Thủ tục hành chính là gì? Ví dụ về thủ tục hành chính

1. Thủ tục hành chính là gì?

Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 385/2026/NĐ-CP, thủ tục hành chính là trình tự, cách thức thực hiện, hồ sơ và yêu cầu, điều kiện do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định để giải quyết một công việc cụ thể liên quan đến cá nhân, tổ chức hoặc giữa các cơ quan nhà nước với nhau.

Theo đó, thủ tục hành chính bao gồm 02 nhóm:

• Thủ tục hành chính giữa cơ quan nhà nước hoặc tổ chức, cá nhân do Nhà nước ủy nhiệm thực hiện và cá nhân, tổ chức: Là trình tự, cách thức thực hiện, hồ sơ và yêu cầu, điều kiện do cơ quan nhà nước hoặc người có thẩm quyền quy định để giải quyết công việc cụ thể liên quan đến cá nhân, tổ chức.

• Thủ tục hành chính nội bộ: Là trình tự, cách thức thực hiện, hồ sơ và yêu cầu, điều kiện do cơ quan hành chính nhà nước, người có thẩm quyền ban hành để giải quyết công việc liên quan từ hai cơ quan hành chính nhà nước trở lên hoặc được ban hành để áp dụng chung cho các cơ quan hành chính nhà nước.

Bên cạnh đó, theo khoản 2, khoản 3 và khoản 4 Điều 3 Nghị định 385/2026/NĐ-CP quy định một số yếu tố của thủ tục hành chính như sau:

• Trình tự thực hiện: Thứ tự các bước tiến hành của đối tượng và cơ quan thực hiện thủ tục hành chính trong việc giải quyết công việc cho cá nhân, tổ chức hoặc giữa các cơ quan nhà nước với nhau.

• Hồ sơ: Các giấy tờ mà đối tượng thực hiện phải nộp hoặc xuất trình, hoặc thông tin mà cơ quan hành chính có trách nhiệm khai thác từ cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành để giải quyết công việc.

• Yêu cầu, điều kiện: Những đòi hỏi mà đối tượng thực hiện phải đáp ứng hoặc phải làm khi thực hiện một thủ tục hành chính cụ thể.

Ví dụ, khi đăng ký khai sinh cho trẻ, người yêu cầu phải thực hiện theo trình tự, cách thức và thành phần hồ sơ được pháp luật về hộ tịch quy định. Cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra và giải quyết theo thẩm quyền.

Ngoài ra, Điều 4 Nghị định 385/2026/NĐ-CP quy định việc kiểm soát thủ tục hành chính phải bảo đảm các nguyên tắc:

• Thực hiện hiệu quả mục tiêu cải cách thủ tục hành chính, cải cách hành chính; bảo đảm sự tham gia của cá nhân, tổ chức và các bên liên quan.

• Kịp thời phát hiện để bãi bỏ, sửa đổi, bổ sung thủ tục hành chính không phù hợp, phức tạp, phiền hà; bảo đảm thủ tục đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện và tiết kiệm thời gian, chi phí.

• Thực hiện kiểm soát ngay từ khi đề xuất chính sách, soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật và thường xuyên trong quá trình tổ chức thực hiện.

• Gắn kiểm soát thủ tục hành chính với chuyển đổi số, quản trị dữ liệu, kết nối, chia sẻ và tái sử dụng dữ liệu.

2. Thủ tục hành chính gồm những nội dung gì?

Căn cứ khoản 2 Điều 7 Nghị định 385/2026/NĐ-CP, việc quy định một thủ tục hành chính phải bảo đảm đầy đủ 08 bộ phận cấu thành cơ bản sau:

• Tên thủ tục hành chính;

• Trình tự thực hiện;

• Cách thức thực hiện;

• Thành phần, số lượng hồ sơ;

• Thời hạn giải quyết;

• Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính;

• Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính;

• Trường hợp thủ tục hành chính phải có mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính; kết quả thực hiện thủ tục hành chính; yêu cầu, điều kiện; phí, lệ phí thì mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính; kết quả thực hiện thủ tục hành chính; yêu cầu, điều kiện; phí, lệ phí là bộ phận cấu thành của thủ tục hành chính.

Đồng thời, theo khoản 3 Điều 7 Nghị định 385/2026/NĐ-CP, nếu các bộ phận cấu thành không được quy định đầy đủ, cụ thể trong một văn bản thì phải giao cơ quan, người có thẩm quyền quy định để bảo đảm đầy đủ các bộ phận cấu thành và thời điểm có hiệu lực theo quy định.

Đáng chú ý, khoản 4 Điều 7 yêu cầu việc quy định thủ tục hành chính phải bảo đảm quyền lựa chọn cách thức thực hiện của cá nhân, tổ chức, trong đó ưu tiên thực hiện trên môi trường điện tử và không phụ thuộc vào địa giới hành chính.

3. Các loại thủ tục hành chính và ví dụ cụ thể

Thủ tục hành chính có thể được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau, chẳng hạn theo đối tượng thực hiện, lĩnh vực quản lý hoặc cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

Thứ nhất, phân loại theo đối tượng và phạm vi giải quyết

Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 385/2026/NĐ-CP, có thể phân thành:

• Thủ tục hành chính giải quyết công việc cho cá nhân, tổ chức: Ví dụ, thủ tục đăng ký khai sinh, đăng ký kết hôn, đăng ký hộ kinh doanh, cấp giấy phép xây dựng.

• Thủ tục hành chính nội bộ: Ví dụ, thủ tục giải quyết công việc giữa các cơ quan hành chính nhà nước hoặc thủ tục được ban hành để áp dụng chung cho các cơ quan hành chính nhà nước.

Lưu ý: Nghị định không điều chỉnh thủ tục hành chính giải quyết công việc nội bộ trong một cơ quan hành chính nhà nước và do chính cơ quan đó quy định. (Theo điểm a khoản 2 Điều 1 Nghị định 385/2026/NĐ-CP)

Thứ hai, phân loại theo lĩnh vực quản lý

• Lĩnh vực hộ tịch: Thủ tục đăng ký khai sinh, đăng ký kết hôn, đăng ký khai tử.

• Lĩnh vực doanh nghiệp: Thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

• Lĩnh vực đất đai: Thủ tục đăng ký đất đai, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, đăng ký biến động đất đai.

• Lĩnh vực tư pháp: Thủ tục cấp Phiếu lý lịch tư pháp.

• Lĩnh vực xây dựng: Thủ tục cấp giấy phép xây dựng đối với công trình thuộc trường hợp phải có giấy phép.

Thứ ba, phân loại theo cơ quan có thẩm quyền giải quyết

Ví dụ:

• Thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền cấp xã: Đăng ký khai sinh, đăng ký kết hôn theo pháp luật về hộ tịch.

• Thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền cấp tỉnh: Các thủ tục cấp phép, đăng ký thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn cấp tỉnh theo pháp luật chuyên ngành.

• Thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền cơ quan trung ương: Các thủ tục do bộ, cơ quan ngang bộ hoặc cơ quan trung ương giải quyết theo quy định.

Việc xác định cơ quan giải quyết từng thủ tục phải căn cứ vào quy định pháp luật chuyên ngành và thủ tục hành chính đã được công bố.

4. Đặc điểm của thủ tục hành chính là gì?

Căn cứ khái niệm tại Điều 3 và các quy định tại Điều 4, Điều 6, Điều 7 Nghị định 385/2026/NĐ-CP, có thể khái quát một số đặc điểm của thủ tục hành chính như sau:

• Có cơ sở pháp lý rõ ràng: Thủ tục hành chính phải được quy định đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự và thủ tục theo pháp luật về văn bản quy phạm pháp luật.

• Có trình tự, cách thức thực hiện cụ thể: Việc giải quyết thủ tục hành chính phải tuân thủ các bước, phương thức và thời hạn được quy định.

• Có đối tượng và cơ quan giải quyết xác định: Mỗi thủ tục hành chính phải xác định rõ chủ thể thực hiện và cơ quan có trách nhiệm giải quyết.

• Bảo đảm tính công khai, minh bạch: Quy định thủ tục hành chính phải đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện, bảo đảm quyền bình đẳng của các đối tượng thực hiện.

• Gắn với chuyển đổi số: Ưu tiên thực hiện thủ tục trên môi trường điện tử, sử dụng dữ liệu số, định danh điện tử, kết nối và chia sẻ dữ liệu.

• Được rà soát, đánh giá thường xuyên: Các thủ tục không phù hợp, phức tạp hoặc gây phiền hà phải được kịp thời phát hiện để sửa đổi, bổ sung hoặc bãi bỏ.

Đặc biệt, điểm g khoản 1 Điều 6 Nghị định 385/2026/NĐ-CP yêu cầu việc quy định thủ tục hành chính phải bảo đảm nguyên tắc số hóa, kết nối liên thông dữ liệu, định danh điện tử và chỉ cung cấp thông tin một lần trong giải quyết thủ tục hành chính.

Trên đây là thông tin về việc Thủ tục hành chính là gì? Ví dụ về thủ tục hành chính...