp mã mới.

(Căn cứ theo quy định tại khoản 13 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

2. Các trường hợp khác cần điều chỉnh hóa đơn

2.1. Trường hợp thay đổi về giá trị hoặc khối lượng hàng hóa

Khi có sự thay đổi về giá trị hoặc khối lượng hàng hóa căn cứ theo kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh phản ánh sự thay đổi này (phát sinh giảm ghi âm (-) hoặc phát sinh tăng ghi dương (+) phù hợp với thực tế).

2.2. Trường hợp chiết khấu thương mại:

Nếu có chiết khấu thương mại dựa trên số lượng hoặc doanh số, người bán lập hóa đơn điều chỉnh cho số tiền chiết khấu, kèm theo bảng kê các hóa đơn cần điều chỉnh.

2.3. Trường hợp trả lại hàng hóa hoặc dịch vụ:

-Trường hợp trả lại hàng hóa: Nếu người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, người bán lập hóa đơn điều chỉnh. (trừ trường hợp các bên có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa thì người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán.)

- Trường hợp hàng hóa thuộc diện phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu và tài sản đã được đăng ký theo tên người mua, nếu người mua là đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử thì người mua thực hiện lập hoá đơn trả lại hàng cho người bán.

- Trường hợp trường hợp hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm và các khoản chi để giảm thu khác: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh ghi rõ số tiền hoàn, lý do hoàn trả.

- Trường hợp người bán đã lập hóa đơn khi thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ hoặc lập hóa đơn thu tiền đối với hoạt động kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, nhà chuyển nhượng sau đó phát sinh việc huỷ hoặc chấm dứt giao dịch và hủy một phần việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập. Trên hóa đơn điều chỉnh cần có thông tin “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

2.4. Trường hợp tổ chức tín dụng, tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán hoàn phí dịch vụ thanh toán:

Khi tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán đã lập hóa đơn thu phí dịch vụ thanh toán thẻ ngân hàng sau đó phát sinh giao dịch hoàn phí dịch vụ thanh toán cho đơn vị chấp nhận thẻ thì tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh, trên hóa đơn điều chỉnh không cần có thông tin “Điều chỉnh cho hóa đơn số.... Mẫu số... ký hiệu... ngày...tháng...năm.”

2.5. Trường hợp cung cấp dịch vụ viễn thông:

Khi có các thay đổi liên quan đến việc thanh toán cước dịch vụ viễn thông, người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh.

(Căn cứ theo quy định tại khoản 13 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

3. Một số lưu ý khi áp dụng hóa đơn điều chỉnh, thay thế

-  Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn sai thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý lần đầu;

- Trường hợp hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn đã lập sai thì người bán chỉ thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh;

- Điều chỉnh giá trị trên hóa đơn: Người bán sẽ điều chỉnh giá trị theo đúng thực tế, ghi dấu dương (tăng) hoặc âm (giảm).

- Khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn, người bán và người mua sẽ kê khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh hoặc thay thế.

- Hóa đơn điều chỉnh đối với các trường hợp quy định tại mục 2 sẽ được kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, và người mua sẽ kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.

Trên đây là Hướng dẫn điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai từ 01/6/2025.