Chi phí visa, giấy phép lao động cho người nước ngoài có được trừ khi tính thuế TNDN?

Chi phí visa, giấy phép lao động cho người nước ngoài có được trừ khi tính thuế TNDN?

Về nguyên tắc, chi phí visa, giấy phép lao động cho người nước ngoài có thể được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định pháp luật.

Cụ thể, khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ đối với các khoản chi nếu đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.

• Đối với khoản chi từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.

Như vậy, nếu doanh nghiệp chi trả phí làm visa, giấy phép lao động hoặc thẻ tạm trú nhằm phục vụ việc tuyển dụng, sử dụng người lao động nước ngoài làm việc tại doanh nghiệp, các khoản chi này có thể được xem xét tính vào chi phí được trừ khi đáp ứng đủ điều kiện nêu trên.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ như thế nào?

Để chứng minh tính hợp lệ của khoản chi, doanh nghiệp nên lưu giữ đầy đủ hồ sơ liên quan, bao gồm:

• Hóa đơn, chứng từ thu phí hoặc chứng từ hợp pháp của đơn vị cung cấp dịch vụ làm visa, giấy phép lao động, thẻ tạm trú (nếu có).

• Chứng từ thanh toán theo quy định.

• Hồ sơ của người lao động nước ngoài như hợp đồng lao động, cùng các giấy tờ liên quan đến việc làm visa, giấy phép lao động, thẻ tạm trú.

• Tài liệu thể hiện mục đích sử dụng lao động nước ngoài và việc doanh nghiệp chịu khoản chi, chẳng hạn hợp đồng lao động, thỏa thuận về các khoản phúc lợi hoặc quy chế tài chính có liên quan, tùy trường hợp.

Đặc biệt, đối với khoản thanh toán từ 05 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP:

Điều 9. Các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi không được trừ quy định tại Điều 10 của Nghị định này, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ điều kiện tại các điểm a, b và c sau đây:

….

c) Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

c1) Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của một người bán có giá trị dưới 05 triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày có tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên thì chỉ được tính vào chi phí được trừ trong trường hợp có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt;

c2) Trường hợp doanh nghiệp phát sinh các khoản chi do doanh nghiệp ủy quyền/giao cho người lao động trực tiếp mua hộ hàng hóa, dịch vụ để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp từ 05 triệu đồng trở lên mà các khoản chi phí này được thanh toán bởi người lao động bằng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt thì tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau: Có hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật về kế toán, hóa đơn, chứng từ và quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ hoặc quyết định của doanh nghiệp quy định việc ủy quyền hoặc cho phép người lao động được phép thanh toán khoản mua hàng hóa, dịch vụ để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động;

c3) Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên mà đến thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp chưa thanh toán thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp khi thanh toán doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt (kể cả trong trường hợp cơ quan thuế và các cơ quan chức năng đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ tính thuế có phát sinh khoản chi phí này).

Trên thực tế, có trường hợp doanh nghiệp trực tiếp thanh toán phí visa, giấy phép lao động cho người nước ngoài; cũng có trường hợp người lao động thanh toán trước sau đó doanh nghiệp hoàn trả.

Đối với trường hợp người lao động thanh toán trước, doanh nghiệp cần có hồ sơ thể hiện rõ khoản chi phục vụ hoạt động của doanh nghiệp, căn cứ hoàn trả và chứng từ thanh toán phù hợp:

• Có hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật về kế toán, hóa đơn, chứng từ;
• Có quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ hoặc quyết định của doanh nghiệp quy định việc ủy quyền hoặc cho phép người lao động được phép thanh toán khoản mua hàng hóa, dịch vụ để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động;

Ngoài ra, cần phân biệt khoản chi phí phục vụ thủ tục pháp lý để người nước ngoài làm việc tại Việt Nam với khoản tiền doanh nghiệp chi trả mang tính chất tiền lương, tiền công hoặc lợi ích dành cho người lao động. Việc xác định bản chất khoản chi có ý nghĩa quan trọng khi xem xét điều kiện được trừ và nghĩa vụ thuế liên quan.

Tóm lại, doanh nghiệp cần chứng minh khoản chi thực tế phát sinh, phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh, có đủ hồ sơ, chứng từ hợp pháp và đáp ứng điều kiện thanh toán theo quy định.

Trên đây là các thông tin giải đáp về "chi phí visa, giấy phép lao động cho người nước ngoài có được trừ khi tính thuế TNDN? với sự tham vấn của chuyên gia Võ Hưng.