Giải đáp vướng mắc về hộ tịch, lý lịch tư pháp khi sáp nhập huyện, xã

Bộ Tư pháp hướng dẫn các địa phương tháo gỡ khó khăn, vướng mắc khi thực hiện sắp xếp đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã như sau:

Đối với lĩnh vực hộ tịch

- Các vướng mắc có thể phát sinh như:

• Chưa xác định được cơ quan lưu trữ, bảo quản, khai thác, sử dụng Sổ hộ tịch sau khi sắp xếp đơn vị hành chính;

• Chưa xác định được cơ quan có trách nhiệm xác minh/xác nhận tình trạng hôn nhân của công dân đối với trường hợp người yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân đã từng đăng ký thường trú tại đơn vị hành chính đã được sắp xếp.

- Để tháo gỡ các vướng mắc trên khi thực hiện sắp xếp đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chỉ đạo thực hiện thống nhất theo hướng:

• Trường hợp một/nhiều đơn vị hành chính cấp xã sáp nhập vào một đơn vị hành chính cấp xã khác: Các đơn vị được sáp nhập khóa Sổ hộ tịch đang sử dụng; thống kê, sắp xếp và bàn giao toàn bộ Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch cho đơn vị sáp nhập để lưu trữ. Việc đăng ký hộ tịch, bao gồm cả đăng ký mới sẽ tiếp tục sử dụng Sổ hộ tịch hiện có của đơn vị sáp nhập, không thay đổi số thứ tự đăng ký.

• Trường hợp sáp nhập hai/nhiều đơn vị hành chính cấp xã để thành lập một đơn vị hành chính cấp xã mới: Các đơn vị được sáp nhập cần thực hiện khóa Sổ hộ tịch đang sử dụng; thống kê, sắp xếp và chuyển giao toàn bộ Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch để lưu trữ tại đơn vị mới. Việc đăng ký hộ tịch tại đơn vị mới sẽ mở Sổ hộ tịch mới, quyển số 01, ghi số thứ tự đăng ký từ số 01.

• Trường hợp tách toàn bộ diện tích và nhân khẩu của một đơn vị hành chính cấp xã ra làm nhiều phần và sáp nhập vào các đơn vị hành chính cấp xã khác nhau: Đơn vị được tách thực hiện khóa Sổ hộ tịch đang sử dụng; thống kê, sắp xếp toàn bộ Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch để bàn giao, lưu trữ tại đơn vị sáp nhập có phần lớn diện tích, nhân khẩu nhập vào.

- Về việc xác minh tình trạng hôn nhân: Trường hợp nhận được văn bản đề nghị xác minh tình trạng hôn nhân của người đã từng đăng ký thường trú tại đơn vị cấp xã/cấp huyện đã được sắp xếp, thì đơn vị nhận bàn giao Sổ hộ tịch có trách nhiệm trả lời việc xác minh tình trạng hôn nhân cho người dân.

Lĩnh vực lý lịch tư pháp

- Trường hợp tỉnh, thành phố có sự sắp xếp lại đơn vị cấp huyện, cấp xã mà thay đổi tên của đơn vị hành chính thì Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh chỉ đạo Sở Tư pháp lập danh sách thay đổi, gửi Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia để bổ sung Danh mục địa danh hành chính trên Phần mềm quản lý Lý lịch tư pháp.

- Sở Tư pháp rà soát bản Lý lịch tư pháp đã lập và cập nhật lại thông tin thay đổi về nơi cư trú do có sự sắp xếp lại đơn vị cấp huyện, cấp xã, ghi chú thông tin thay đổi do sắp xếp lại đơn vị hành chính vào trường “ghi chú nơi cư trú” trên Phần mềm quản lý Lý lịch tư pháp.

- Lập danh sách bản Lý lịch tư pháp đã cập nhật tên đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã có sự thay đổi, đồng thời gửi bản Lý lịch tư pháp điện tử đã cập nhật tên đơn vị hành chính mới cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia.

Lĩnh vực đăng ký biện pháp bảo đảm

Trước mắt, trường hợp sắp xếp lại các đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã dẫn đến thay đổi thông tin về tài sản bảo đảm, về địa chỉ của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản bảo đảm thì việc đăng ký biện pháp bảo đảm thực hiện như sau:

- Trường hợp thay đổi thông tin về số hiệu tờ bản đồ, số hiệu thửa đất, địa chỉ thửa đất đối với tài sản bảo đảm là quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất không phù hợp với thông tin trên Giấy chứng nhận:

Người yêu cầu đăng ký có thể nộp đồng thời hồ sơ đăng ký biện pháp bảo đảm với hồ sơ đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất hoặc thực hiện đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất trước khi đăng ký biện pháp bảo đảm.

- Trường hợp biện pháp bảo đảm đã đăng ký mà có sự thay đổi thông tin về địa chỉ của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất:

Văn phòng đăng ký đất đai không yêu cầu đăng ký thay đổi hoặc không yêu cầu xóa đăng ký mà chỉ thực hiện việc xác nhận thay đổi trên Giấy chứng nhận hoặc cấp đổi Giấy chứng nhận theo quy định của pháp luật về đất đai.

- Trường hợp Giấy chứng nhận được cấp đổi, cấp sang Giấy chứng nhận mới thì Văn phòng đăng ký đất đai ghi lại nội dung đăng ký biện pháp bảo đảm vào Giấy chứng nhận mới được cấp.

Công văn 3792/BTP-HTQTCT ban hành ngày 21/8/2023.

Nếu có vướng mắc, bạn đọc liên hệ 19006192 để được giải đáp.