Theo khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2026/TT-BCA, Hệ thống đăng ký, quản lý phương tiện bay là hệ thống thông tin nghiệp vụ do Bộ Công an chủ trì xây dựng, vận hành để tiếp nhận, đăng ký, lưu trữ, xử lý và quản lý thông tin về phương tiện bay, chủ sở hữu phương tiện bay và các hoạt động có liên quan.
Hệ thống này bao gồm hạ tầng công nghệ thông tin, phần mềm đăng ký và quản lý phương tiện bay, cổng dịch vụ công về đăng ký phương tiện bay của Bộ Công an và cơ sở dữ liệu số hóa về chủng loại, đặc điểm, thông số kỹ thuật, nguồn gốc, chủ sở hữu, hoạt động của phương tiện bay và các thông tin liên quan.

Đáng chú ý, mỗi phương tiện bay sau khi đăng ký sẽ được cấp một số đăng ký riêng để xác định chủ sở hữu. Theo Điều 5 Thông tư 78/2026/TT-BCA, số đăng ký phương tiện bay là mã định danh do cơ quan đăng ký phương tiện bay thuộc Bộ Công an cấp, gồm dãy chữ và số theo cấu trúc AB-X-N1N2N3N4-CD. Trong đó, nhóm ký tự thể hiện địa phương đăng ký, loại phương tiện có hoặc không gắn động cơ, thứ tự đăng ký và đối tượng đăng ký là tổ chức, cá nhân trong nước hoặc nước ngoài.
Bên cạnh việc được cấp mã định danh, phương tiện bay còn phải được gắn thiết bị quản lý hoạt động bay. Khoản 1 Điều 6 Thông tư 78/2026/TT-BCA quy định thiết bị này có thể là tem điện tử hoặc thiết bị điện tử tích hợp số đăng ký phương tiện bay và các thông tin liên quan đến phương tiện, hoạt động bay. Thiết bị được cơ quan đăng ký phương tiện bay thuộc Bộ Công an gắn trên phương tiện khi đăng ký nhằm phục vụ công tác kiểm soát, quản lý hoạt động của phương tiện bay.
Việc gắn thiết bị quản lý hoạt động bay cũng là một bước bắt buộc trong quy trình đăng ký. Theo khoản 3 Điều 11 Thông tư 78/2026/TT-BCA, sau khi hoàn tất các thủ tục và được cấp Giấy chứng nhận đăng ký phương tiện bay, chủ phương tiện phải đưa phương tiện đến cơ quan đăng ký để gắn thiết bị quản lý hoạt động bay và nhận Giấy chứng nhận đăng ký.
RSS