Không được yêu cầu nộp bản giấy/bản sao chứng thực nếu đã có giấy tờ điện tử hợp lệ

Theo hướng dẫn tại Công văn số 56/CV-BTV, công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền chứng thực bản sao điện tử từ bản chính giấy, căn cứ Luật Công chứng 2014 và Nghị định 45/2020/NĐ-CP. Chứng thực bản sao điện tử được hiểu là việc chuyển bản chính giấy sang bản sao điện tử và xác nhận nội dung đúng với bản chính.

Hiệp hội lưu ý không thực hiện chứng thực bản sao từ văn bản điện tử, do pháp luật hiện hành không quy định trình tự, thủ tục đối với trường hợp này.

Đồng thời, nếu giấy tờ đã được cấp dưới dạng điện tử thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận và sử dụng bản điện tử, không được yêu cầu nộp bản giấy hoặc bản sao chứng thực, trừ trường hợp có căn cứ nghi ngờ giả mạo.

Việc chứng thực bản sao điện tử được thực hiện trên hệ thống nghiệp vụ của tổ chức hành nghề công chứng, không bắt buộc công chứng viên phải thực hiện trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, trừ khi có hướng dẫn riêng của cơ quan có thẩm quyền. Kết quả chứng thực được trả cho người dân qua email, kèm chữ ký số hợp pháp của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng.

Về phí chứng thực, trong khi chưa có quy định riêng, mức thu vẫn áp dụng theo quy định hiện hành về phí chứng thực bản sao, không được thu thêm do thực hiện trên môi trường điện tử. Phí có thể thanh toán trực tiếp, trực tuyến hoặc bằng hình thức hợp pháp khác.

Tại  Công văn số 56/CV-BTV, Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam cũng nhấn mạnh, chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là nội dung mới, cần được triển khai chủ động, góp phần giảm áp lực cho cơ quan hành chính, đặc biệt trong bối cảnh thực hiện chính quyền địa phương 02 cấp và đẩy mạnh chuyển đổi số.