Hồ sơ, thủ tục đề nghị kiểm tra an ninh định kỳ thiết bị kỹ thuật bảo vệ bí mật Nhà nước được quy định thế nào?

1. Hồ sơ, thủ tục đề nghị kiểm tra an ninh định kỳ thiết bị kỹ thuật bảo vệ bí mật Nhà nước được quy định thế nào?

Nghị định 315/2026/NĐ-CP quy định kiểm tra an ninh định kỳ 03 năm/01 lần. 

Trước thời hạn kiểm tra ít nhất 30 ngày, cơ quan, tổ chức quản lý thiết bị thuộc diện kiểm tra gửi 01 bộ hồ sơ đến đơn vị kiểm tra bằng hình thức trực tiếp, qua bưu chính hoặc trực tuyến.

Sau khi tiếp nhận, đơn vị kiểm tra xem xét tính hợp lệ của hồ sơ, thống nhất thời gian và địa điểm kiểm tra, sau đó thực hiện kiểm tra, lập biên bản và thông báo kết quả. 

Thời hạn hoàn thành kiểm tra không quá 30 ngày kể từ ngày bắt đầu kiểm tra.

Các quy định này được áp dụng từ ngày 01/5/2027, là ngày Nghị định 315/2026/NĐ-CP có hiệu lực thi hành.

2. Khi nào phải đề nghị kiểm tra an ninh định kỳ thiết bị kỹ thuật?

Trước hết, khoản 2 Điều 8 Nghị định 315/2026/NĐ-CP xác định chu kỳ kiểm tra an ninh là 03 năm/01 lần, tính từ thời điểm thiết bị được dán tem kiểm định hoặc tem kiểm tra gần nhất. 

Đây là mốc để xác định thiết bị đã đến hạn kiểm tra định kỳ hay chưa.

Để chủ động rà soát thiết bị đến hạn, khoản 4 Điều 15 Nghị định 315/2026/NĐ-CP giao đơn vị kiểm tra hằng năm phải thông báo bằng văn bản đến cơ quan, tổ chức đang quản lý, sử dụng thiết bị thuộc đối tượng kiểm tra. 

Trên cơ sở đó, đơn vị quản lý rà soát và thực hiện thủ tục đề nghị kiểm tra.

Tiếp đó, khoản 1 Điều 13 Nghị định 315/2026/NĐ-CP yêu cầu trước thời hạn kiểm tra định kỳ ít nhất 30 ngày, cơ quan đảng, cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội hoặc doanh nghiệp nhà nước quản lý, sử dụng thiết bị thuộc đối tượng kiểm tra phải gửi hồ sơ đến đơn vị kiểm tra.

Riêng thiết bị đã được đưa vào sử dụng trước ngày 01/5/2027, Điều 21 Nghị định 315/2026/NĐ-CP quy định không phải kiểm định lại mà chỉ thực hiện kiểm tra định kỳ và kiểm tra bất thường. 

Chu kỳ kiểm tra định kỳ của các thiết bị này được tính từ ngày Nghị định có hiệu lực.

3. Hồ sơ đề nghị kiểm tra an ninh định kỳ gồm những gì?

Về thành phần hồ sơ, Điều 12 Nghị định 315/2026/NĐ-CP quy định hồ sơ đề nghị kiểm tra an ninh thiết bị kỹ thuật gồm:

• Phiếu đề nghị kiểm tra an ninh theo Mẫu số 01 Phụ lục II ban hành kèm Nghị định 315/2026/NĐ-CP;
• Các tài liệu liên quan đến việc quản lý, sử dụng thiết bị kỹ thuật, nếu có.

Đối với Phiếu đề nghị, Mẫu số 01 Phụ lục II yêu cầu thể hiện các thông tin chính về đơn vị đề nghị; người liên hệ; tên, nhãn hiệu, kiểu loại và đặc tính kỹ thuật của thiết bị; xuất xứ, nhà sản xuất; số lượng; thời gian đã kiểm định, thời gian dự kiến kiểm tra và địa điểm kiểm tra.

Đáng chú ý, tại phần hồ sơ kèm theo của Mẫu số 01, Danh mục thiết bị (Packing list) được đánh dấu là nội dung bắt buộc đối với cả hoạt động kiểm định và kiểm tra. 

Trong khi đó, Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin-C/O), Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality- C/Q), tài liệu kỹ thuật và tài liệu hướng dẫn sử dụng được ghi chú là bắt buộc đối với hoạt động kiểm định.

Ngoài yêu cầu về hồ sơ, khoản 1 Điều 7 Nghị định 315/2026/NĐ-CP còn yêu cầu thiết bị đưa vào kiểm tra phải đang hoạt động bình thường, ổn định. Đây là yêu cầu đối với chính thiết bị tại thời điểm thực hiện kiểm tra.

4. Thủ tục đề nghị kiểm tra an ninh định kỳ được thực hiện thế nào?

Bước 1: Gửi 01 bộ hồ sơ đến đơn vị kiểm tra

Sau khi xác định thiết bị đến hạn, khoản 1 Điều 13 Nghị định 315/2026/NĐ-CP cho phép bên đề nghị kiểm tra gửi 01 bộ hồ sơ đến đơn vị kiểm tra theo một trong 03 hình thức:

• Nộp trực tiếp;
• Gửi qua dịch vụ bưu chính;
• Nộp trực tuyến.

Chủ thể thực hiện bước này là cơ quan đảng, cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội hoặc doanh nghiệp nhà nước đang quản lý, sử dụng thiết bị thuộc đối tượng kiểm tra.

Bước 2: Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ

Sau khi nhận hồ sơ, khoản 2 Điều 13 Nghị định 315/2026/NĐ-CP quy định đơn vị kiểm tra phải kiểm tra tính hợp lệ trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ thời điểm tiếp nhận.

Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa chính xác, đơn vị kiểm tra yêu cầu bên đề nghị bổ sung, hoàn thiện hồ sơ. Trường hợp hồ sơ hợp lệ, hai bên chuyển sang thống nhất các nội dung phục vụ việc kiểm tra.

Bước 3: Thống nhất thời gian, địa điểm và thời hạn kiểm tra

Khi hồ sơ đã hợp lệ, đơn vị kiểm tra căn cứ vào số lượng, chủng loại và cấu hình của thiết bị để trao đổi với bên đề nghị về thời gian, địa điểm, thời hạn hoàn thành và các vấn đề liên quan. Nội dung thống nhất được ghi nhận tại biên bản làm việc.

Trong đó, thời hạn này được giới hạn hoàn thành kiểm tra không quá 30 ngày kể từ ngày bắt đầu kiểm tra. 

Như vậy, thời hạn 30 ngày là thời gian thực hiện kiểm tra sau khi hai bên đã thống nhất việc triển khai, không phải thời hạn kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.

Bước 4: Tiến hành kiểm tra và lập biên bản

Tiếp theo, khoản 3 Điều 13 Nghị định 315/2026/NĐ-CP yêu cầu đơn vị kiểm tra thực hiện theo quy trình tại Phụ lục III và lập Biên bản kiểm tra theo Mẫu số 04 Phụ lục II.

Trong quá trình này, Điều 14 Nghị định 315/2026/NĐ-CP yêu cầu kiểm tra phần cứng, phần mềm của thiết bị theo bộ tiêu chí an ninh tương ứng, đồng thời đánh giá mức độ bảo đảm an ninh trong việc quản lý, sử dụng thiết bị.

Cụ thể hơn, Phụ lục III quy định việc kiểm tra bao gồm đánh giá phần mềm, mã độc, lỗ hổng bảo mật, kết nối vô tuyến, kết nối hữu tuyến và cấu trúc mạch, bảng mạch. 

Riêng hoạt động kiểm tra còn xem xét lịch sử kết nối Internet, Wifi và lịch sử kết nối thiết bị ngoại vi.

5. Kết quả kiểm tra an ninh định kỳ được xử lý thế nào?

Sau khi kiểm tra, khoản 3 Điều 13 Nghị định 315/2026/NĐ-CP quy định 03 trường hợp xử lý kết quả, tùy mức độ bảo đảm an ninh của thiết bị như sau:

Trường hợp 1: Thiết bị bảo đảm an ninh. Khi đáp ứng yêu cầu an ninh thiết bị kỹ thuật, đơn vị kiểm tra thực hiện dán Tem kiểm tra an ninh thiết bị kỹ thuật 

Trường hợp 2: Thiết bị không bảo đảm an ninh. Khi kết quả kiểm tra cho thấy thiết bị không đáp ứng yêu cầu an ninh, thiết bị không được dán tem kiểm tra và lý do phải được ghi cụ thể trong Biên bản kiểm tra.

Trường hợp 3: Phát hiện nguy cơ mất an ninh hoặc dấu hiệu vi phạm trong quản lý, sử dụng thiết bị. Khi đó, đơn vị kiểm tra phải kiến nghị biện pháp xử lý, khắc phục và ghi nội dung kiến nghị vào Biên bản kiểm tra.

Cụ thể hơn, căn cứ Phụ lục III Nghị định 315/2026/NĐ-CP, các nội dung được kiểm tra để phát hiện nguy cơ mất an ninh gồm:

• Phần mềm của thiết bị;
• Mã độc;
• Lỗ hổng bảo mật;
• Kết nối vô tuyến;
• Kết nối hữu tuyến;
• Cấu trúc mạch, bảng mạch của thiết bị.

Đồng thời, đối với hoạt động kiểm tra, đơn vị kiểm tra còn đánh giá việc quản lý, sử dụng thiết bị, trong đó có:

• Lịch sử kết nối Internet, Wifi;
• Lịch sử kết nối thiết bị ngoại vi, như USB không theo chuẩn Cơ yếu, điện thoại thông minh hoặc thiết bị có tính năng lưu trữ ngoài khác.

Cuối cùng, khoản 4 Điều 13 Nghị định 315/2026/NĐ-CP quy định chậm nhất 05 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc kiểm tra, đơn vị kiểm tra phải gửi Thông báo kết quả kiểm tra an ninh cho bên đề nghị theo Mẫu số 07 Phụ lục II.

Trên đây là nội dung về “Hồ sơ, thủ tục đề nghị kiểm tra an ninh định kỳ thiết bị kỹ thuật bảo vệ bí mật Nhà nước được quy định thế nào?” theo Nghị định 315/2026/NĐ-CP.