Kinh doanh dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử trong thương mại cần điều kiện gì?

1. Hai điều kiện để được cấp phép kinh doanh dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử trong thương mại

1.1. Có Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy phù hợp

Điểm a khoản 1 Điều 42 Nghị định 248/2026/NĐ-CP quy định tổ chức được cấp Giấy phép kinh doanh dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử trong thương mại khi đáp ứng điều kiện:

“Có Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy có loại dịch vụ được phép kinh doanh là cung cấp dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu theo pháp luật về giao dịch điện tử;”

Theo đó, điều kiện đầu tiên liên quan đến giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy của tổ chức đề nghị cấp phép.

Cụ thể, giấy phép phải đáp ứng hai yêu cầu:

• Về loại giấy phép: Là Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy.
• Về phạm vi dịch vụ được phép kinh doanh: Bao gồm dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu theo pháp luật về giao dịch điện tử.

Không chỉ yêu cầu có giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy nói chung mà còn xác định cụ thể loại dịch vụ được phép kinh doanh ghi nhận trong giấy phép.

1.2. Có Đề án cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử trong thương mại

Bên cạnh giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy, điểm b khoản 1 Điều 42 Nghị định 248/2026/NĐ-CP quy định điều kiện thứ hai là:

“Có Đề án cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử trong thương mại theo quy định tại Điều 44 của Nghị định này.”

Như quy định, tổ chức đề nghị cấp phép phải xây dựng Đề án cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử trong thương mại.

Đề án phải đáp ứng nội dung được quy định tại Điều 44 Nghị định 248/2026/NĐ-CP, gồm:

• Thông tin chung về tổ chức cung cấp dịch vụ;
• Phương án lưu trữ, bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu của hợp đồng điện tử và khả năng tra cứu hợp đồng đã được chứng thực;
• Quy trình tiếp nhận, xử lý yêu cầu, phản ánh, khiếu nại; quy trình xử lý sự cố kỹ thuật, vi phạm an toàn thông tin và phối hợp với cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
• Quy chế chứng thực hợp đồng điện tử trong thương mại và chính sách cung cấp dịch vụ được công khai theo quy định.

Trong đó, khoản 1 Điều 44 Nghị định yêu cầu phần thông tin chung của tổ chức phải thể hiện các nội dung như tên, loại hình doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, người đại diện theo pháp luật, phương thức liên hệ, phạm vi cung cấp dịch vụ và Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy hoặc tài liệu chứng minh đáp ứng điều kiện theo quy định pháp luật.

Đối với phương án lưu trữ tại khoản 2 Điều 44 Nghị định quy định, đề án phải mô tả cách thức lưu trữ, bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu và khả năng tra cứu hợp đồng điện tử đã được chứng thực.

Do đó, Đề án cung cấp dịch vụ không chỉ thể hiện thông tin về tổ chức mà còn phải có nội dung về quản lý dữ liệu, xử lý sự cố, giải quyết phản ánh, khiếu nại và công khai chính sách cung cấp dịch vụ.

1.3. Thời hạn của Giấy phép kinh doanh dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử

Khoản 2 Điều 42 Nghị định 248/2026/NĐ-CP quy định:

“Giấy phép kinh doanh dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử trong thương mại có thời hạn 10 năm.”

Như vậy, giấy phép được cấp cho tổ chức đáp ứng đầy đủ điều kiện tại mục (1.1) có thời hạn 10 năm.

2. Hồ sơ và thủ tục cấp Giấy phép kinh doanh dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử

Sau khi đáp ứng hai điều kiện nêu trên, tổ chức thực hiện thủ tục đề nghị cấp giấy phép theo Điều 43 Nghị định 248/2026/NĐ-CP và Mục III Phụ lục I ban hành kèm Nghị định.

2.1. Thành phần hồ sơ đề nghị cấp giấy phép

Căn cứ khoản 1 Điều 43 Nghị định 248/2026/NĐ-CP, hồ sơ cấp phép kinh doanh dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử trong thương mại gồm:

Thứ nhất, tờ khai thông tin.

Tổ chức sử dụng Mẫu số 03 Phụ lục II ban hành kèm Nghị định 248/2026/NĐ-CP.

Đây là mẫu tờ khai thông tin áp dụng cho thủ tục cấp phép, sửa đổi, bổ sung giấy phép và đề nghị thu hồi giấy phép kinh doanh dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử trong thương mại.

Thứ hai, bản chụp giấy tờ chứng minh đáp ứng điều kiện kinh doanh.

Theo điểm b khoản 1 Điều 43, hồ sơ bao gồm bản chụp giấy phép, giấy chứng nhận, chứng chỉ, văn bản xác nhận, chấp thuận của cơ quan có thẩm quyền hoặc văn bản tương tự khác chứng minh đáp ứng điều kiện kinh doanh dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử trong thương mại, nếu có.

Nghị định đồng thời quy định: Trường hợp các giấy tờ, tài liệu trên đã có dữ liệu điện tử bảo đảm giá trị pháp lý và có thể khai thác thông qua kết nối, chia sẻ giữa Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính với cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, hệ thống thông tin dùng chung hoặc Cổng dịch vụ công quốc gia thì không phải cung cấp lại.

Thứ ba, đề án cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử trong thương mại.

Theo điểm c khoản 1 Điều 43, đề án phải đáp ứng nội dung quy định tại Điều 44 Nghị định 248/2026/NĐ-CP.

Biểu mẫu được sử dụng là Mẫu số 06 Phụ lục II ban hành kèm Nghị định.

Như vậy, hồ sơ cấp phép gồm tờ khai thông tin, giấy tờ chứng minh điều kiện kinh doanh theo quy định và Đề án cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử trong thương mại.

2.2. Trình tự thực hiện thủ tục cấp giấy phép trực tuyến 

Theo khoản 5 Điều 43 Nghị định 248/2026/NĐ-CP, quy trình cấp phép thực hiện theo Mục III Phụ lục I của Nghị định.

Cụ thể, việc nộp và nhận kết quả hồ sơ được thực hiện trực tuyến tại Cổng dịch vụ công quốc gia, theo hai bước.

Bước 1: Nộp hồ sơ đề nghị cấp phép

Tổ chức đăng nhập Cổng dịch vụ công quốc gia, khai báo thông tin theo mẫu và đính kèm hồ sơ theo quy định.

Đồng thời, tổ chức có trách nhiệm theo dõi địa chỉ thư điện tử và tài khoản đã đăng ký để cập nhật trạng thái hồ sơ, sửa đổi hoặc bổ sung thông tin khi được yêu cầu.

Bước 2: Tiếp nhận và xử lý kết quả hồ sơ

Theo khoản 3 Mục III Phụ lục I Nghị định 248/2026/NĐ-CP, trong thời hạn 30 ngày kể từ khi nộp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, tổ chức nhận được phản hồi thuộc một trong các trường hợp:

• Hồ sơ đủ điều kiện cấp giấy phép;
• Cơ quan có thẩm quyền yêu cầu làm rõ thông tin hồ sơ;
• Từ chối hồ sơ đề nghị cấp phép và nêu rõ lý do.

Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện, cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép theo Mẫu số 07 Phụ lục II Nghị định 248/2026/NĐ-CP.

Thông tin tổ chức được công khai trên Hệ thống quản lý hoạt động thương mại điện tử đã kết nối với Cổng dịch vụ công quốc gia. Tổ chức được cấp phép nhận biểu tượng xác nhận điện tử để gắn trên nền tảng số.

Trường hợp có yêu cầu làm rõ thông tin hồ sơ, tổ chức thực hiện lại bước khai báo và nộp hồ sơ theo hướng dẫn tại Mục III Phụ lục I.

2.3. Thẩm quyền cấp Giấy phép kinh doanh dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử

Khoản 6 Điều 43 Nghị định 248/2026/NĐ-CP quy định:

“Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện cấp phép, sửa đổi, bổ sung giấy phép, thu hồi Giấy phép kinh doanh dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử trong thương mại.”

Theo đó, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh là cơ quan có thẩm quyền:

• Cấp Giấy phép kinh doanh dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử trong thương mại;
• Sửa đổi, bổ sung giấy phép;
• Thu hồi giấy phép.

3. Trách nhiệm của tổ chức sau khi được cấp phép kinh doanh

3.1. Bảo đảm an toàn và lưu trữ dữ liệu hợp đồng điện tử

Điều 41 Nghị định 248/2026/NĐ-CP quy định trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử trong thương mại.

Theo khoản 1 Điều 41, tổ chức phải bảo đảm:

• Tính bảo mật của hợp đồng điện tử;
• Tính toàn vẹn của hợp đồng điện tử;
• Khả năng xác thực hợp đồng điện tử được lưu trữ và chứng thực thông qua hệ thống cung cấp dịch vụ.

Bên cạnh đó, khoản 4 Điều 41 Nghị định quy định: 

“Lưu trữ đầy đủ, an toàn dữ liệu về hợp đồng điện tử đã được chứng thực; bảo đảm khả năng truy cập, tra cứu và cung cấp khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.”

Thời hạn lưu trữ thực hiện theo pháp luật về kế toán, tối thiểu 10 năm kể từ thời điểm hợp đồng điện tử được chứng thực, trừ trường hợp pháp luật quy định thời hạn dài hơn.

3.2. Công khai quy chế hoạt động và phối hợp với cơ quan nhà nước

Theo khoản 2 và khoản 3 Điều 41 Nghị định 248/2026/NĐ-CP, tổ chức cung cấp dịch vụ còn phải thực hiện các trách nhiệm sau:

Về phối hợp với cơ quan nhà nước:

Cử đầu mối liên hệ trực tuyến, cung cấp tài liệu và hỗ trợ cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong việc điều tra hành vi vi phạm pháp luật liên quan đến dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử trong thương mại.

Về công khai quy chế hoạt động:

Công khai quy chế hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử trong thương mại tại vị trí dễ thấy, bằng tiếng Việt trên hệ thống cung cấp dịch vụ của mình.

Các trách nhiệm này được thực hiện trong quá trình tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử trong thương mại.

3.3. Sửa đổi, bổ sung giấy phép khi có thay đổi thông tin

Theo khoản 2 Điều 43 Nghị định 248/2026/NĐ-CP, tổ chức cung cấp dịch vụ phải thực hiện thủ tục sửa đổi, bổ sung giấy phép trong thời hạn 20 ngày làm việc kể từ ngày thay đổi một trong các thông tin sau:

• Người chịu trách nhiệm quản lý hoạt động cung cấp dịch vụ;
• Thông tin Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Quyết định thành lập;
• Nội dung công khai về quy chế chứng thực;
• Nội dung Đề án cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử trong thương mại.

Hồ sơ sửa đổi, bổ sung giấy phép gồm:

• Tờ khai thông tin theo Mẫu số 03 Phụ lục II;
• Tài liệu chứng minh lý do sửa đổi, bổ sung giấy phép đối với trường hợp thay đổi nội dung đã được cấp phép.

Trường hợp giấy tờ, tài liệu đã có dữ liệu điện tử bảo đảm giá trị pháp lý và có thể được khai thác thông qua các hệ thống, cơ sở dữ liệu theo quy định thì không phải cung cấp lại. Trình tự sửa đổi, bổ sung giấy phép cũng được thực hiện trực tuyến tại Cổng dịch vụ công quốc gia.

Trên đây là thông tin về điều kiện kinh doanh dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử trong thương mại. Để tìm hiểu đầy đủ quy định về điều kiện cấp phép, thành phần hồ sơ và các biểu mẫu liên quan, vui lòng tra cứu Nghị định 248/2026/NĐ-CP trên LuatVietnam.vn cùng các tiện ích như Tình trạng hiệu lực và Lược đồ văn bản.