Nghị định 314/2026: Hồ sơ giao dịch trên sàn dữ liệu phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm

Theo khoản 2 và khoản 3 Điều 25 Nghị định 314/2026 của Chính phủ, tổ chức kinh doanh dịch vụ sàn dữ liệu phải lưu trữ thông tin, hồ sơ và nhật ký phục vụ truy vết giao dịch tối thiểu 10 năm kể từ ngày giao dịch hoàn thành, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Ngay sau khi hoàn tất bàn giao dữ liệu, sản phẩm hoặc dịch vụ về dữ liệu, sàn phải ghi nhận đầy đủ các thông tin gồm:

• Bên bán, Bên mua, tổ chức cung cấp dịch vụ trung gian;
• Đối tượng giao dịch;
• Chủ thể có quyền đối với dữ liệu;
• Thời điểm, mã và giá trị giao dịch;
• Hình thức bàn giao;
• Phạm vi quyền sử dụng hoặc quyền tài sản được chuyển giao;
• Thời hạn, điều kiện sử dụng;
• Giới hạn chuyển giao lại;
• Dấu thời gian và xác nhận kỹ thuật của hệ thống.

Sàn dữ liệu phải thiết lập, duy trì hệ thống ghi nhận, lưu trữ và truy vết, bảo đảm lịch sử giao dịch của từng dữ liệu, sản phẩm, dịch vụ được ghi nhận đầy đủ, chính xác và liên tục. Các bản ghi phải có tính toàn vẹn, có khả năng kiểm chứng và không bị sửa đổi, giả mạo trái phép.

Hệ thống phải cho phép truy xuất nguồn gốc, xác minh chuỗi giao dịch, phạm vi quyền đã chuyển giao và tình trạng hiệu lực của giao dịch. Những thông tin cần được lưu trữ an toàn, có thể tra cứu, đối soát gồm hợp đồng điện tử, thông tin thanh toán và bàn giao, xác nhận hoàn thành giao dịch, nhật ký truy cập, nhật ký xử lý, mã giao dịch, siêu dữ liệu giao dịch cùng các thông tin cần thiết khác.

Các hồ sơ này phục vụ công tác quản lý, thanh tra, kiểm tra, kiểm toán, điều tra, xác minh, giải quyết khiếu nại, tranh chấp và xử lý vi phạm.

Sau khi hoàn tất giao dịch, sàn phải cấp cho Bên mua văn bản xác nhận quyền khai thác, sử dụng dữ liệu dưới dạng thông điệp dữ liệu. Theo khoản 4 Điều 25, văn bản phải thể hiện thông tin nhận dạng các bên; mô tả đối tượng đã bàn giao; phạm vi quyền được chuyển giao; thời hạn sử dụng; mã giao dịch; dấu thời gian bàn giao và xác nhận kỹ thuật của hệ thống.

Theo khoản 5 Điều 25, đây là căn cứ chứng minh Bên mua đã nhận chuyển giao hợp pháp quyền khai thác, sử dụng dữ liệu. Tuy nhiên, văn bản không xác nhận hoặc làm phát sinh quyền sở hữu dữ liệu và không thay thế hợp đồng điện tử, chứng từ thanh toán hay các tài liệu khác trong hồ sơ giao dịch.

Sàn dữ liệu quốc gia phải duy trì hệ thống tra cứu tập trung; các sàn dữ liệu khác có trách nhiệm kết nối, liên thông thông tin để phục vụ tra cứu, đối chiếu và xác minh.